新形勢(shì)下加強(qiáng)法院檔案管理的幾點(diǎn)思考

鄭娟 吳濤

【摘要】基層人民法院是國家的初級(jí)審判機(jī)關(guān)，其檔案管理工作更是非常重要，它將直接影響到司法審判工作的公正性和真實(shí)性。隨著司法改革的逐步實(shí)施，錯(cuò)案追究制，責(zé)任終身制的推行，基層人民法院必須及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，處理各種檔案管理問題，對(duì)準(zhǔn)新時(shí)期檔案管理工作的難點(diǎn)和要點(diǎn)，在檔案管理的手段上做出創(chuàng)新，為基層人民法院的各項(xiàng)工作提供更好的便利。

【關(guān)鍵詞】基層人民法院；檔案管理；應(yīng)對(duì)辦法

一、基層法院轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式的必要性

1.訴訟檔案的較高利用率和數(shù)量的急速遞增，給法院檔案管理工作提出了新的要求。當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)社會(huì)關(guān)系日益復(fù)雜化，社會(huì)矛盾糾紛凸顯，案件類型日益復(fù)雜，涉及民生案件增加，群體性訴訟增多。新中國成立后很長時(shí)間內(nèi)，人民法院受理的案件主要是常見的刑事案件和婚姻家庭糾紛案件，但隨著社會(huì)轉(zhuǎn)型和利益格局的巨變，新型案件、疑難案件、涉外案件層出不窮，征地拆遷、土地承包、社會(huì)保險(xiǎn)、教育、醫(yī)療、消費(fèi)者權(quán)益等涉及民生問題和群體性利益的案件逐年增加，與人格權(quán)、生存權(quán)、環(huán)境權(quán)、發(fā)展權(quán)等人權(quán)問題相關(guān)聯(lián)的訴訟也呈現(xiàn)攀升趨勢(shì)。“訴訟社會(huì)”的到來，使人民法院檔案管理工作面臨著一系列深刻而嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。尤其是自去年5月1日實(shí)施立案登記制以來，各類案件數(shù)量均呈現(xiàn)爆炸式上升，就筆者所在的基層法院來看，至2015年年底共登記立案3728件，同比增加41.46%。如2007年至2010年的庫存檔案數(shù)量為13927卷19723冊(cè)，2011年2013年的庫存檔案數(shù)量為19333卷28750冊(cè)，其中僅2013年庫存檔案數(shù)量就達(dá)到8008卷11982冊(cè)，增長速度可見一斑。與此相對(duì)應(yīng)的訴訟檔案利用率也隨著上升，檔案利用主要集中在法院審判、執(zhí)行、監(jiān)督工作以及公安、檢察機(jī)關(guān)辦案需要上。公民主要集中在婚姻家庭、繼承、拆遷等類型的訴訟卷宗中結(jié)論性材料的利用方面，法院集中在辦案中查閱相關(guān)案件、案件質(zhì)量評(píng)查、撰寫調(diào)研論文、工作報(bào)告等方面，其他機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位利用以公安、檢察院辦案利用居多。近三年調(diào)閱情況：2011年調(diào)閱卷宗1243人、2274次，2012年調(diào)閱卷宗1806人、3454次，2013年調(diào)閱卷宗2673人、7742次。

2、司法改革迫在眉睫，給法院檔案管理提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段，司法機(jī)關(guān)面臨的主要問題在于司法公信力不足、司法不公和司法不獨(dú)立。面對(duì)層出不窮的“聶樹斌案”和巨大的社會(huì)壓力，“錯(cuò)案追究制“順其自然就成了司法改革的一項(xiàng)重點(diǎn)。如何判斷是否是錯(cuò)案？卷宗材料就成為一個(gè)重要的書面證據(jù)。因此，必須完善卷宗材料的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。

二、解決問題的相關(guān)對(duì)策與建議

法院的檔案管理工作做到現(xiàn)代化、科學(xué)化，才能提高檔案管理質(zhì)量。堅(jiān)持較高的管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案材料更好地為法院的工作服務(wù)，在實(shí)際管理當(dāng)中要做到嚴(yán)把“三關(guān)”。

1.做好檔案資料的收集工作。要求法院工作人員，尤其是一線工作人員要對(duì)本職工作高度負(fù)責(zé)，嚴(yán)格依據(jù)法律規(guī)定和上級(jí)要求，認(rèn)真收集各種文字材料和音像制品，要對(duì)法院的全部工作做到準(zhǔn)確再現(xiàn)，使檔案成為一種真實(shí)的歷史記錄，使法院的檔案材料形成一個(gè)完整的材料體系，做到真實(shí)再現(xiàn)管理活動(dòng)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，才能提高檔案管理質(zhì)量。

2.做好檔案資料的整理工作。當(dāng)今社會(huì)是法制化的社會(huì)，各地區(qū)的普法工作都在緊張有序的進(jìn)行當(dāng)中，并且取得了一定的成效，主要表現(xiàn)在人民群眾的法律意識(shí)逐漸提高，在自身權(quán)益受到侵害時(shí)，都會(huì)主動(dòng)選擇法律途徑來加以保護(hù)。但是，這樣一來，隨著訴訟案件的增加，檔案數(shù)量和種類也就隨之迅速增加，這就要求法院檔案管理人員要認(rèn)真指導(dǎo)和監(jiān)督法院各個(gè)職能部門的檔案管理工作，業(yè)務(wù)部門要與檔案部門加強(qiáng)交流與溝通，制定嚴(yán)格統(tǒng)一的檔案管理辦法，對(duì)這些數(shù)量巨大、種類繁多的檔案進(jìn)行分門別類的管理實(shí)現(xiàn)訴訟檔案的規(guī)范化管理，不斷提高訴訟檔案管理水平。使基層法院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。

3.抓好檔案管理質(zhì)量關(guān)。為了使檔案管理工作促進(jìn)司法工作的開展，一要認(rèn)真檢查訴訟檔案的規(guī)范化程度，對(duì)于各個(gè)部門交來的檔案材料，要嚴(yán)格審查，對(duì)于不符合要求的檔案資料，要督促其改正；二對(duì)庫存檔案要經(jīng)常檢查，確保庫房“八防”措施到位，保持庫存檔案整齊、美觀、牢固；三重視檔案利用工作，充分發(fā)掘檔案資源，提高利用率。實(shí)行借卷登記審批制度，制定一些借閱、查閱檔案規(guī)定，嚴(yán)格訴訟檔案的管理，對(duì)所借檔案由專人負(fù)責(zé)及時(shí)將借檔人姓名、單位、時(shí)間、件數(shù)等信息輸入數(shù)據(jù)庫，不定期地對(duì)各部門歸檔數(shù)量、質(zhì)量情況以及超期未還辦理相關(guān)手續(xù)等情況在局域網(wǎng)上通報(bào)。

4.更新檔案管理工作理念。目前，法院的信息化建設(shè)已經(jīng)取得了較大進(jìn)步，絕大多數(shù)法院已建成局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)并建立了網(wǎng)站，檔案的存在模式就變?yōu)榱藢?shí)物文檔和電子文檔兩種了，而且為了盡可能的減少空間浪費(fèi)，基層人民法院應(yīng)該更多的使用電子形式來存放檔案。而且法院重要活動(dòng)的聲像資料或者其他文書資料也必須進(jìn)行電子歸檔，與訴訟檔案歸檔同步，確保反映法院工作進(jìn)程的重要資料全部保留。實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙向保存。從卷宗信息的歸類方式到編排方法、從卷宗實(shí)體收集到入庫存放、從檔案資料的調(diào)取到歸還，都必須高度重視。

結(jié)語

當(dāng)今時(shí)代，訴訟檔案管理建設(shè)還存在諸多瓶頸，要實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)代化任重而道遠(yuǎn)，這就需要法院檔案系統(tǒng)以及相關(guān)檔案管理人員的不懈努力，克服困難，加快推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，提高檔案管理水平，更好地為審判工作服務(wù)。