文書檔案管理創(chuàng)新方法探討

邢煒

摘 要：隨著深入改革開放和社會經(jīng)濟的發(fā)展，文書檔案的工作是對電視廣播單位內(nèi)部管理的重要的組成部分。因此，文書檔案的管理工作要保障和提供服務(wù)給電視廣播單位工作一定要適時的調(diào)整工作的思路，適應(yīng)新的社會形勢。電視廣播單位的文書檔案的管理工作涉及廣泛，而且，抓好材料的利用、歸檔整理和收集等等重要環(huán)節(jié)，可以有效的發(fā)揮文書檔案管理工作在電視廣播單位的管理工作之中的重要作用。該文以河北省電視廣播單位為例，探討文書管理工作中出現(xiàn)的問題，并且了解問題提出解決措施，以提高單位的文書檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理 電視廣播單位管理 方法創(chuàng)新

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）01（c）-0118-02

文書檔案是社會發(fā)展、歷史傳承的載體，它具有客觀性，反映歷史過程中，研究開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、強化管理、科學(xué)決策、問題處理等各方面的成果和過程。而在檔案管理工作中，文書檔案的管理工作是其重中之重的組成部分，是技術(shù)性、服務(wù)性、政治性比較強的管理工作。隨著社會、時代和經(jīng)濟的發(fā)展，提高文書檔案的管理工作水平，完整、系統(tǒng)、準確、及時的收集、提供、處理檔案信息，為各個方面的需求提供服務(wù)，并且適應(yīng)新的社會經(jīng)濟形勢，是文書檔案管理工作的新研究方向。

1 文書檔案的管理工作問題及其意義

1.1 在管理工作中，文書檔案的重要意義

電視廣播單位要穩(wěn)步發(fā)展的前提便是做好文書檔案的管理工作。在電視廣播單位的管理工作中，文書檔案的管理工作是至關(guān)重要的一部分，它也是用來提高工作效率和工作質(zhì)量的有利條件，還是讓歷史可以客觀體現(xiàn)其真實面貌的重要工作。文書檔案可以為電視廣播單位的科學(xué)發(fā)展和經(jīng)營業(yè)績研究提供一手資料，并且記載了電視廣播單位的歷史中發(fā)展的各種成果和業(yè)績。而且，文書檔案可以讓管理決策者能夠及時、準確的了解電視廣播單位的基本經(jīng)營狀況，然后適當適時的調(diào)整電視廣播單位的經(jīng)營策略，為決策者收集了有支持性的、有效的證據(jù)。所以，創(chuàng)新文書檔案的管理工作對于在經(jīng)濟市場中讓電視廣播單位的競爭力不斷提高，讓社會、科學(xué)和經(jīng)濟能全面發(fā)展得到有利的促進有積極重要的作用。

1.2 在管理工作中，文書檔案存在的問題

（1）文書檔案的管理方式不規(guī)范。在電視廣播單位中，對于文書檔案的管理工作的懲罰制度和規(guī)章制度沒有完善或者沒有制定，所導(dǎo)致的單位內(nèi)文書檔案的管理工作不規(guī)范，以至于在文書檔案的管理過程里有案卷目錄制作的不規(guī)范、檔案號碼編制的不正確、注入組卷出現(xiàn)混亂等現(xiàn)象，對提高文書檔案的管理水平造成嚴重的影響。（2）人員的專業(yè)素質(zhì)比較低。在電視廣播單位中，文書檔案的管理人員的專業(yè)素質(zhì)主要表現(xiàn)在電腦操作技術(shù)低，及其專業(yè)水平低。這導(dǎo)致了在信息化發(fā)展的社會中，進行改革和深層發(fā)展文書檔案的工作比較困難。（3）管理效率較低。在信息化發(fā)展的推動下，計算機的檢索方式得到廣泛使用，但是，絕大多數(shù)還是使用手工檢索。在這種情況下，文書檔案的管理檢索工作的效率相比較信息化的工作效率大大較低，因此，管理效率低下。

2 文書檔案的管理工作的簡介及其創(chuàng)新方法

2.1 文書檔案的管理工作

以河北省電視廣播單位為例，電視廣播單位的文書檔案有兩種：行政檔案和業(yè)務(wù)檔案。其中，（1）行政檔案是在機關(guān)工作里，文書辦理完畢的各種有保存價值的文書資料最后收集歸檔。建立完成的案卷要完整齊全的收集材料，反映基本面貌的機關(guān)活動要正確，保存價值要區(qū)分利于利用和保管，保持文書資料間的歷史聯(lián)系。（2）業(yè)務(wù)檔案便是例如新聞，電視廣播單位的音像檔案在播出以后，按照歸檔的范圍進行篩選得出錄像帶、錄音帶、文字稿，然后錄制其原版用作檔案入庫收藏。其中，①文字稿件需要采用節(jié)目-時間或者時間-節(jié)目（體裁、人物、專欄、專題等）的方法分類進行組卷，并且擬定確定的標題；②錄像帶、錄音帶按照節(jié)目（體裁、人物、專欄、專題等）-時間的方法分類來整理，按照錄像帶、錄音帶的內(nèi)容來分類整理案卷，科學(xué)的編制并排列目錄。確定其類目名稱、名稱和數(shù)量、類目層次要可以正確的反映其類目包含的內(nèi)容，便于利用和借閱。不論是哪一種檔案分類方法都是一致的。

2.2 檔案的管理保存

對于檔案的保存，首先需要確定檔案的保管期限和價值。需要永久保存的是需要長期使用的反映單位歷史面貌和主要職能活動的檔案，保存目的在于宣傳電視廣播單位以及其他的工作服務(wù)，而其檔案價值只有在使用的時候才可以得到體現(xiàn)。（1）編制必要的索引和目錄，編輯參考資料和各類匯編材料，反饋的檔案的利用效果的記錄要做好。（2）將電視廣播單位的宣傳工作和檔案工作有機的結(jié)合，利用檔案的憑證和參考作用，特別是重要的電視廣播單位的宣傳活動，檔案就是其歷史資料得到供應(yīng)的重要保證。（3）在電視廣播單位的工作中，發(fā)揮檔案的作用，檔案管理工作人員需要大膽的探索，積極的實踐，拓展思路，開闊視野，更新觀念，解放思想，通過其卓越的工作來促進電視廣播單位的健康、穩(wěn)步發(fā)展，讓檔案管理工作可以有更好的發(fā)展。

2.3 文書檔案的管理工作的創(chuàng)新方法

（1）在思想上有創(chuàng)新和改造意識。要提高文書檔案的工作水平，就要從不合時代的傳統(tǒng)的管理模式中走出，從思想上，跳脫傳統(tǒng)的模式，有創(chuàng)新和改造意識。領(lǐng)導(dǎo)者要從上層建筑帶領(lǐng)員工從思維上擺脫傳統(tǒng)，嘗試創(chuàng)新。

（2）增強管理，提高文書管理工作人員的綜合素質(zhì)。目的在于推動文書檔案的管理工作創(chuàng)新的開展，最主要的是解決現(xiàn)在文書管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)低的問題。方法有：把關(guān)人才錄用，錄用人員需要經(jīng)過考核和篩選；培訓(xùn)已聘員工的專業(yè)知識之后才允許上崗；定期培訓(xùn)老員工的專業(yè)知識或者外派交流和學(xué)習(xí)；制定符合單位實際而且嚴格的劣汰優(yōu)勝制度。保證在職人員認真負責(zé)并勝任其崗位。

（3）健全建立文書檔案的管理制度。單位內(nèi)部要有符合自己單位的嚴格且完善的文書檔案的管理制度，制度本身要有針對性，并且要不斷地改進和完善已有的制度。例如：在文書檔案的管理制度中有一些不符合時代要求的項目需要刪除掉，并且按照現(xiàn)代信息化時代的需求補充完善新制度。而且，不管是完善還是建立文書檔案的管理制度，均需要嚴格的按照要求、規(guī)范進行，要明確管理人員的責(zé)任，確保文書檔案的管理制度的保障可靠，實用。

3 結(jié)語

綜上所述，在廣播電視單位的管理工作中，文書檔案的管理工作是其至關(guān)重要的組成部分，它是衡量單位管理工作水平的標準。單位的文書檔案的管理工作涉及廣泛，而且，抓好材料的利用、歸檔整理和收集等重要環(huán)節(jié)，可以有效地發(fā)揮文書檔案管理工作在電視廣播單位的管理工作之中的重要作用。管理好文書檔案不僅僅是單位決策者在決策過程中能夠使用的有充分地說服性的經(jīng)驗依據(jù)和數(shù)據(jù)，而且還可以對改善單位的管理秩序有積極作用，促進單位的發(fā)展。文書檔案的管理工作要保障和提供服務(wù)給電視廣播單位工作一定要適時的調(diào)整工作的思路，適應(yīng)新的社會形勢。

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