檔案信息化建設(shè)工作中相關(guān)問題的思考

許巍巍

【摘要】檔案管理信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然趨勢，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分的應(yīng)用于檔案管理工作中，能夠有效的提高工作效率。通過檔案信息化建設(shè)，能夠建立檔案資源共享平臺，對于檔案資源的開發(fā)利用具有重要的意義。通過檔案信息化建設(shè)，可以極大的提高檔案的利用效率，將相關(guān)的信息通過門戶網(wǎng)站等方式與信息使用者共享，能夠?yàn)樯鐣峁└觾?yōu)質(zhì)的服務(wù)，并且對于單位內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展也創(chuàng)造了有利的平臺。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；硬件；制度；安全

檔案管理信息化優(yōu)化了工作流程，在將相關(guān)信息錄入計(jì)算機(jī)后，一切工作都是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來完成的。檔案信息化建設(shè)是對檔案管理工作的一項(xiàng)改革，信息整理更加便捷，信息存儲容量大，并且為信息資源的開發(fā)利用提供了有利的平臺。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推動下，可以將相關(guān)的檔案信息進(jìn)行公開化，為信息需求者提供更加便利的途徑。檔案信息化建設(shè)在我國應(yīng)用的時間較短，所以相關(guān)流程還不夠完善，普及范圍不廣，還需要在實(shí)踐中不斷的完善，提高檔案管理的水平。

一、檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題

（一）硬件設(shè)施配備不齊全。檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是完備的硬件設(shè)施，才能夠有效的開展檔案信息化建設(shè)工作。但是由于部分單位沒有認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，所以在硬件配備方面不夠齊全，或者硬件的配置較低，不利于檔案信息化建設(shè)的開展。

而有部分單位是由于受到資金或者技術(shù)方面的限制，硬件配備不完善，所以影響到檔案信息化建設(shè)的步伐。為了確保檔案信息化建設(shè)的順利開展，在硬件設(shè)施方面需要進(jìn)一步完善。

（二）缺乏健全的管理體系。由于檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作中的一項(xiàng)改革，所以還需要重新制定運(yùn)行流程。有些單位由于先期缺乏經(jīng)驗(yàn)，所以對檔案信息化建設(shè)的相關(guān)流程不夠明確，缺乏健全的規(guī)章管理制度，導(dǎo)致工作執(zhí)行過程中，數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性和安全性受到影響，各個崗位的職責(zé)不明確，嚴(yán)重影響到檔案信息化建設(shè)的開展。

（三）開發(fā)利用效率低。雖然我國號召全面開展檔案信息化建設(shè)，但是由于缺乏相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)，加之技術(shù)受限，所以在實(shí)際應(yīng)用過程中還缺乏長效機(jī)制。部分單位的檔案信息化建設(shè)還停留在表層，沒有真正的發(fā)揮出檔案信息化建設(shè)的內(nèi)在價值。在初期雖然具有較大的聲勢，但是在后期執(zhí)行的過程中卻沒有得到規(guī)范化的實(shí)施，對于運(yùn)行環(huán)節(jié)缺乏監(jiān)督管理。在軟件的使用方面，由于培訓(xùn)不到位，所以工作人員的熟練程度還有待提升。檔案信息化建設(shè)就是對信息資源的整合，在單位內(nèi)部建立信息資源共享平臺，但是有些單位還存在信息溝通困難等問題，不利于檔案信息資源的開發(fā)利用，制約了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（四）信息安全與保密仍需加強(qiáng)。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有開放型的特點(diǎn)，所以在檔案信息化建設(shè)的過程中，會存在信息安全的問題。有些單位內(nèi)部的資料不運(yùn)行公開化，這就對檔案信息化建設(shè)在安全保密工作上提出了較高的要求。在檔案管理信息化處理的過程中，許多數(shù)據(jù)和信息都必須在計(jì)算機(jī)上完成，網(wǎng)絡(luò)泄密存在隱患。同時，單位還要求將一部分非涉密信息向社會進(jìn)行公開，如何把握好這個度，是檔案管理人員面臨的重要難題。

二、完善檔案信息化建設(shè)的思考

（一）完善檔案信息化硬件設(shè)施建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐，為此，各級政府應(yīng)加大財(cái)政投入的力度。同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢，挖掘各方面潛力，及時開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為可觀的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展提供有力保證。

（二）健全運(yùn)行機(jī)制。在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

（三）加大開發(fā)利用效率。轉(zhuǎn)變工作模式，促進(jìn)信息化的實(shí)踐應(yīng)用。以信息網(wǎng)絡(luò)化管理為樞紐，逐步覆蓋、貫穿業(yè)務(wù)管理的全過程，使信息化建設(shè)與業(yè)務(wù)管理一體化。嚴(yán)格要求將各類信息輸入微機(jī)、各類公文必須在微機(jī)上書寫和流轉(zhuǎn)，從傳統(tǒng)的辦公狀態(tài)進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)化辦公、信息化辦公的角色中去。將常用的法律法規(guī)、技術(shù)案例、理論文章等在網(wǎng)站上發(fā)布，實(shí)現(xiàn)信息共享。只有這樣才能把信息化建設(shè)的成果應(yīng)用到具體工作中，真正將信息化建設(shè)落到實(shí)處。

（四）完善安全保密制度。嚴(yán)格把好網(wǎng)絡(luò)安全關(guān)，各部門要緊密協(xié)作，全力做好信息化安全的監(jiān)督檢查工作，確保信息化建設(shè)安全穩(wěn)定有效。制定有關(guān)信息化操作的規(guī)章制度，做到有章可循。構(gòu)建綜合信息化安全的技術(shù)規(guī)范體系，嚴(yán)格執(zhí)行，定期督查。安裝防火墻和入侵檢測設(shè)備，做到隨時對內(nèi)外網(wǎng)有效監(jiān)測。同時要隨時升級殺毒軟件，做到定期對內(nèi)外網(wǎng)電腦進(jìn)行安全檢查和病毒清理。加強(qiáng)對U盤和移動硬盤的管理與使用，嚴(yán)防涉密計(jì)算機(jī)上互聯(lián)網(wǎng)或與上過互聯(lián)網(wǎng)的介質(zhì)接觸，切實(shí)做到涉密計(jì)算機(jī)上不上網(wǎng)，上網(wǎng)計(jì)算機(jī)不涉密，構(gòu)筑堅(jiān)實(shí)的涉密保護(hù)屏障。

三、結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作的一種創(chuàng)新，是對傳統(tǒng)管理方法的一種變革。在現(xiàn)代信息化社會，檔案管理工作必須及時的轉(zhuǎn)變工作思路，創(chuàng)新管理理念，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高檔案管理的效率。通過檔案信息化建設(shè)，能夠充分的發(fā)揮檔案管理的服務(wù)職能，將檔案信息資源進(jìn)行公開化，為信息使用者提供便利的條件。為了確保檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施，需要配備齊全的硬件設(shè)施，建立完善的規(guī)章管理制度，并且在單位內(nèi)部建立長效運(yùn)行機(jī)制，加強(qiáng)監(jiān)督管理的力度，強(qiáng)化安全保密工作，從而促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

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