檔案網(wǎng)站建設(shè)中存在的問題及應(yīng)對策略

張繼芳

【摘要】隨著信息化時代的來臨，在檔案管理工作中實行信息化建設(shè)已經(jīng)發(fā)展的主要趨勢。實行檔案網(wǎng)站建設(shè)，不僅有效的提高了檔案管理的效率，而且能夠加強(qiáng)檔案信息資料的開發(fā)利用，從而最大程度的挖掘檔案信息資源的潛在價值。各基層單位在檔案網(wǎng)站建設(shè)的過程中會遇到各種不同的問題，影響到檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，所以應(yīng)該對其原因進(jìn)行分析，進(jìn)而制定出解決的對策，從而提高檔案管理信息化建設(shè)水平。

【關(guān)鍵詞】檔案；網(wǎng)站建設(shè)；問題；策略

一、我國檔案網(wǎng)站建設(shè)中存在的問題

（一）內(nèi)容不夠豐富。檔案網(wǎng)站建設(shè)不僅僅是功能性方面的強(qiáng)大，還需要豐富的檔案內(nèi)容來滿足檔案信息使用者的需求。而現(xiàn)如今部分單位的檔案網(wǎng)站建設(shè)在外表看來很光鮮，但是卻缺少實質(zhì)性的內(nèi)容，大多與黨務(wù)政務(wù)有關(guān)，而對于地方民俗以及當(dāng)?shù)丨h(huán)境等方面的介紹卻寥寥無幾，這說明在數(shù)據(jù)庫資源建設(shè)方面還有待完善。

（二）公開化程度低。檔案管理的網(wǎng)站建設(shè)就是為了給信息使用者提供方便，但是有些單位的檔案網(wǎng)站建設(shè)在檢索功能方面不夠完善，有些僅設(shè)置了一次檢索功能，對于想要更加深入而細(xì)致的查閱來講具有一定的難度。且在檔案全文的展示方面不夠徹底，有些檔案僅僅能夠看到全宗級或者案卷級，而無法查看全部內(nèi)容。

（三）服務(wù)理念不清晰。檔案的網(wǎng)站建設(shè)相當(dāng)于將檔案信息立體化，通過頁面的瀏覽即可快速定位自己想要查詢的信息。而有些檔案的網(wǎng)站建設(shè)在模塊的設(shè)置方面沒有充分的考慮到使用者的心理需求，在服務(wù)定位方面不夠明確，所以訪問者在利用網(wǎng)站查詢信息時效率較低，與網(wǎng)站建設(shè)的初衷不符。

（四）內(nèi)部管理不完善。檔案管理的網(wǎng)站建設(shè)需要與檔案管理的步伐相一致，隨著信息資料的收集，網(wǎng)站的內(nèi)容也應(yīng)該不斷的更新整理。但是有些單位在檔案網(wǎng)站建設(shè)方面只是一次性的投入，而在后期的日常使用中卻缺乏維護(hù)，內(nèi)容更新速度慢，失去了檔案信息開發(fā)利用的價值。而在網(wǎng)站的內(nèi)部鏈接方面由于各個部門之間缺乏溝通和交流，導(dǎo)致立體鏈接較少，不利于檔案信息資源的共享。

（五）開發(fā)利用率低。檔案管理實行網(wǎng)站建設(shè)，就是為了提高檔案管理的效率，創(chuàng)建一個檔案信息資源共享平臺，由此提高檔案信息資源的開發(fā)利用率。但是由于宣傳工作不到位，網(wǎng)站內(nèi)容更新速度慢，檢索功能不完善等原因，導(dǎo)致網(wǎng)站的訪問量不均衡，有些網(wǎng)站一個月的訪問量都不到百人，不利于檔案網(wǎng)站建設(shè)的長期發(fā)展。

二、我國檔案網(wǎng)站建設(shè)的應(yīng)對策略

（一）加強(qiáng)檔案網(wǎng)站的建設(shè)工作。檔案網(wǎng)站和其它網(wǎng)站一樣，建設(shè)水平的高低在很大程度上決定著這個網(wǎng)站的利用率。所以，一定要科學(xué)合理的規(guī)劃檔案內(nèi)容的模塊，既要簡潔明了方便訪問者使用，又要有自己的特色。有針對性的完善檔案網(wǎng)站的功能，特別是檢索功能。作為檔案網(wǎng)站最關(guān)鍵的功能，設(shè)立一級檢索功能后，再設(shè)立二級檢索功能，這樣有利于訪問者快速的找到自己需要的信息。同時，增加網(wǎng)站鏈接，特別是檔案網(wǎng)站之間的上下體系鏈接，打造龐大的檔案網(wǎng)站體系。

（二）強(qiáng)化檔案網(wǎng)站功能建設(shè)。第一，為了提高檔案網(wǎng)站的功能，應(yīng)該增加強(qiáng)化反饋、交流、互動功能。了解用戶需求，有針對性地提供服務(wù)；通過網(wǎng)絡(luò)向社會公眾征集專題檔案史料、革命歷史史料以及散存于社會民間的各類名人手跡、家譜、日記等珍貴檔案。第二，強(qiáng)化宣傳功能。如介紹檔案館機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案工作法律法規(guī)和檔案利用制度；宣傳檔案館藏，公布檔案信息；介紹與館藏檔案相關(guān)的各地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、歷史等情況。第三，強(qiáng)化教育功能。檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵在于教育，既包括對檔案工作人員的繼續(xù)教育，又包括增強(qiáng)整個社會的檔案意識。

（ 三）明確服務(wù)定位。網(wǎng)絡(luò)不僅是與用戶交流、對外信息發(fā)布與宣傳的平臺，還是用戶反映利用需求和意見的通道，如檔案網(wǎng)站電子郵箱、工作論壇的設(shè)立，使檔案網(wǎng)站成為檔案用戶、檔案專家、社會公眾相互交流、研究、探討檔案工作和檔案學(xué)理論的交流園地，同時使檔案部門第一時間了解用戶需求，便于提供全面、周到的信息服務(wù)。此外，檔案網(wǎng)站還應(yīng)成為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案館（室）形象和檔案職業(yè)形象的縮影，起到檔案職業(yè)形象宣傳、館藏檔案資源宣傳、館（室）檔案服務(wù)宣傳的作用，提升檔案工作的社會影響力。因此，檔案網(wǎng)站只有明確自己的定位，才能真正成為檔案部門與用戶之間聯(lián)系的橋梁和紐帶，使廣大用戶通過檔案網(wǎng)站更好地了解和利用檔案。

（四）美化網(wǎng)站環(huán)境，加速內(nèi)容更新。主頁是一個網(wǎng)頁的門面，其設(shè)計的好壞直接影響訪問者的興趣。我國檔案網(wǎng)站網(wǎng)頁總體上不夠美觀，網(wǎng)頁的主體顏色缺乏協(xié)調(diào)性，整體藝術(shù)感不強(qiáng)；網(wǎng)頁內(nèi)欄目位置分布不夠適當(dāng)、重點不夠突出，空間利用不夠充分；網(wǎng)頁中的某些細(xì)節(jié)做得不夠精細(xì)、不夠人性化。網(wǎng)站的信息定期更新，這樣就能為訪問者提供最新的信息，而且長期以后就是一個資源量極大的檔案信息網(wǎng)站。信息更新的時候不要更新那些重復(fù)的信息，也不能只更新政務(wù)黨務(wù)的信息，要兼容并包，這樣才能使數(shù)據(jù)庫資源及時、完整。

（五）培養(yǎng)檔案網(wǎng)站專項管理人才。檔案網(wǎng)站建設(shè)對于管理人員有較高的要求，不僅要具有扎實的檔案管理知識，同時還要熟練掌握網(wǎng)站建設(shè)，這需要復(fù)合型的人才。應(yīng)該培養(yǎng)一批檔案網(wǎng)站轉(zhuǎn)向管理人才，既要豐富網(wǎng)站的檔案內(nèi)容，還要做好美化和維護(hù)，提高網(wǎng)站的訪問量，全面發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用。

三、結(jié)束語

檔案網(wǎng)站建設(shè)是我國檔案管理發(fā)展的必然趨勢，尤其是在現(xiàn)代化社會，信息化不僅提高了工作效率，而且加快了信息流通的進(jìn)程，對于檔案信息資源的開發(fā)利用具有重要的意義。在檔案網(wǎng)站建設(shè)方面，需要做到內(nèi)外兼修，不僅要具有華麗的外表，還要豐富網(wǎng)站內(nèi)部的檔案信息內(nèi)容，明確自身的服務(wù)定位，不斷強(qiáng)化檢索功能，為訪問者提供便利，從而充分發(fā)揮檔案網(wǎng)站建設(shè)的價值。

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