淺析加強(qiáng)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理

張偲盟

【摘要】本文以檔案管理為切入點(diǎn)，分析加強(qiáng)檔案安保保密管理的重要性及加強(qiáng)措施，對(duì)信息化檔案管理進(jìn)行簡(jiǎn)答的介紹，切實(shí)探討網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下如何加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；安全保密；信息化；加強(qiáng)措施

引言

隨著電子信息時(shí)代的到來，信息更新的速度不斷加快，要求在檔案管理工作中，不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。電子檔案的出現(xiàn)，打破了傳統(tǒng)紙介檔案厚重、不便存檔與利用的僵局，推動(dòng)檔案建設(shè)信息化發(fā)展。隨著人們對(duì)電子檔案逐漸認(rèn)可，其應(yīng)用也越來越廣泛，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)已成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。不論是傳統(tǒng)紙介檔案還是電子檔案，安全保密問題都是非常重要的。本文著重探討如何加強(qiáng)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理。

一、加強(qiáng)檔案管理安全保密重要性分析

檔案是記錄信息的重要載體，對(duì)于人們的生產(chǎn)生活來說有著重要的意義，檔案的應(yīng)用有著非常悠久的歷史，從古至今，人們都習(xí)慣用記錄歸檔的方式，記載古今中外的重要事宜，發(fā)展至今已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的變化，傳統(tǒng)的檔案以紙為介質(zhì)記錄各種信息，隨著經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，信息化技術(shù)發(fā)展迅速，人們已經(jīng)開始應(yīng)用電子檔案儲(chǔ)存重要信息，應(yīng)用越來越廣泛，逐漸滲透到生活及工作中的方方面面，故而做好檔案管理工作十分必要。在檔案管理過程中，最突出的問題就是安全保密管理，檔案信息可根據(jù)機(jī)密程度區(qū)分機(jī)密等級(jí)，機(jī)密等級(jí)越高的檔案信息，越要重點(diǎn)管理，這些檔案信息往往對(duì)于個(gè)人或者集體來說至關(guān)重要，一旦檔案信息泄露，被不法分子竊取，不僅會(huì)帶來較多的困擾，而且很有可能會(huì)造成不可估量的損失，后果不堪設(shè)想，故而加強(qiáng)檔案安全保密管理非常重要。

二、探討加強(qiáng)檔案安全保密管理相關(guān)措施

1.提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平

提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平是強(qiáng)化安全保密管理的重點(diǎn)。首先，檔案管理要堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，將所有的檔案整合歸類，交由專門的管理人員進(jìn)行管理；再者，在聘用管理人員時(shí)，要提高“門檻”，所有應(yīng)聘的檔案管理人員都必須要經(jīng)過層層考核，擇優(yōu)汰劣，確保檔案管理人員的工作能力符合規(guī)定的要求。再次，檔案管理人員要不斷提高自身專業(yè)素質(zhì)水平，給予檔案安全機(jī)密管理充分的重視，強(qiáng)化安全保密管理技能，切實(shí)保護(hù)好檔案信息；最后，要定期開展檔案管理人員的安全保密培訓(xùn)工作，重點(diǎn)培訓(xùn)檔案管理人員的階級(jí)立場(chǎng)和職業(yè)操守，提高他們的保密意識(shí)，堅(jiān)決不做任何危害國(guó)家安全和人民利益的事情。并要結(jié)合實(shí)際情況，定期的進(jìn)行電子計(jì)算機(jī)操作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以便于適應(yīng)信息化的檔案管理趨勢(shì)。

2.完善安全管理制度

在完善安全管理制度時(shí)，要綜合考慮各種因素對(duì)數(shù)字化檔案信息安全的影響。在人員安全管理方面，要設(shè)立具體的安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓(xùn)制度等。對(duì)已經(jīng)存儲(chǔ)的數(shù)字信息均應(yīng)進(jìn)行密級(jí)分類，對(duì)敏感信息與機(jī)密信息應(yīng)當(dāng)加密并脫機(jī)存儲(chǔ)在安全的環(huán)境中，防止信息被竊聽、變更與毀壞。在系統(tǒng)安全運(yùn)行方面，要做好機(jī)房出入控制、環(huán)境條件保障管理、自然災(zāi)害防護(hù)、防護(hù)設(shè)施管理、電磁波與磁場(chǎng)防護(hù)等工作。設(shè)立操作安全管理、操作權(quán)限管理、操作規(guī)范管理、操作責(zé)任管理、操作監(jiān)督管理、操作恢復(fù)管理、應(yīng)用系備份管理、應(yīng)用軟件維護(hù)安全管理等制度。從技術(shù)上防止文件被人為地修改，增強(qiáng)電子文件的憑證性和可靠性。

三、檔案管理信息化相關(guān)介紹

所謂的檔案信息化建設(shè)是指在不改變檔案內(nèi)容的前提下使檔案的結(jié)構(gòu)與存在方式都進(jìn)行符合信息化原則的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門利用信息技術(shù)將分散的信息資源以信息化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式連接，以標(biāo)準(zhǔn)化的方法管理，進(jìn)而提高資源利用率。

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)可以提高檔案管理質(zhì)量，改善傳統(tǒng)檔案管理中的不足，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的科學(xué)管理與合理配置，大大提高檔案信息質(zhì)量的同時(shí)，也有利于檔案管理工作的開展，提高管理質(zhì)量與管理效率。不僅如此，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)有利于信息的存檔、利用，同時(shí)對(duì)于機(jī)密檔案還可以增強(qiáng)檔案的安全性，有利于推動(dòng)檔案的進(jìn)一步發(fā)展。除此之外，檔案信息化建設(shè)還可以確保檔案信息的時(shí)效性、全面性、準(zhǔn)確性，解決了傳統(tǒng)檔案管理中的一些不足，促使檔案管理工作順利開展。

四、探討加強(qiáng)信息化檔案管理

強(qiáng)化檔案信息化基礎(chǔ)可以為檔案信息化建設(shè)做好鋪墊，有效推進(jìn)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)。若要加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)，就要引進(jìn)較為成熟的信息技術(shù)與強(qiáng)大的基礎(chǔ)設(shè)備，完善相關(guān)操作系統(tǒng)，為檔案信息化創(chuàng)造良好的建設(shè)環(huán)境。與此同時(shí)還要加大資金的投入，檔案行政機(jī)關(guān)應(yīng)督促政府增加檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算，爭(zhēng)取把檔案信息化建設(shè)納入到政府或行業(yè)專項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)中，尤其是納入到地方信息化建設(shè)、電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃中，以爭(zhēng)取更多的資金支持。其次，檔案信息化資金需求量大，僅依靠政府支持是難以開展的，因此，檔案部門有必要充分動(dòng)員社會(huì)各界的力量，多元化開展檔案信息化建設(shè)，如與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商可做爭(zhēng)取網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)惠或免費(fèi)；與大型企業(yè)聯(lián)合獲取資金、技術(shù)支持與資源服務(wù)等。不僅如此，也要做好充分的安保保密工作，利用先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，這需要進(jìn)行定期的軟件管理，以及相關(guān)漏洞檢查，需要運(yùn)用科學(xué)技術(shù)手段來不斷的完善，同時(shí)，也要求工作人員嚴(yán)格按照相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作說明進(jìn)行規(guī)范操作，避免出人為的工作失誤。對(duì)于這一問題的處理，可以進(jìn)行檔案管理的二次審查處理，這樣能夠更加提高檔案信息的安全性。

五、結(jié)束語

綜上淺述，檔案管理中的安全保密管理對(duì)檔案的應(yīng)用及發(fā)展至關(guān)重要，為了切實(shí)加強(qiáng)檔案安全保密管理，就要從提高管理人員專業(yè)素質(zhì)水平和完善安全管理制度入手，還可以應(yīng)用信息化技術(shù)確保檔案的安全性?，F(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為了發(fā)展的必然趨勢(shì)，本文主要從強(qiáng)化信息化建設(shè)基礎(chǔ)與加強(qiáng)安全保密工作兩方面探討如何強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，為檔案管理進(jìn)一步發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。

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