高校財(cái)務(wù)檔案管理特點(diǎn)及其改進(jìn)措施

徐偉

【摘要】高校的財(cái)務(wù)檔案既是高校檔案的重要組成部分，又是記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)狀況的重要史料和證據(jù)。財(cái)務(wù)檔案管理水平的高低體現(xiàn)了學(xué)校的整體管理水平，并直接決定了財(cái)務(wù)工作和檔案管理工作的優(yōu)劣。文章根據(jù)高校財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)，針對當(dāng)前的現(xiàn)狀，提出了改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的措施。

【關(guān)鍵詞】高校財(cái)務(wù)檔案；特點(diǎn)；改進(jìn)措施

近年來，隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，辦學(xué)層次的不斷提升，高校得到了前所未有的發(fā)展。當(dāng)前，加強(qiáng)高校的內(nèi)涵建設(shè)，提高綜合管理水平成了高校健康、持續(xù)發(fā)展主要內(nèi)容，其中，加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理是一個重要的方面。本文介紹高校財(cái)務(wù)檔案管理特點(diǎn)，當(dāng)前管理中存在問題，探討改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理幾個措施。

一、高校財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)

1.高校的財(cái)務(wù)檔案既是高校檔案的重要組成部分，又是記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)狀況的重要史料和證據(jù)。財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和完整性是體現(xiàn)高校綜合管理水平的一個重要方面。2.財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部門歸集，一般是先在財(cái)務(wù)部門保存1～2年以后，才移交到學(xué)校綜合檔案室。這就涉及到財(cái)務(wù)檔案在財(cái)務(wù)部門的歸集、裝訂和保管存放，移交到檔案部門的內(nèi)容、移交時(shí)間、相關(guān)的借閱手續(xù)、保管存檔時(shí)間、過期檔案的銷毀手續(xù)和程序等。3.在高校財(cái)務(wù)實(shí)務(wù)中，財(cái)務(wù)檔案主要包括兩方面的內(nèi)容：一方面是會計(jì)核算的專業(yè)材料，另一方面，是財(cái)務(wù)收入票據(jù)類。這兩方面的財(cái)務(wù)檔案構(gòu)成了高校財(cái)務(wù)日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的收入和支出情況，完整地反映高校財(cái)務(wù)狀況。4.隨著高校財(cái)務(wù)會計(jì)電算化的普及，會計(jì)檔案實(shí)行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式，歷年的會計(jì)數(shù)據(jù)不僅以打印的紙質(zhì)形式保存，還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在磁性介質(zhì)檔案的保管要求和相應(yīng)措施。

二、高校財(cái)務(wù)檔案管理的當(dāng)前狀況

1.檔案管理意識淡薄，管理制度不完善。財(cái)務(wù)檔案是高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展的歷史記錄，連接當(dāng)前業(yè)務(wù)，并作為未來財(cái)務(wù)預(yù)算的重要依據(jù)，是財(cái)務(wù)管理體系中的一個很重要的方面。但是，作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員，在意識上普遍地對財(cái)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識不足、重視不夠，在高校財(cái)務(wù)工作人員少、工作繁雜的情況下，對財(cái)務(wù)檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應(yīng)的管理制度來規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。

2.財(cái)務(wù)檔案沒有專人負(fù)責(zé)?！稌?jì)法》規(guī)定，出納人員不得兼任會計(jì)檔案管理。目前。高校財(cái)務(wù)部門普遍沒有安排專職人員管理財(cái)務(wù)檔案，一般情況下，往往是除了出納之外指定某個財(cái)務(wù)人員兼管資料檔案，分工不明確。以至于平時(shí)其他相關(guān)的財(cái)務(wù)人員手中都有檔案資料，各自為政。這對財(cái)務(wù)的內(nèi)部控制的實(shí)施，防止經(jīng)濟(jì)犯罪都有不利的影響。

3.財(cái)務(wù)檔案沒有專門的庫房。高校財(cái)務(wù)檔案移交到綜合檔案室之前，一般就存放在財(cái)務(wù)辦公室，有的財(cái)務(wù)資料存放零亂，有的容易潮濕、破損，本部門財(cái)務(wù)人員隨意查閱。有的財(cái)務(wù)部門因辦公條件有限，存放財(cái)務(wù)檔案的地方其他人員也可以隨意進(jìn)出，與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲 、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠(yuǎn)，缺乏檔案資料存放的安全性，難以保證財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和完整性。

三、改進(jìn)高校財(cái)務(wù)檔案管理的措施

1.增強(qiáng)管理意識，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理。高校檔案管理是提高內(nèi)涵建設(shè)的重要組成部分，是衡量高校綜合管理水平的標(biāo)志一。 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高認(rèn)識，把檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展劃，高度重視財(cái)務(wù)檔案工作，明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，建立和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)高校規(guī)模明確專（兼）職人員負(fù)責(zé)有關(guān)文書工作，處理文件的收發(fā)、整理、歸檔，并做好財(cái)務(wù)檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。

2.建立和完善檔案管理制度。當(dāng)前，高校財(cái)務(wù)部門的檔案管理人員普遍沒有接受過檔案管理知識的專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)，財(cái)務(wù)部門也沒有具體的檔案管理制度。因此，建立和健全相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案管理制度，比如：綜合性的規(guī)章制度，立卷歸檔、檔案保管制度，檔案保密、保衛(wèi)制度，開放檔案的利用制度，未開放檔案的利用制度，檔案專（兼）職人員的崗位責(zé)任制等，從根本上加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的管理環(huán)境和制度建設(shè)，以保障財(cái)務(wù)檔案的日常管理規(guī)范、有章可循。

3.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的庫房建設(shè)。財(cái)務(wù)部門是高校的一個行政服務(wù)窗口，財(cái)務(wù)辦公室可以說是一個公共場所，并不適合作為檔案庫房。從檔案保密的角度來看，檔案庫房和辦公室應(yīng)該盡量分開，門窗加固，以防盜竊。從檔案安全的角度來看，檔案庫房要求有 防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等嚴(yán)密的措施。因此，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案庫房建設(shè)是高校硬件建設(shè)的一個重要方面。

4.加強(qiáng)會計(jì)電子檔案的管理。會計(jì)電算化的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)日常要進(jìn)行備份保存，財(cái)務(wù)系統(tǒng)要進(jìn)行日常維護(hù)和及時(shí)升級，年終形成會計(jì)電子檔案存儲在磁性介質(zhì)或光盤上。根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成電子檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)實(shí)行雙備份，備份時(shí)注明形成檔案的時(shí)間和操作人員的姓名，并貼上寫保護(hù)封簽，存放在兩個不同的地方，防止意外事故發(fā)生引起整個財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的毀滅與不可恢復(fù)性。同時(shí)，保存電子檔案的位置要遠(yuǎn)離磁場，注意防磁、防潮、防塵、防火等，定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計(jì)檔案丟失，造成無法挽回的損失。

5.提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。 財(cái)務(wù)工作的專業(yè)性和檔案管理工作的安全保密性，要求財(cái)務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)高 ，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，并且保持人員的相對穩(wěn)定。一方面，要求淡泊名利并充分認(rèn)識財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，具有腳踏實(shí)地、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)；另一方面，不僅要熟悉財(cái)務(wù)部門的職責(zé)，會計(jì)檔案 的分類，以及對不同的文件材料 能按照管理要求進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目、立卷和歸檔。還要了解和掌握時(shí)事政策、財(cái)政稅務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng) 的電腦操作等。所以，提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，要進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育，在提高理論知識的同時(shí)，注重實(shí)際工作能力的培養(yǎng)，多提供學(xué)習(xí)先進(jìn)的機(jī)會，多提供創(chuàng)新實(shí)踐的平臺，以不斷地提高檔案管理水平。

總之，財(cái)務(wù)檔案管理是加強(qiáng)高校內(nèi)涵建設(shè)不可缺少的一個方面，在高校的教學(xué)評估中越來越體現(xiàn)出它的重要性。所以，根據(jù) 財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)，改進(jìn)管理現(xiàn)狀，才能從根本上保證財(cái)務(wù)檔案的安全和完整。

參考文獻(xiàn)

[1]財(cái)政部，國家檔案局.會計(jì)檔案管理辦法[Z]，1998.

[2]李建周.如何加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理Ⅱ.科技信息，2009.