試論檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

梁書超

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)得到廣泛的普及。而計(jì)算機(jī)的方便會(huì)計(jì)也給人們?nèi)粘９ぷ魃顜チ撕艽蟮谋憷６瑫r(shí)，在基于計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代檔案管理工作中，需要從多個(gè)方面來進(jìn)行作出努力，從而保證在檔案的錄入等方面不會(huì)存在著一些不必要的問題。而本文主要是針對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)性工作，來分析它們?cè)诂F(xiàn)代檔案管理中的作用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；基礎(chǔ)工作；現(xiàn)代檔案管理；作用

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，社會(huì)信息越來越煩雜越來越多，這對(duì)于社會(huì)按照順序健康和諧發(fā)展起著十分不利的阻礙作用。因此，這就要求社會(huì)各個(gè)部門都要針對(duì)信息進(jìn)行有選擇的甄別和篩選，將自己需要的重要新興整理成檔案進(jìn)行保管，而不需要的信息可以經(jīng)過徹底性毀壞之后進(jìn)行處理。這就提出在社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)階段中，檔案管理工作的重要性。而隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理也開始邁向現(xiàn)代化。但即使在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，檔案管理的基礎(chǔ)工作都是十分重要引人注目的。而經(jīng)過筆者的整理分析，檔案管理基礎(chǔ)工作具有以下幾個(gè)方面的突出作用：

一、采用符合要求的檔案整理方法

要想在以后的工作中節(jié)省查詢檔案等工作的時(shí)間，這就要求我們?cè)谌粘５臋n案整理過程中，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和要求來進(jìn)行檔案的整理，也就是在相關(guān)信息的篩選、整理、錄入以及保管等多個(gè)方面的檔案管理基礎(chǔ)工作都要符合規(guī)定的要求和規(guī)格來進(jìn)行。

（1）針對(duì)目前已經(jīng)整理好的檔案進(jìn)行重新整理，就需要對(duì)檔案全部信息進(jìn)行大體的掌握。因?yàn)橐话銠n案館在長時(shí)間內(nèi)只負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行分類存放和保管，而對(duì)于檔案中的內(nèi)容并不進(jìn)行分析和整理。這就導(dǎo)致許多部門在進(jìn)行檔案選擇使用時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)存在著許多檔案的重復(fù)以及檔案內(nèi)的保存著的次要信息。因此，這就要求檔案館針對(duì)檔案先做好基礎(chǔ)的工作，再根據(jù)他的方向選擇如何保管。

（2）再次整理檔案中，要遵循相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。重新整理案卷，不可避免需要做一項(xiàng)工作就是將存在著一些聯(lián)系的文件組合在一起，然后根據(jù)內(nèi)容來重新進(jìn)行編碼。這樣不僅可以正確的針對(duì)相關(guān)信息做出甄別和篩選，同時(shí)還能對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的整理和管理，并為后來檔案的查詢和分析提供了便利。

（3）采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案整理。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，諸如計(jì)算機(jī)此類的高科技產(chǎn)品得到大范圍的普及。并且計(jì)算機(jī)的使用簡化了人們的日常工作方式，所以在整理檔案時(shí)也可以采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行只能錄入，從而減少日常工作量。然而國家在利用計(jì)算機(jī)整理檔案方面頒布的《規(guī)則》是在1986年提出的，而科學(xué)技術(shù)日新月異，這就要求每個(gè)檔案館根據(jù)自己館內(nèi)的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平以及具體的情況，再根據(jù)《規(guī)則》來制定利用計(jì)算機(jī)整理檔案的具體規(guī)劃。

（4）標(biāo)明正確的分類號(hào)來保證搜索結(jié)果的正確性。檔案館通圖書館的具體工作方式大致無異，也是需要相關(guān)使用者在檔案館的計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中來查找自己所需要的檔案。這時(shí)，就需要檔案館的工作人員在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候，標(biāo)明正確的分類號(hào)以及題目，使得兩者相互搭配，從而減少搜索結(jié)果中的錯(cuò)誤率。

二、推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的步伐

在檔案管理基礎(chǔ)工作中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)極花費(fèi)時(shí)間以及需要大量人力的工作過程。并且需要使用一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，來進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)程。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果：

（1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾怼鹘y(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的管理過程。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，使得許多檔案信息資源被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，也使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源。檔案資源只有通過信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；還能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來信息社會(huì)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

（2）應(yīng)建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案。 要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。為此，人們要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

另外，在電子檔案使用過程中，我們也應(yīng)注意到兩個(gè)問題：一個(gè)是電子檔案安全性問題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全引起我們的高度注意。二是電子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中，由于存在著不符合規(guī)范和程序的工作方式，從而影響了檔案的完整性、可靠性，進(jìn)而影響了檔案的真實(shí)性。

三、結(jié)語

在當(dāng)代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強(qiáng)檔案管理工作時(shí)，要根據(jù)檔案自身的特點(diǎn)，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，準(zhǔn)確、快速地向社會(huì)提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源，又能提升信息時(shí)代檔案管理的層次和工作效率。

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