試論信息時代會計檔案管理工作的發(fā)展機(jī)遇與制約因素

吳春艷

摘 要：信息時代的到來給各行各業(yè)的發(fā)展都帶來了一定的影響，對于會計檔案管理工作而言，在信息化環(huán)境下面臨著前所未有的機(jī)遇，同時也面臨著一些制約因素需要相關(guān)部門不斷改進(jìn)會計檔案管理工作模式，實現(xiàn)會計檔案管理工作的信息化發(fā)展。本文主要對信息時代會計檔案管理工作的發(fā)展機(jī)遇與制約因素進(jìn)行了闡述，并針對信息時代會計檔案管理工作提出了幾點發(fā)展路徑。

關(guān)鍵詞：信息時代；會計檔案管理；發(fā)展機(jī)遇；制約因素

會計檔案是反映會計實踐活動的歷史記錄，是一個企業(yè)或單位經(jīng)營發(fā)展歷程的憑證和寶貴資源。在新的社會發(fā)展時期，市場經(jīng)濟(jì)得到了空前的發(fā)展，再加上科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展促進(jìn)信息時代到來，在這樣的社會環(huán)境下，會計檔案的內(nèi)容和載體等都發(fā)生了很大變化，這給會計檔案管理帶來了巨大的沖擊，同時會計檔案管理也開始面臨新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。會計檔案管理部門和相關(guān)工作人員要充分認(rèn)識到目前會計檔案管理現(xiàn)狀，并結(jié)合當(dāng)前社會發(fā)展形勢不斷改進(jìn)和優(yōu)化會計檔案管理工作，抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，真正實現(xiàn)會計檔案管理的信息化管理，使會計檔案資源在現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

一、信息時代會計檔案管理工作的發(fā)展機(jī)遇

首先，信息化環(huán)境下的會計檔案管理工作需要對現(xiàn)有的會計檔案資源進(jìn)行信息化和數(shù)字化處理，主要是通過對檔案實體和紙質(zhì)資料的影像化、電子文檔錄入和數(shù)字編碼等來實現(xiàn)。同時，在現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)的支持下，相關(guān)部門可以依靠計算機(jī)或移動硬盤的強(qiáng)大存貯功能實現(xiàn)會計檔案的信息化存儲，這很好的解決了原來會計檔案資源不能長期存儲、保存困難的問題，非常有助于那些寶貴歷史資料的保存。其次，信息時代的到來使得信息化成為了會計檔案管理工作發(fā)展的一個重要趨勢，這也是會計檔案管理工作面臨的一個重大機(jī)遇，相關(guān)部門和工作人員開始利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展檔案管理工作，使得整個會計檔案管理工作的效率和質(zhì)量都可以得到大幅提升，實現(xiàn)會計檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。另外，在信息化環(huán)境下，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)給會計檔案管理工作的的檢索利用帶來了便利。在傳統(tǒng)的人工管理階段，會計檔案檢索需要檔案管理人員去翻閱存貯編目或清單，工作效率很低，而信息時代的到來使得會計檔案管理人員可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)對會計檔案進(jìn)行信息化編目并建立數(shù)據(jù)庫，為會計檔案信息檢索和利用帶來了便利。同時，通過計算機(jī)和信息化手段對會計檔案資源進(jìn)行分析處理，也更容易產(chǎn)生一些有決策參考價值的結(jié)果，非常有助于經(jīng)濟(jì)的建設(shè)發(fā)展。在信息時代，會計檔案管理部門和人員要充分利用這些機(jī)遇，不斷改進(jìn)和優(yōu)化會計檔案管理工作模式，提升會計管理工作質(zhì)量。

二、信息時代會計檔案管理工作的制約因素

（一）信息化環(huán)境的不穩(wěn)定容易造成會計檔案安全威脅

在信息時代，會計檔案經(jīng)過數(shù)字化和信息化處理之后是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的， 這些信息載體由于其物理特性，很容易受到損害而導(dǎo)致會計檔案丟失的狀況，另外，會計檔案信息化管理軟件出現(xiàn)問題、計算機(jī)故障或者工作人員操作不當(dāng)也可能導(dǎo)致會計檔案信息被無意刪除，這對新時期會計檔案管理工作的安全性造成了威脅，也是制約會計檔案管理工作發(fā)展的一個關(guān)鍵因素。因此在信息時代，相關(guān)工作人員必須要重視會計檔案資源管理所需的信息化環(huán)境建設(shè)，定期對會計檔案進(jìn)行備份，防止會計檔案丟失或損壞而給企業(yè)或單位造成不可挽回的損失。

（二）信息時代對會計檔案管理人員提出了更高的要求

信息時代的到來需要越來越多的復(fù)合型人才的支撐。對于信息化環(huán)境下的會計檔案管理工作來說，需要一批高素質(zhì)的會計檔案信息化管理專業(yè)人才，而人才的缺失正是現(xiàn)階段會計檔案管理工作面臨的一個重要挑戰(zhàn)。在信息時代，會計檔案管理工作不再是簡單的技術(shù)工作，而是需要會計人員既具備檔案管理工作所需的專業(yè)化理論知識和技能，又要具備必要的計算機(jī)技能、外語水平以及現(xiàn)代化設(shè)備綜合應(yīng)用能力等， 才能滿足信息時代會計檔案管理工作的需要。

三、信息時代會計檔案管理工作的發(fā)展路徑

面對信息時代給會計檔案管理工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，會計檔案管理部門和工作人員要采取積極有效的措施，不斷改進(jìn)和優(yōu)化會計檔案管理工作模式，實現(xiàn)會計檔案管理工作在信息時代的科學(xué)發(fā)展。本文主要闡述了以下幾條發(fā)展路徑。

（一）完善信息化環(huán)境下的會計檔案管理制度

信息時代的會計檔案管理工作不同于傳統(tǒng)的會計檔案管理，需要一套更加科學(xué)完善的制度作為保障。首先，會計檔案管理部門要建立完善的會計檔案保管制度，包括對原有紙質(zhì)檔案資源的保管以及對硬盤、磁盤等會計檔案信息載體的保管，做好防潮、防火、防磁工作。其次，定期對會計檔案進(jìn)行備份，防止由于介質(zhì)損壞或計算機(jī)故障造成的會計檔案損壞或丟失。另外，在信息時代要完善會計檔案管理使用制度，在查閱和使用會計檔案時要嚴(yán)格按照相關(guān)制度來進(jìn)行，必須做好相關(guān)的審批登記工作，保障會計檔案的完整性和安全性。

（二）提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)

信息時代給會計檔案管理人員提出了更高的要求。首先，會計檔案管理工作要具備會計檔案管理所必須的專業(yè)知識和技能，其次還要具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)和責(zé)任感，嚴(yán)守工作準(zhǔn)則，保守會計檔案機(jī)密。此外，會計檔案管理人員還要具備必要的信息素養(yǎng)和計算機(jī)操作技能，以滿足信息化環(huán)境下的會計檔案管理工作的要求。

（三）優(yōu)化會計檔案信息化管理工作流程

信息時代的會計檔案管理工作更加復(fù)雜，涉及的范圍和內(nèi)容也更加廣泛，需要相關(guān)部門優(yōu)化工作流程才能使得會計檔案信息化管理工作質(zhì)量得到提升。第一需要規(guī)范會計檔案歸檔程序，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行會計憑證、賬簿、會計報表等會計資料的收集整理和存儲；第二，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行會計檔案資源的數(shù)字化和信息化，并建成科學(xué)的檢索目錄和檔案數(shù)據(jù)庫；第三，對會計檔案進(jìn)行定期備份、檢查，設(shè)立備查登記本并認(rèn)真登記備份時間、數(shù)量及保管方式，同時對于有問題的計算機(jī)或會計檔案存儲介質(zhì)進(jìn)行檢查更新，防止檔案資源損壞或丟失；第四，建立嚴(yán)格的會計檔案查閱使用制度，科學(xué)的開展會計檔案的查閱使用，以提高會計檔案管理工作效率。

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