高職院校檔案信息化實(shí)施途徑探索

張紅

摘 要 以時代和科技的發(fā)展作為推動力，促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，并對教育產(chǎn)業(yè)提出了更高的要求，尤其是作為高技能人才培訓(xùn)搖籃的高職院校。雖然這類院校在每年都為我國社會建設(shè)培養(yǎng)了大量的專業(yè)型人才，然而，隨著信息化技術(shù)在社會發(fā)展的逐步深入，人們的生活已然發(fā)生了很大程度的轉(zhuǎn)變。因此，學(xué)校在進(jìn)行人才培養(yǎng)的過程中也應(yīng)當(dāng)加深對該項(xiàng)技術(shù)的運(yùn)用，尤其是在復(fù)雜性、系統(tǒng)性以及勞動密集型的檔案管理工作。據(jù)此，本文就高職院校開展檔案管理信息化工作的必要性和意義進(jìn)行了簡要分析，著重闡述了信息化實(shí)現(xiàn)和實(shí)施的具體路徑，保障高職院校檔案的科學(xué)性和高效性。

關(guān)鍵詞 高職院校 檔案管理 信息化 實(shí)施途徑

中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2016.10.006

On the Implementation Ways of Archives Informatization in Higher Vocational Colleges

ZHANG Hong

（Union of Wuhan Polytechnic， Wuhan， Hubei 430074）

Abstract With the development of times and science and technology as the driving force， promote the development of economy， and put forward higher requirements to the education industry， especially the higher vocational colleges as the cradle of the training of high skilled talents. Although these institutions are the construction of our society cultivate professional talents， a large number of the year however， with the rapid development of information technology in the society gradually， people's life has changed greatly. Therefore， the school in the process of personnel training should also deepen the application of the technology， especially in the complexity of the system， as well as labor-intensive archives management. Accordingly， this paper gives a brief analysis on the necessity and significance of developing information archives management in higher vocational colleges， expounds the specific path of information realization and implementation， guarantee the science and efficiency of archives in Higher Vocational colleges.

Keywords higher vocational college； archives management； informatization； implementation ways

0 引言

我國的社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)已經(jīng)步入到一個發(fā)展和轉(zhuǎn)變的階段，對高技術(shù)性和高才能性人才的需要也逐漸增加，這意味著高職院校的學(xué)生管理工作量也在不斷增加，作為院校重要基礎(chǔ)性工作的檔案管理責(zé)任也自然更重了。因此，高職院校為了做好檔案管理工作，就必須改善傳統(tǒng)的檔案管理模式，融入具有高效性和智能性的信息化管理技術(shù)，提高檔案管理在評價學(xué)校管理水平、人才培養(yǎng)水平以及教育教學(xué)質(zhì)量中起到了重要作用。為了保障高職院校檔案管理工作逐步走向規(guī)范化和高效化，應(yīng)當(dāng)盡快著手于高職院校檔案管理的信息化建設(shè)工作，為檔案管理工作注入新的活力，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的充分發(fā)揮。

1 高職院校檔案管理工作信息化的必要性

1.1 檔案管理信息化在管理工作更具效率和準(zhǔn)確性

因?yàn)閷W(xué)校的檔案資料是對各項(xiàng)工作和個人的原始資源和發(fā)展信息進(jìn)行記錄的重要工具，不僅可以反映高職院校在不同時期的發(fā)展?fàn)顩r，也是個人在此期間的行為和信息。例如：學(xué)校規(guī)模、學(xué)生成績、教師研究成果等等。而且資料也會隨著時間的推移而變得越來越龐大，人力和簡易的計算機(jī)系統(tǒng)也必然出現(xiàn)力有不逮的狀況，因此信息化的推進(jìn)也十分必要了。這源于信息化技術(shù)在數(shù)據(jù)處理上的巨大優(yōu)勢。

這些資料最終都可以作為學(xué)校今后評估的重要依據(jù)，也是學(xué)校進(jìn)行完善和發(fā)展的重要經(jīng)驗(yàn)。檔案工作是一項(xiàng)不斷完善和發(fā)展的工作，隨著工作的開展，各項(xiàng)信息匯總和發(fā)布也會越來越多，而這一份信息在經(jīng)過歸集、統(tǒng)計和分析之后就會給學(xué)校的高層管理提供相應(yīng)的決策支撐。

1.2 作為數(shù)據(jù)支撐被提供給第三方考核評估

這份數(shù)據(jù)除了給高職院校管理層進(jìn)行決策支撐之外，也是我國進(jìn)行教育產(chǎn)業(yè)規(guī)劃和布局的重要指標(biāo)。國家只有對各個教育板塊的檔案進(jìn)行歸集和分析之后，對各個單位各個階段的工作情況進(jìn)行了全面系統(tǒng)的了解，充分還原每個時期的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，給未來社會教育產(chǎn)業(yè)的發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)，也給高職院校的管理工作進(jìn)行考核與評估。

2 高職院校檔案管理信息化過程中需要解決的問題

事實(shí)上，高職院校的檔案管理工作已經(jīng)開始了對信息化技術(shù)的應(yīng)用，也發(fā)揮了信息化管理的不少功能和優(yōu)勢，在數(shù)字化校園的建設(shè)中已經(jīng)邁出了重要的一步。然而，從目前的高職院校檔案管理工作來看，仍舊存在不少的問題需要解決。

2.1 檔案管理不受重視

當(dāng)下，我國高等職業(yè)學(xué)校并的檔案管理工作并不完善，同時也不具備現(xiàn)代化特征，傳統(tǒng)理念的管理方式仍然普遍存在，相較于國外來說我們還處于萌芽階段，在這種情況下，我國高等職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作還需要與時俱進(jìn)，與國際接軌?，F(xiàn)階段，大部分的高等職業(yè)學(xué)校對這部分內(nèi)容并不上心，將檔案管理僅僅當(dāng)作是簡單的資料歸整，不愿意將大量的人資力量放置其中。另一方面，工作人員對檔案管理工作缺乏一定的認(rèn)知，造成了許多學(xué)校對于此項(xiàng)工作的不負(fù)責(zé)任，采取的管理模式也是非常業(yè)余的，例如聘用非專業(yè)工作者主導(dǎo)管理工作等。

2.2 信息技術(shù)與檔案管理工作的融合不理想

首先，高職院校的檔案管理平臺在功能實(shí)現(xiàn)上仍舊處于基礎(chǔ)的階段，盡管已經(jīng)實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化，也被錄入到信息管理系統(tǒng)之中，但是沒有對系統(tǒng)功能進(jìn)行深層次的挖掘。例如：當(dāng)一個學(xué)生在進(jìn)行課程資料查詢過程時，系統(tǒng)會自動為其進(jìn)行信息篩選，然而，在信息無法正常匹配時，反饋機(jī)制事實(shí)上是缺失的，這說明供需雙方缺乏基本的交流，不利于工作的進(jìn)一步開展。

其次是因?yàn)楦咝榱诉M(jìn)行統(tǒng)一管理，對資料都采取統(tǒng)一的文件格式，而查閱人員所運(yùn)用的軟件有一定的差異，部分需要進(jìn)行轉(zhuǎn)換之后才能閱讀，這降低了用戶的使用率。

2.3 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有待進(jìn)一步完善

首先，高職院校在檔案管理信息化的硬件配套設(shè)施仍舊不完善。因?yàn)闄n案信息化的目標(biāo)在于對資料進(jìn)行信息化管理，同時還要讓這些資料被高效地利用起來。然而在部分高職院校的實(shí)際工作開展中，信息系統(tǒng)平臺雖然已經(jīng)建立，但是由于沒有配套相應(yīng)的設(shè)施導(dǎo)致信息錄入進(jìn)程緩慢，例如：掃描儀。

其次是高校檔案管理中缺乏數(shù)據(jù)庫之間的有效交流和協(xié)調(diào)，導(dǎo)致信息流動性較差。高職院校是一個龐大的系統(tǒng)，其中各職能部門分別履行自身的職能，在某些事件中，各部門的職能會發(fā)現(xiàn)交叉，但是信息在數(shù)據(jù)庫之間的傳輸速率卻沒有跟上，導(dǎo)致檔案信息的功能沒有得到有效的利用。

2.4 缺乏信息技術(shù)水平較高的管理人員

在過去，檔案管理工作并沒有引起校方高層管理人員的重視，其崗位員工大多是高校教職人員的家人和親屬，或者是部分臨時工對檔案進(jìn)行管理。因此，在信息化融入檔案管理之后，這部分人的能力和觀念上的不足便顯現(xiàn)出來了，不僅僅是日常工作缺乏創(chuàng)新，同時也嚴(yán)重影響了我國高職院校檔案管理水平的提升。

3 高職院校檔案信息化的實(shí)施途徑

3.1 完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施結(jié)構(gòu)

高職院校要積極主動地解決資金難題，完善對檔案管理信息化的硬件需求。首先，可以通過專項(xiàng)資金的申請來加大設(shè)備設(shè)施建設(shè)的投入；其次還可以通過與社會機(jī)構(gòu)開展合作來解決這一問題，例如：開放部分文獻(xiàn)資料給社會機(jī)構(gòu)，同時收取一定的管理費(fèi)用。而目前信息化檔案管理的硬件薄弱環(huán)節(jié)便是需要匹配合適的服務(wù)器、掃描儀和刻錄機(jī)等。

除此之外，在對面當(dāng)下信息自由化所帶來的風(fēng)險時，學(xué)校需要就檔案信息安全的問題采取一定的保障措施。例如：強(qiáng)化信息安全技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)防火墻、系統(tǒng)配置合適的殺毒防護(hù)軟件以及規(guī)范系統(tǒng)操作守則等等；構(gòu)建相應(yīng)的備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，保障數(shù)據(jù)的安全性，以及在發(fā)生問題之后可以及時解決。

3.2 提升檔案信息化管理人員的工作開展能力

檔案信息化建設(shè)也要隨著學(xué)校的發(fā)展而不斷進(jìn)步，是一個長期而系統(tǒng)的過程。期間，管理人員需要不斷強(qiáng)化信息技術(shù)在檔案部門中的應(yīng)用效率和水平，以此來保障檔案管理系統(tǒng)中的功能實(shí)現(xiàn)。因此，每個部分工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力和管理能力都需要經(jīng)過嚴(yán)格的考驗(yàn)，不僅僅是要熟悉系統(tǒng)中各個業(yè)務(wù)模塊的功能用途，更要在今后的工作中可以不斷地創(chuàng)新模塊，開發(fā)出具有實(shí)踐意義的新功能。因此，人才梯隊(duì)的建設(shè)便是至關(guān)重要的一環(huán)，不僅僅引進(jìn)合適的信息化檔案管理以及系統(tǒng)維護(hù)的專門人才，還需要對當(dāng)前從業(yè)人員的能力進(jìn)行培養(yǎng)，組建一支業(yè)務(wù)精、技術(shù)硬、適應(yīng)信息化需要的檔案管理梯隊(duì)。

3.3 加強(qiáng)檔案信息化儲備技術(shù)的應(yīng)用管理

首先，高校需要將各個部門的辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行對接，保障各部門信息的安全傳遞和交流，同時對部門開放部分的信息修改權(quán)限，保障信息發(fā)生變化的第一時間可以得到修改，促進(jìn)數(shù)據(jù)的交流和共享。強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和開發(fā)，從利用率較高的學(xué)籍檔案和保護(hù)重要珍貴檔案入手，推進(jìn)檔案數(shù)字化的全面實(shí)現(xiàn)。以門戶網(wǎng)站為服務(wù)開放區(qū)，給具備使用權(quán)限的師生提供相應(yīng)的查詢和使用功能。

除此之外，檔案管理也需要重視相應(yīng)的數(shù)據(jù)安全問題。首先，高職院校的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)熟悉《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)內(nèi)容，結(jié)合自身的具體情況，籌備完善的高校檔案安全管理工作規(guī)范，形成具有實(shí)踐性檔案信息的安全保障體系，以制度為依托，將責(zé)任分配到個人和職位。同時，也需要從觀念和意識上強(qiáng)化檔案管理人員，使之在日常工作中嚴(yán)格遵守相關(guān)制度。并就具體的檔案信息做出詳細(xì)的鑒定，以檔案密級程度來確定開放范圍，嚴(yán)格審查和管理。

3.4 開發(fā)檔案信息化資源利用的途徑形式

檔案被應(yīng)用的目標(biāo)就是為了更好地利用數(shù)據(jù)資料，因此，檔案管理工作的信息化也是如此，相應(yīng)的從業(yè)人員需要積極開展服務(wù)工作，提高檔案信息平臺的功能實(shí)現(xiàn)效率。首先，從業(yè)人員需要加強(qiáng)對于信息化技術(shù)的應(yīng)用水平，給系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)和創(chuàng)新提供良好的基礎(chǔ)，以高效的檔案檢索工具為師生提供便利的檔案查詢服務(wù)；其次是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提升檔案的利用效率和范圍，還能讓人們對檔案管理工作的重要性有更多的了解，從而還能夠贏得各方面對檔案信息化建設(shè)的支持。

4 結(jié)語

高職院校檔案的信息化事實(shí)上是借用信息科技來對高職院校的資源進(jìn)行創(chuàng)新性利用，加強(qiáng)檔案資源在學(xué)校具體工作當(dāng)中的參考價值，提高檔案管理工作效率。而檔案管理的信息化不僅僅是需要學(xué)校在硬件設(shè)備上提供支持，更重要的是完善相應(yīng)的制度規(guī)范，以及培養(yǎng)一批具有信息化技術(shù)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)的工作人員，使得這項(xiàng)工作開展所必需的信息服務(wù)意識和信息服務(wù)觀念得以融入，這才是今后檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。而從業(yè)人員也應(yīng)當(dāng)積極發(fā)揮自身的奮斗精神和創(chuàng)新意識，對學(xué)校所處的環(huán)境和檔案管理狀況進(jìn)行反思，不斷發(fā)展完善新的思路和途徑，從而更好地建設(shè)檔案管理體制。

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