檔案管理工作中存在的問題與策略探析

張毅

摘 要：隨著時代在不斷發(fā)展與變化，社會大眾越來越重視檔案管理，在檔案管理工作中還存在這許多的問題，這些問題嚴(yán)重影響到檔案管理的質(zhì)量，因此對這些問題需要合理的解決措施。本文論述的主要觀點(diǎn)是檔案管理工作中存在的問題以及解決策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；問題；策略

近幾年來檔案管理被應(yīng)用在各個領(lǐng)域中，這就充分證明檔案管理工作能夠一定的社會價(jià)值，主要的價(jià)值體現(xiàn)在檔案中包含了個人非常重要信息內(nèi)容，是一個人的在社會上生存的一種體現(xiàn)。

一、檔案管理工作的重要性

在檔案管理中進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理工作是衡量企事業(yè)單位管理水平的一個重要指標(biāo)，企事業(yè)單位在發(fā)展的過程中都會用檔案的形式記載發(fā)展歷程，這些重要的檔案資料對企事業(yè)單位來說非常的重要。在現(xiàn)代社會發(fā)展中，檔案管理工作的重要性體現(xiàn)在各個方面，在對文檔進(jìn)行整理歸納時，還包含著豐富和廣泛的科學(xué)內(nèi)容，在遇到疑難需要參考的問題時，可以查閱相關(guān)資料。

二、檔案管理工作中存在的問題

（一）管理體制不健全

由于檔案管理體制存在一定缺陷，導(dǎo)致相關(guān)的工作在管理過程中對工作的內(nèi)容模糊不清，包括在文件歸檔整理中、分類以及保管期限劃分等問題中認(rèn)識不足，沒有及時對文檔進(jìn)行歸納整理，延誤檔案管理工作。同時也存在著一些工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，以及保密工作的力度不夠。造成這種現(xiàn)象的主要原因是，相關(guān)單位對檔案管理工作重視度不夠，領(lǐng)導(dǎo)忽視，致使監(jiān)督力度不夠，沒有制定合理的管理體制，對員工的行為進(jìn)行約束和獎勵[1]。

（二）管理人員素質(zhì)水平不高

在很多的企事業(yè)單位中由于檔案管理工作沒有收到重視，在管理中的沒有專業(yè)的管理人員，導(dǎo)致管理工作的整體水平不高；同時工作人員缺乏工作的積極性和主動性，對檔案管理工作沒有科學(xué)、正確的理解，在管理中眼高手低，對一些細(xì)節(jié)問題容易忽略，導(dǎo)致檔案管理水平不高。造成這種現(xiàn)象的主要原因是，企事業(yè)單位沒有專門的檔案管理的文秘人員，大多數(shù)工作人員屬于兼職，沒有更多的精力投入到檔案管理工作中；同時業(yè)務(wù)水平也不高，再加上缺乏相應(yīng)的系統(tǒng)培訓(xùn)，最后嚴(yán)重影響檔案管理工作的質(zhì)量[2]。

（三）在檢查中發(fā)現(xiàn)更多的問題

由于在平時檔案管理工作中存在很多的問題，但是相關(guān)的工作人員沒有引起足夠的重視，把很多問題都放置不去處理。導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)在檢查的過程中漏洞百出，一些很嚴(yán)重的問題在檢查中都凸顯出現(xiàn)，像配套設(shè)施不健全、文件歸檔不正確、使用登記不規(guī)范等。出現(xiàn)這種現(xiàn)象最主要的原因是檔案保管的條件太差，很多的企事業(yè)單位為了節(jié)省經(jīng)費(fèi)的開支，并沒有設(shè)立專門的檔案管理室，與國家規(guī)定的檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn)，在管理上達(dá)不到要求，與整齊劃一、規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)差距很大。還有不少的企事業(yè)單位由于房屋不夠，把檔案管理室變成了雜物室，導(dǎo)致檔案管理工作保密性存在一定問題，并且管理體質(zhì)不到位，在管理過程中容易造成檔案文件受損。

三、提高檔案管理的工作策略

為了提高檔案管理的整體水平，必須要加強(qiáng)對檔案工作的監(jiān)督力度，經(jīng)過系統(tǒng)科學(xué)的培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及工作的積極主動性，同時需要不斷完善相關(guān)的體制，提高相關(guān)工作人員管理的水平。以下是具體的實(shí)施策略。

（一）加強(qiáng)對管理工作的認(rèn)識

提高對檔案管理工作認(rèn)識主要是從三個方面進(jìn)行論述，首先，需要健全檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，利用嚴(yán)格的獎懲制定來約束員工的行為，對積極的行為進(jìn)行物質(zhì)表揚(yáng)和精神表揚(yáng)，對不合格的行為規(guī)范根據(jù)輕重必須予以懲罰。其次，相關(guān)組織領(lǐng)導(dǎo)需要對檔案管理工作重視起來，相關(guān)部門需要加強(qiáng)宣傳力度，使檔案工作人員認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，同時需要加大對檔案管理工作的資金投入力度，需要設(shè)立專門的檔案管理室，對管理中所需的器材嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行選購，不斷的完善檔案管理室的環(huán)境以及相應(yīng)保管的條件，使檔案管理室統(tǒng)一整齊規(guī)范。最后，提高文秘人員的綜合素質(zhì)，對檔案管理工作人員必須要經(jīng)過系統(tǒng)嚴(yán)格的培訓(xùn)，對政治思想以及業(yè)務(wù)水平不達(dá)標(biāo)的人員一律不允許錄用[3]。

（二）加強(qiáng)檔案管理中的保密性

對于加強(qiáng)檔案管理中的保密性主要體現(xiàn)在三個方面，首先，需要提高檔案管理人員的保密意識，在工作人員入職前，需要進(jìn)行安全保密工作的培訓(xùn)，引導(dǎo)員工提高自身素質(zhì)，做好本職工作。工作人員在實(shí)際的檔案管理中需要保持清醒的頭腦，對保密的相關(guān)規(guī)定必須熟知，要嚴(yán)守保密紀(jì)律。其次，需要加強(qiáng)檔案管理室的保密工作，要把檔案管理室進(jìn)行獨(dú)立設(shè)置，與雜物室區(qū)分開來，規(guī)定保密區(qū)和非保密區(qū)；需要在檔案管理室中安裝警報(bào)系統(tǒng)，做到設(shè)施安全，防范得當(dāng)；同時值班人員需要做好執(zhí)勤工作，需要派專門的人員進(jìn)行監(jiān)督。最后，需要建立系統(tǒng)的文檔管理的規(guī)章制定，包括閱覽制定、外借制定、復(fù)制制度等；同時需要根據(jù)實(shí)際情況制定合理的使用范圍以及相關(guān)的手續(xù)制度[4]。

（三）加強(qiáng)檔案管理的信息化

檔案管理工作也需要緊跟時代發(fā)展的步伐，在管理的過程中需要引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)來提高檔案管理的水平。為了使管理人員提高信息技術(shù)操作水平，企事業(yè)單位需要對員工進(jìn)行培訓(xùn)，多途徑多層次的培養(yǎng)信息化人才。同時也需要引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，健全檔案管理的管理系統(tǒng)；利用現(xiàn)代化手段使檔案管理資源共享；管理人員可以利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，擴(kuò)大自身的知識范圍，提高管理水平[5]。

四、結(jié)語

社會在不斷的發(fā)展，社會大眾對維護(hù)自身權(quán)益越來越重視，對檔案的需求也非常的急迫，在檔案管理中檔案人才非常的關(guān)鍵，關(guān)系到檔案管理工作是否合理、合法性，特別是在信息化檔案管理系統(tǒng)中，檔案人才更為重要，是保證信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性的前提。因此，相關(guān)部門需要重視對檔案人才的培訓(xùn)，在上崗前必須要經(jīng)過嚴(yán)格系統(tǒng)的選拔，同時相關(guān)工作人員在實(shí)際工作中也需要不斷學(xué)習(xí)積累經(jīng)驗(yàn)，保證對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理、有效的管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]何繼先.談中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下復(fù)合型檔案管理人才的培養(yǎng)工作[J].黑龍江檔案，2014，04：100.

[2]夏鵬.企業(yè)檔案管理工作中存在的問題及對策[J].機(jī)電兵船檔案，2015，03：27-29.

[3]賈秋.淺談檔案管理工作的重要性[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2013，07：209.

[4]康燕萍.檔案管理工作的重要性探討[J].人人健康，2016，02：220.

[5]吳巍娜.淺談檔案管理工作的重要性[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報(bào)，2014.