優(yōu)化建筑企業(yè)存貨出入庫管理的探討

劉建英

摘 要：存貨是建筑企業(yè)重要的流動資產，存貨管理的改善能大量減少對建筑企業(yè)資金的占用，提升企業(yè)的綜合競爭力。本文主要從出入庫管理角度從出入庫業(yè)務流程出發(fā)，以改進業(yè)務流程為起點探索改進出入庫管理的辦法。

關鍵詞：存貨 入庫 出庫

隨著現(xiàn)代企業(yè)管理制度的日趨完善，存貨管理也成為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分。存貨是損益表中銷售收入和銷售成本的來源，購入存貨則占用企業(yè)資金，出售存貨則實現(xiàn)銷售收入和現(xiàn)金流入，通過實施正確的存貨管理方法來降低企業(yè)的平均資金占用水平，提高存貨的流轉速度和總資產周轉率，才能最終提高企業(yè)的經濟效益。因此，企業(yè)若要保持較高的盈利能力，應當十分重視存貨的管理。

一、建筑企業(yè)存貨出入庫管理的重要性

對建筑企業(yè)，持有一定數(shù)量的存貨是十分必要的，但存貨越高，占用的資金越多。加強存貨管理不僅是企業(yè)生產經營順暢的保證，而且也是影響企業(yè)資金周轉率和獲利能力的重要因素。

（一）存貨管理能極大影響企業(yè)的資金周轉率。

建筑企業(yè)由于建筑合同金額大，占用資金多，存貨的有效管理有利于減少存貨資金占用，加速資金周轉。正確的存貨出入庫管理方法可以通過降低企業(yè)的平均資金占用水平，提高存貨的流轉速度和總資產周轉率。

（二）存貨管理能極大提升企業(yè)管理水平。

如今，從財務分析角度，對于建筑行業(yè)的企業(yè)而言，留在報表中的存貨由兩部分組成：實物存貨；工程結算大于工程施工的存貨。實物存貨對應的是原材料科目，工程結算大于工程施工的存貨對應的是工程施工科目即沒有結轉成本的余額。

通過分析原材料科目就可以知道哪些物資是過早采購沒有在實際的施工過程中被領用，其過早采購沒有任何意義，且造成了資金的大量占用，并加大了倉儲成本和管理成本以及遺失等各種風險，總之不必要物資的提前到貨占用了大量資金。原材料科目的余額過高說明企業(yè)需要分析原因并優(yōu)化采購合同的簽訂，合理確定到貨時間。

二、建筑企業(yè)存貨出入庫管理存在的主要問題

從財務會計科目角度，存貨流轉流程如下圖：

因此，存貨的管理包含了三個階段：入庫，出庫，成本結轉。

以下通過對入庫業(yè)務流程中存在的問題加以探討，并探索改進入庫業(yè)務流程的途徑和方法。

（一）存貨入庫管理

1.現(xiàn)有入庫業(yè)務流程

第一步、由采購部編制合同流水號簽訂采購合同，采購合同中約定付款條件，價格，交貨時間等內容。

第二步、采購人員編制預付款支付申請單，財務部門審核相關資料后按照合同支付。

第三步、由倉庫管理員和檢驗人員等對實物存貨驗收入庫，同時材料控制將物資數(shù)量等錄入存貨管理系統(tǒng)。

第四步、采購人員編制到貨款支付申請單，將付款申請單和入庫資料同時遞交財務部，遞交的入庫資料為開箱檢驗報告、入庫單、供應商開具的發(fā)票；經審核無誤后財務部門辦理賬面入庫和支付到貨款。

2.當前入庫存在的問題

（1）當前業(yè)務流程第四步入庫時間滯后

當前入庫業(yè)務流程第三步和第四步不合理，賬面入庫時間過于滯后。業(yè)務人員在辦理到貨款支付節(jié)點才遞交供財務賬面入庫的資料：供應商開具的發(fā)票，入庫單，開箱檢驗報告。也就是業(yè)務人員遞交到貨款支付申請單時才具備賬面入庫條件，賬面才入原材料科目。在支付到貨款時才入庫，將入庫和付款同步進行，使入庫時間過于滯后。

（2）賬面入庫和倉庫入庫數(shù)量不符

賬面入庫時間遠遠遲于倉庫入庫時間，賬面月末入庫與倉庫入庫不符。倉庫物資已經領用，庫存為0時，賬面還因為沒有資料無法真正入庫，只能通過暫估入庫處理。暫估入庫由于是估計精確，大大降低了賬面數(shù)據(jù)與實際業(yè)務的一致性，另一方面暫估入庫時往往進項稅沒有入賬而導致早交增值稅的現(xiàn)金流出或增值稅進項過期無法抵扣的損失，原因是供應商通常發(fā)貨時就開具有180天的認證抵扣期限的增值稅發(fā)票，業(yè)務人員將發(fā)票滯留造成發(fā)票過期無法抵扣，從而造成進項稅損失。由于時間和數(shù)量上的不符，月末賬面入庫無法和倉庫入庫加以核對。

（3）原材料科目分拆和分析難度大

由于賬面入庫遲于實際倉庫入庫時間和暫估入庫，降低了數(shù)據(jù)及時有效性，加大了存貨管理的難度。從財務分析角度，留在報表中的存貨由兩部分組成：實物存貨；工程結算大于工程施工的存貨。實物存貨對應的是原材料科目，工程結算大于工程施工的存貨對應的是工程施工科目即沒有結轉成本的余額。原材料科目有余額說明物資到貨時間過早，占用了大量資金，原本通過分析原材料科目就可以知道哪些物資是過早采購沒有在實際的施工過程中被領用，但由于賬面入庫遲于倉庫入庫，賬面原材料余額不準確，且暫估入庫的處理加大了原材料科余額的分拆和分析難度，無法準確分析無效物資的明細和比例，無法計算占用資金金額和期間，無法估計增加的倉儲成本和管理成本，無法預測遺失等風險，為存貨有效管理帶來困難。

3. 優(yōu)化途徑和解決方法

（1）優(yōu)化入庫業(yè)務流程：將第四步的入庫移到第六步進行，并將第三步做改進。具體是第三步在原來的基礎上增加以下內容：入庫單及時傳遞到費控人員供申請進度款，業(yè)務人員在倉庫實物入庫當月將入庫資料遞交財務部門，遞交的入庫資料為開箱檢驗報告、供應商當月開具的增值稅發(fā)票、入庫單。財務人員審核增值稅發(fā)票，入庫單，合同三者一致即通常所說的三單匹配且簽字流程齊全后辦理賬面入庫流程。月末確保財務系統(tǒng)入庫與存貨管理系統(tǒng)入庫在金額上一致。

（2）優(yōu)化存貨管理系統(tǒng)，使存貨管理系統(tǒng)月末能形成入庫匯總表并具備通過合同號聯(lián)查等各種查詢功能，實現(xiàn)月末倉庫、存貨管理系統(tǒng)、財務系統(tǒng)核對，保證倉庫入庫與存貨管理系統(tǒng)在數(shù)量上一致， 確保存貨管理系統(tǒng)入庫與財務系統(tǒng)入庫在金額上一致。實現(xiàn)存貨管理系統(tǒng)和會計系統(tǒng)的鏈接，月末查詢和對賬。

（3）加強財務部門的分析能力和管理職能，分析原材料科目的形成原因，對于由于單據(jù)傳遞延遲，業(yè)務流程不合理等非常規(guī)原因形成的原材料應建立統(tǒng)計臺賬，由專人負責整改。排除上述非常規(guī)原因形成的原材料科目金額后，參照存貨管理系統(tǒng)的入庫資料分析哪些合同的提前到貨形成了原材料科目余額，并統(tǒng)計提前到貨的天數(shù)，為后續(xù)確定到貨時間提供參考，并優(yōu)化采購合同的簽訂，合理確定到貨時間。

（二）存貨出庫管理

以下通過對出庫業(yè)務流程中存在的問題加以探討，并探索改進出庫業(yè)務流程的途徑和方法。

1.現(xiàn)有出庫業(yè)務流程

第一步、各施工單位根據(jù)設計和施工進度遞交物資需求表。

第二步、倉庫管理人員辦理倉庫實物出庫并登記臺賬，材料控制在存貨管理系統(tǒng)中出庫并打印只有數(shù)量沒有金額的出庫單。

第三步、向業(yè)主發(fā)起到貨款付款申請流程，業(yè)主各個業(yè)務部門審批，業(yè)主審批通過的付款申請單傳遞到財務部門。財務部門向業(yè)主開具增值稅發(fā)票，當月確認收入結轉成本，當月出庫。

第四步、倉庫人員定期盤點編制存貨盤點表，保證倉庫實物與存貨管理系統(tǒng)在數(shù)量上一致，通過實物的PI號實現(xiàn)聯(lián)查，財務人員年底抽查存貨盤點表。

2.當前出庫存在的問題

（1）當前業(yè)務流程出庫節(jié)點過于滯后

當前出庫業(yè)務流程第二步和第三步不合理，賬面出庫時間過于滯后。出庫為將原材料科目金額轉到工程施工科目，由于出庫業(yè)務流程為出庫和結轉成本同時進行，企業(yè)在收到業(yè)主審批通過的到貨款支付申請單和向業(yè)主開具發(fā)票后，才確認收入結轉成本，才具備出庫條件。在開具發(fā)票后，賬面才出庫，從原材料科目轉到工程施工科目，遠遠遲于倉庫領用和出庫時間。將結轉成本與出庫同步進行，將向業(yè)主開具發(fā)票申請到貨款的節(jié)點作為出庫節(jié)點，使賬面出庫時間遠遲于倉庫物資出庫時間。

（2）賬面出庫與倉庫出庫數(shù)量不符

賬面出庫時間遠遠遲于倉庫出庫時間，賬面月末出庫與倉庫出庫不符。由于出庫節(jié)點為開具發(fā)票申請到貨款節(jié)點，賬面出庫遠遠遲于實際貨物在現(xiàn)場倉庫的出庫時間，倉庫物資已經領用庫存為0時，賬面還因為沒到資料未到節(jié)點無法出庫。賬面存貨的余額很高，與實際倉庫出庫不符。

（3）賬面出庫與系統(tǒng)出庫金額不符

存貨管理系統(tǒng)中導出的出庫金額與賬面出庫金額不符。實際倉庫物資種類繁多，領用單位多，領用次數(shù)多，而存貨管理系統(tǒng)中出庫只有數(shù)量，沒有鏈接金額，無法形成與入庫相關聯(lián)的出庫報表，無法作為賬面出庫的依據(jù)。出庫不具有對同一個采購合同篩選已出庫物資數(shù)量和金額的功能，無法為賬面出庫提供核對數(shù)據(jù)。因此存貨管理系統(tǒng)沒有發(fā)揮其出庫應有的作用。

（4）出庫節(jié)點不合理導致原材料科目分析不準確

由于賬面出庫遠遠遲于實際倉庫出庫時間，降低了數(shù)據(jù)及時有效性和分拆難度，加大了存貨管理的難度。留在報表中的存貨由兩部分組成：實物存貨；工程結算大于工程施工的存貨。實物存貨對應的是原材料科目，工程結算大于工程施工的存貨對應的是工程施工科目即沒有結轉成本的余額。原本通過分析原材料科目的余額就可以知道哪些物資沒有在施工中起到作用且占用了大量資金，但由于企業(yè)采用在結轉成本時才出庫，沒有及時出庫導致原材料科目的虛高，從而加大了對原材料科目的分析和分拆的難度，降低了分析的效率和結果的準確性。

3.出庫優(yōu)化途徑和解決方法

（1）優(yōu)化出庫業(yè)務流程：將第三步的出庫移到第二步進行，并將第二步做改進。具體是第二步在原來的基礎上增加以下內容：業(yè)務人員在倉庫實物出庫當月將出庫資料遞交財務部門，遞交的出庫資料為出庫單。增加存貨管理金額出庫單，即從系統(tǒng)打印且與入庫金額匹配的出庫單。財務人員審核出庫單且簽字流程齊全后辦理賬面出庫流程。月末確保財務系統(tǒng)出庫與存貨管理系統(tǒng)出庫在金額上一致。

（2）優(yōu)化存貨管理系統(tǒng)，月末形成出庫匯總表并具備通過合同號和入庫單號，出庫單號聯(lián)查等各種查詢功能，實現(xiàn)月末倉庫、存貨管理系統(tǒng)、財務系統(tǒng)核對，保證倉庫出庫與存貨管理系統(tǒng)在數(shù)量上一致，確保存貨管理系統(tǒng)出庫與財務系統(tǒng)出庫在金額上一致。實現(xiàn)存貨管理系統(tǒng)和賬面數(shù)據(jù)月末出庫和存貨余額的查詢和對賬。月末存貨管理系統(tǒng)形成存貨出入庫和余額表，包含以下內容：

存貨出入庫余額表

（3）財務部門從現(xiàn)有職能轉換成管理職能，對非常規(guī)原因和不合理出庫形成的原材料金額建立統(tǒng)計臺賬，由專人負責整改。排除上述非常規(guī)原因形成的原材料科目金額后，從出庫數(shù)據(jù)的背后去了解業(yè)務實質和本質，提出更加有效的建議，促進出庫的改善。對出庫事項的準確性進行分析和控制，和實物出庫保持步調一致，同時和入庫核對保證出庫事項的合理合規(guī)。定期抽查和存貨盤點。

三、小結

我們透過存貨指標來看存貨業(yè)務的實質，通過改進企業(yè)入庫、出庫業(yè)務流程有效降低存貨對企業(yè)資金占用，提高企業(yè)存貨管理水平。

（一）改進企業(yè)業(yè)務流程，規(guī)范臺帳編制

優(yōu)成入庫業(yè)務流程，明確入庫節(jié)點與支付到貨款節(jié)點的分離將到貨入庫和付款分成兩個流程，在倉庫實物入庫當月賬面入庫。優(yōu)化出庫業(yè)務流程，明確出庫節(jié)點與向業(yè)主申請到貨款開具發(fā)票節(jié)點的分離， 將出庫和結轉成本兩者分開進行，在倉庫實物出庫當月賬面出庫。規(guī)范進度款申請臺帳，存貨成本結轉備查表，采購合同條款的細化加速對工程資金的回籠，提高企業(yè)資金流轉速度，增強企業(yè)存貨成本管理能力。

（二）減少存貨對企業(yè)資金的占用

將入庫和付款分開使賬面入庫和實際入庫時間接近，同時避免了進項稅不足以及發(fā)票在業(yè)務人員手中遲遲不認證和入賬造成發(fā)票過期無法認證和抵扣進項稅情況。通過改善入庫流程，實現(xiàn)對倉庫物資入庫的有效監(jiān)督，降低存貨對資金的大量占用，為后續(xù)施工提供必要的物資和資金支持，使原材料科目的分析結果更加可靠為確定合理到貨時間提供依據(jù)。

將出庫和結轉成本分開使賬面出庫和實際出庫接近更加利于實物存貨的管理，更容易發(fā)現(xiàn)存貨的遺失毀損等情況。通過改善出庫流程，實現(xiàn)對倉庫物資領用的有效監(jiān)督，杜絕舞弊行為的發(fā)生，同時為后續(xù)物資請購和購買提供數(shù)量參考依據(jù)，使業(yè)務人員能簡便的查詢現(xiàn)有物資數(shù)量從而確定需采購的數(shù)量，使原材料科目以及工程施工科目的分析結果更加可靠，為向業(yè)主申請進度款提供依據(jù)。

（三）提高存貨出入庫管理水平

分析原材料科目和工程施工科目的形成原因，對于由于單據(jù)傳遞延遲，業(yè)務流程不合理等非常規(guī)原因形成的工程施工建立統(tǒng)計臺賬，由專人負責整改。排除上述非常規(guī)原因形成的原材料科目和工程施工科目金額后，工程施工科目余額為工程結算大于工程施工的金額，即沒有及時向業(yè)主申請到貨款的金額，分析工程施工科目存在余額的原因，及時向業(yè)主申請進度款，企業(yè)提高存貨出入庫管理水平。

（四）提高企業(yè)綜合實力

企業(yè)通過存貨管理合理確定到貨時間減少存貨對企業(yè)的資金占用，提高企業(yè)資金周轉速度和效率。通過存貨入庫，出庫業(yè)務流程的改進和有效管理，為存貨管理提供有效的數(shù)據(jù)支撐，使財務數(shù)據(jù)更具有可分析性，分析結果更佳準確且更有價值，對改進存貨管理起更好的指導作用。

（作者單位：中石化上海工程有限公司 上海市 200120）