淺議企業(yè)預(yù)算管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建設(shè)想

馬建軍

摘 要：隨著企業(yè)預(yù)算精細(xì)管理的不斷發(fā)展，預(yù)算管理信息化的趨勢日益突出，如何構(gòu)建一個符合現(xiàn)代管理要求的預(yù)算管理系統(tǒng)，成為企業(yè)面臨的重要課題。本文通過對預(yù)算管理信息化系統(tǒng)構(gòu)建的分析和設(shè)想，希望能為企業(yè)完善預(yù)算管理信息化系統(tǒng)的設(shè)計添磚加瓦。

關(guān)鍵詞：企業(yè)預(yù)算；信息系統(tǒng)；構(gòu)建設(shè)想

中圖分類號： F124.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）10-23-2

0 引言

企業(yè)預(yù)算管理通過業(yè)務(wù)、資金及信息的整合，優(yōu)化資金投向，嚴(yán)格過程控制，實現(xiàn)資源合理配置，成為集系統(tǒng)化、自動化、戰(zhàn)略化為一體的現(xiàn)代企業(yè)管理手段。然而，如何構(gòu)建企業(yè)預(yù)算管理信息化系統(tǒng)，使之與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營實際緊密融合，成為企業(yè)面對的一個重要課題。

1 常見的預(yù)算管理信息系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀及不足

目前常見預(yù)算管理信息化實現(xiàn)方法主要包括電子表格和專門的預(yù)算軟件兩種；

1.1 利用電子表格編制預(yù)算

使用電子表格編制預(yù)算具有簡單、易用、低成本等優(yōu)點。企業(yè)根據(jù)預(yù)算項目之間的關(guān)系，按照單元格數(shù)據(jù)及報表之間的相關(guān)性設(shè)置公式。輸入部分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)后，其他目標(biāo)數(shù)據(jù)會實時自動計算出來。這一屬性使得后期修改也非常方便。與手工編制預(yù)算相比，大大提高了工作效率。但是，其缺點也是非常明顯的。利用電子表格編制預(yù)算，在開始時要做大量的公式定義，致使內(nèi)部的勾稽關(guān)系非常復(fù)雜，不是熟悉的人來操作很容易出錯，而且預(yù)算數(shù)據(jù)很難與其他系統(tǒng)共享，后續(xù)的預(yù)算落實、控制不能配套進(jìn)行，同時，也存在較大的數(shù)據(jù)安全隱患。

1.2 自行開發(fā)小型預(yù)算編制軟件

針對電子表格方式編制預(yù)算的缺陷，有的企業(yè)自行開發(fā)了預(yù)算編制的小型軟件。以相對比較低的成本重復(fù)使用，具有較強(qiáng)的預(yù)算統(tǒng)計功能、簡單的預(yù)算分析功能。有的還通過對財務(wù)成本數(shù)據(jù)的整理錄入，使預(yù)算數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)起來，以便能夠自動進(jìn)行預(yù)算差異統(tǒng)計，甚至具有一定的預(yù)算控制功能。這類軟件有一定的管理功能，可以大幅降低預(yù)算編制工作量，提高企業(yè)預(yù)算管理的應(yīng)用水平。但是，這些軟件的設(shè)計缺乏系統(tǒng)性，產(chǎn)生的信息常常是孤立的，并不能與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營乃至財務(wù)信息系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，也難以實現(xiàn)真正意義上的數(shù)據(jù)共享。

2 企業(yè)預(yù)算管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建設(shè)想

企業(yè)預(yù)算管理信息化系統(tǒng)應(yīng)該與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營乃至財務(wù)信息系統(tǒng)共同組成一個有機(jī)統(tǒng)一的整體。成為目標(biāo)一致、相互支持、數(shù)據(jù)共享、和諧發(fā)展的一個完整系統(tǒng)。企業(yè)預(yù)算管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建應(yīng)該充分考慮企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，并結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營的實際統(tǒng)籌規(guī)劃。具體來講，企業(yè)預(yù)算管理信息化系統(tǒng)至少應(yīng)該包括預(yù)算分類編制、預(yù)算落實控制、預(yù)算跟蹤分析及決策信息支持等四個部分。各模塊之間應(yīng)該互相配合、協(xié)調(diào)統(tǒng)一，為企業(yè)財務(wù)預(yù)算、業(yè)務(wù)預(yù)算以及企業(yè)預(yù)算管理循環(huán)提供整體解決方案。

2.1 預(yù)算分類編制

預(yù)算分類編制是企業(yè)預(yù)算管理信息化系統(tǒng)付諸實施的第一步。企業(yè)預(yù)算管理涉及企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等各個方面的業(yè)務(wù)邏輯，包括對不同的部門及業(yè)務(wù)進(jìn)行的計劃，能夠有效地建立業(yè)務(wù)和財務(wù)之間的關(guān)系框架，同時要能夠適應(yīng)不斷變化的管理需求。從表面上來看，預(yù)算編制模塊好像是一個相對獨立的子系統(tǒng)，但實際上它要與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營乃至財務(wù)信息系統(tǒng)有高度的數(shù)據(jù)共享，并且要與生產(chǎn)計劃相輔相成。在自下而上的預(yù)算編制完成后，要能夠在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營系統(tǒng)內(nèi)自上而下地推行、落實。企業(yè)預(yù)算編制的組織協(xié)調(diào)難度較大，相關(guān)數(shù)據(jù)整理工作量也比較大，因此要求預(yù)算編制子系統(tǒng)能夠提供快速、高效的編制流程的管理、自動的數(shù)據(jù)更新，以及分發(fā)、匯總等強(qiáng)大的功能支持。

2.2 預(yù)算落實控制

預(yù)算落實、控制是企業(yè)預(yù)算管理的一個重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)構(gòu)建預(yù)算管理信息化系統(tǒng)的一個重要方面。解決這個問題要從三個方面來做。第一，事前控制。預(yù)算編制完成后，企業(yè)以最高權(quán)力的形式正式下達(dá)給各部門、各單位，開始執(zhí)行。這是對下屬各部門、各單位進(jìn)行年度、月度整體事前控制的一項重要措施。到了下屬部門或單位內(nèi)部，則要落實到具體業(yè)務(wù)上，即在將要開展相關(guān)業(yè)務(wù)之前，須先針對具體業(yè)務(wù)做好預(yù)算，當(dāng)然這是在企業(yè)下達(dá)的預(yù)算范圍之內(nèi)的。同時要審慎評估該業(yè)務(wù)實施的必要性。這也就是人們常說的“先算賬、后干活”。這個過程如何在預(yù)算信息系統(tǒng)中表現(xiàn)，并記錄相關(guān)的流程、程序，以明確責(zé)任、完善審批手續(xù)，需要在預(yù)算信息系統(tǒng)構(gòu)建時一并設(shè)計。第二，事中控制。業(yè)務(wù)開始后，要根據(jù)具體業(yè)務(wù)開展前的分析評估報告，制定適宜的時間點、進(jìn)度點、成本投入點對業(yè)務(wù)進(jìn)行控制，符合執(zhí)行計劃的，或者說在可控范圍內(nèi)的，可以“綠燈”放行、繼續(xù)執(zhí)行，如果超過一定范圍，就要及時亮出“紅燈”，啟動后續(xù)的預(yù)算跟蹤分析、決策分析支持，提供充足的決策信息和依據(jù)，供決策者最后決定，是及時止損、廢棄整個業(yè)務(wù)，還是采取新的補(bǔ)救措施，以便于繼續(xù)執(zhí)行？第三，事后控制。業(yè)務(wù)完成后，需要有針對性的分析和評價。既要分析業(yè)務(wù)的預(yù)算執(zhí)行情況，又要考慮單位整體預(yù)算的投入情況。并對業(yè)務(wù)的最終結(jié)算把關(guān)。同時，為本部門、本單位在本月度或年度的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行整體把關(guān)。

2.3 預(yù)算跟蹤分析

對應(yīng)前面提到的預(yù)算落實、控制環(huán)節(jié)，對預(yù)算的跟蹤分析工作也要配套落實到位。不論是事前控制、事中控制，還是事后控制，都要有理有據(jù)地顯示在系統(tǒng)中，以便于使用者進(jìn)行認(rèn)真的分析。由于企業(yè)業(yè)務(wù)的多樣性，預(yù)算分析工作要求多維度的數(shù)據(jù)分析，分析的數(shù)據(jù)要從不同的側(cè)面獲取、求證，以便于對預(yù)算信息和已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行靈活、快速的多角度分析、查詢，或者通過一些實用方便的查詢報表功能，甚至是可以自定義的個性報表來對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行多方位、多角度的展現(xiàn)。當(dāng)然，在企業(yè)預(yù)算管理方式下，必然會存在著一些分散的財務(wù)或業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)要能夠及時捕捉到相關(guān)數(shù)據(jù)以及相對應(yīng)的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，便于及時、有針對性地跟蹤和分析，尤其是在實際情況發(fā)生變化后，系統(tǒng)要能夠快速反映、提供預(yù)測和模擬結(jié)果，以便于決策者準(zhǔn)確把握，迅速做出相應(yīng)的調(diào)整。

2.4 決策信息支持

企業(yè)預(yù)算管理信息系統(tǒng)是企業(yè)日常經(jīng)營戰(zhàn)略的有效管理工具，一方面要為預(yù)算執(zhí)行單位提供服務(wù)，另一方面必須面向高層，面向決策支持。完善的企業(yè)預(yù)算管理信息系統(tǒng)要能夠為管理決策層提供直觀、易用的數(shù)據(jù)分析，并且能夠以一種適宜的方式迅速展現(xiàn)出來，動態(tài)地顯示關(guān)鍵性指標(biāo)數(shù)據(jù)以及相關(guān)指標(biāo)的實際執(zhí)行情況。還可以根據(jù)需要針對特定指標(biāo)關(guān)聯(lián)到明細(xì)的業(yè)務(wù)和財務(wù)數(shù)據(jù)，可以與企業(yè)門戶網(wǎng)站相結(jié)合，提供完美的管理信息平臺入口，為高層管理人員提供一個友好、易用、直觀的數(shù)據(jù)查詢和決策信息分析工具，成為管理人員獲取決策信息的重要來源。該設(shè)計應(yīng)當(dāng)突出信息簡潔、功能易用、綜合信息量大等特點，符合管理層的使用習(xí)慣，全面展現(xiàn)主要財務(wù)指標(biāo)和業(yè)務(wù)工作量信息。

3 總結(jié)

在競爭日益突出的市場環(huán)境下，做好企業(yè)預(yù)算管理工作是非常重要的?，F(xiàn)代管理要求，企業(yè)要不斷推進(jìn)精細(xì)管理、提高經(jīng)濟(jì)運行質(zhì)量，企業(yè)預(yù)算管理信息體系自然成為實現(xiàn)這一目標(biāo)的重要手段和平臺，通過企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營與企業(yè)預(yù)算管理的有機(jī)融合，可以有效提升戰(zhàn)略管理能力，高效使用企業(yè)資源，降低經(jīng)營管理風(fēng)險，提高企業(yè)的整體競爭力。

參 考 文 獻(xiàn)

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