事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

趙光月

【摘要】由于社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，加上科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，所以對(duì)于事業(yè)單位來說，檔案的數(shù)量不斷增多，同時(shí)也推動(dòng)了事業(yè)單位檔案管理工作形式變化?，F(xiàn)在來看，事業(yè)單位的檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)信息化，發(fā)展成新的管理方式與管理潮流。不過，對(duì)于現(xiàn)在的事業(yè)單位來說，其信息化建設(shè)里出現(xiàn)了一系列問題，文章針對(duì)這些問題提出了相關(guān)措施，以此來推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；進(jìn)程

在事業(yè)單位里，檔案管理信息化是進(jìn)行檔案保存的手段。對(duì)于事業(yè)單位來說，要利用高科技的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)物質(zhì)化信息資源轉(zhuǎn)換，然后保存檔案，建立起檔案的全文數(shù)據(jù)庫，同時(shí)建立起檔案目錄數(shù)據(jù)庫，使得事業(yè)單位里的每個(gè)人都可以享受檔案服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化可以和傳統(tǒng)的檔案管理方式相結(jié)合，推動(dòng)兩者共同促進(jìn)、共同發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的問題

（一）合理開發(fā)檔案信息資源

對(duì)于現(xiàn)在的事業(yè)單位來說，它們并沒有合理利用檔案信息資源，沒有對(duì)檔案信息資源進(jìn)行采集，除此以外，對(duì)于信息資源容易重復(fù)加工，綜合來看，對(duì)于檔案信息化資源來說，要不斷提高質(zhì)量。發(fā)展到現(xiàn)在來看，國內(nèi)的檔案資料開放程度并不高，檔案信息資源的利用率也比較低。

（二）缺乏必要的檔案信息內(nèi)容安全的措施

對(duì)于事業(yè)單位來說，其中的有些檔案資料和普通檔案的資料存在差異，事業(yè)單位中的資料會(huì)涉及國家機(jī)密，所以要處理文件資料必須注意其保密工作。對(duì)于各個(gè)事業(yè)單位來說，在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，必須保障資料的保密性。不過，在具體的實(shí)踐里，很多單位都會(huì)忽略這一問題，所以導(dǎo)致檔案資料容易泄露。具體來看，事業(yè)單位在進(jìn)行審查時(shí)缺乏嚴(yán)格的程序，很容易使黑客侵入電腦，盜取機(jī)密性高的文件。所以，對(duì)于事業(yè)單位來說，必須依據(jù)相關(guān)規(guī)定，實(shí)行對(duì)事業(yè)的有效管理，充分保障機(jī)密資料的安全。

（三）檔案檢索效率比較低

依據(jù)不同的檢索方式，可以把檔案檢索分為計(jì)算機(jī)檢索和手工檢索兩種檢索方式。在進(jìn)行檔案檢索時(shí)，其效率高低是受檔案硬件設(shè)施影響的。由于科技不斷發(fā)展，所以在現(xiàn)在的全部檢索工具里，計(jì)算機(jī)是最有效率的工具。在很多部門里，由于要達(dá)到提高檔案檢索效率的目的，所以投入了大量的人力物力進(jìn)行對(duì)檢索工具的研發(fā)，他們認(rèn)為，檢索工具多的話，檢索速度越高。他們的錯(cuò)誤思想導(dǎo)致了檢索效率變低，更嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致檔案重疊現(xiàn)象。

二、事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的途徑

（一）制定規(guī)范的檔案管理工作的制度

由于我國的基本國情，所以事業(yè)單位具有一定的特殊性。在事業(yè)單位里，檔案管理部門是一個(gè)邊緣化的機(jī)構(gòu)。在法律法規(guī)里明確規(guī)定了事業(yè)單位的檔案管理工作。所以，對(duì)于檔案管理工作來說，要實(shí)現(xiàn)其信息化就要以遵守法律法規(guī)為前提，使檔案管理的信息化受到法律規(guī)范，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的制度化和規(guī)范化。對(duì)于不同的事業(yè)單位來說，要按照自身的具體狀況，進(jìn)一步制定適合自身單位的相關(guān)制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)于工作人員的培訓(xùn)。

（二）合理規(guī)劃事業(yè)單位檔案管理的信息化

對(duì)于事業(yè)單位來說，要按照自身企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)，進(jìn)一步制定合理進(jìn)程。在歷史階段里，盡管檔案管理工作在發(fā)展中必然會(huì)實(shí)現(xiàn)其信息化，但是不可以具有盲目性。在加強(qiáng)事業(yè)單位信息化發(fā)展中要實(shí)行科學(xué)的規(guī)劃，有序推進(jìn)工作開展。通過和實(shí)際狀況相結(jié)合，制定完善信息化管理的目標(biāo)，有步驟的推進(jìn)工作展開，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

（三）完善對(duì)事業(yè)單位的檔案信息化的監(jiān)督制度

通過實(shí)行強(qiáng)有力的監(jiān)督制度，進(jìn)一步保障事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理信息化的有效制約，使得在法律約束下有效開展工作。制定監(jiān)督制度促進(jìn)可以推動(dòng)檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，同時(shí)還可以提高檔案管理工作人員的工作熱情，最大化的保證檔案資料的安全。對(duì)于事業(yè)單位來說，要充分利用好內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督兩種方式，通過兩種方式有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)相互合作和發(fā)展，及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱藏在檔案管理信息化中的問題，糾正錯(cuò)誤觀點(diǎn)和做法，最大化保障檔案管理信息化高效、安全發(fā)展。

（四）建設(shè)實(shí)用的檔案管理信息化網(wǎng)站

在實(shí)行檔案管理信息化中，通過網(wǎng)頁的形式建立站點(diǎn)，可以推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程。在實(shí)行信息化的過程中，網(wǎng)頁化服務(wù)是重要的方式，通過這一方式發(fā)展，可以實(shí)現(xiàn)信息資源高效傳遞，所以在不斷發(fā)展下，這一模式將逐漸變成實(shí)行檔案管理信息化的主要模式。要提高檔案管理信息化的效率，就要不斷更新網(wǎng)站的開發(fā)力度，提高其能力，滿足信息需求。

（五）加強(qiáng)建設(shè)檔案管理工作的信息化

在事業(yè)單位里，加強(qiáng)管理工作信息化就要緊跟潮流，通過先進(jìn)的科技和技術(shù)，不斷增加檔案管理工作效率，提高檔案管理工作效率。通過計(jì)算機(jī)的輔助作用，相關(guān)檔案管理工作人員必須及時(shí)更新檔案的具體內(nèi)容，保存好檔案的信息，通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化的設(shè)備，保存好重要的圖片資源和聲像等。這樣一來，檔案資料保存對(duì)紙的依賴性降低，一方面可以大量節(jié)省檔案管理工作資金，另一方面還可以節(jié)省空間。

三、總結(jié)

在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷提高的背景下，面對(duì)上面提及的對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作中的問題要積極處理。通過上文簡(jiǎn)單論述，分析了相關(guān)解決措施，一方面可以加大對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作的了解，另一方面還和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相符合，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作有效展開。對(duì)于不同的事業(yè)單位來說，要實(shí)現(xiàn)對(duì)于信息化的科學(xué)規(guī)劃，通過合理的步驟規(guī)劃，保障信息安全工作開展，實(shí)施新的管理方法。除此之外，在進(jìn)行事業(yè)單位的改革中，要抓住機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)，沉重應(yīng)對(duì)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。通過和傳統(tǒng)的檔案管理方式有機(jī)結(jié)合，做到單位事業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，推動(dòng)事業(yè)單位進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

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