試論企業(yè)音像檔案的數(shù)字化

王軍

【摘要】檔案資源的數(shù)字化是當(dāng)前檔案工作的一個(gè)重要課題。目前，很多企業(yè)的紙質(zhì)檔案的數(shù)字化已經(jīng)取得了一定的進(jìn)展，但音像檔案的數(shù)字化還是一個(gè)薄弱點(diǎn)。本文探析了企業(yè)音像檔案數(shù)字化的必要性和緊迫性，分析了存在的問(wèn)題，提出了解決問(wèn)題的一些對(duì)策和建議。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；音像檔案；數(shù)字化

音像檔案是企業(yè)檔案資源中的重要組成部分。很多企業(yè)的檔案館（室）都有一定數(shù)量的音像檔案。隨著時(shí)代的發(fā)展，音像檔案的數(shù)量還在大量增加。在信息化時(shí)代的今天，如何搶救、保護(hù)、整理、利用好這些音像檔案，不僅是擺在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員面前的一個(gè)重要課題，也是擺在全社會(huì)面前的一個(gè)重要課題。因?yàn)槠髽I(yè)的音像檔案不僅是各企業(yè)的檔案資源，也是全社會(huì)檔案資源的重要組成部分。搶救、保護(hù)、整理、利用好這些音像檔案，前提是要盡快實(shí)現(xiàn)音像檔案的數(shù)字化。

一、企業(yè)音像檔案數(shù)字化的主要含義及其必要性

企業(yè)音像檔案是指企業(yè)在社會(huì)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的照片、磁帶、唱片、磁盤(pán)、光盤(pán)、縮微片、幻燈片等，以感光材料或磁性材料以及光盤(pán)為主要載體的檔案。音像檔案在維護(hù)歷史真實(shí)面貌、彌補(bǔ)文字檔案的不足等方面具有獨(dú)特的地位和重要的作用。套用現(xiàn)在網(wǎng)上的一句流行語(yǔ)，叫作“一圖勝千言”。

（一）企業(yè)音像檔案數(shù)字化的含義。要分析音像檔案數(shù)字化的含義，首先要弄清楚數(shù)字化的含義。一般認(rèn)為，數(shù)字化就是將許多復(fù)雜多變的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù)，再以這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型，把它們轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗卸M(jìn)制代碼，引入計(jì)算機(jī)內(nèi)部，進(jìn)行統(tǒng)一處理，這就是數(shù)字化的基本過(guò)程。說(shuō)白了，就是要把音像檔案按照一定的格式，錄入計(jì)算機(jī)當(dāng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)，以便實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久保存和隨時(shí)調(diào)閱、遠(yuǎn)程調(diào)閱。

（二）企業(yè)音像檔案數(shù)字化的必要性。企業(yè)音像檔案數(shù)字化具有如下幾個(gè)必要性：

1.降低管理成本。傳統(tǒng)的音像檔案的管理需要較大的檔案室和較多的管理人員，管理成本較大。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的音像檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，可以節(jié)省占地空間，節(jié)約保管費(fèi)用。

2.提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。檔案數(shù)字化管理可通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)立即提供檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

3.增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。將音像檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑對(duì)其是更好的保護(hù)，另外，通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

二、音像檔案數(shù)字化的作用和意義

針對(duì)傳統(tǒng)音像檔案面臨的風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)音像檔案數(shù)字化，即利用信息技術(shù)將音像檔案原有的模擬聲音（視頻）信號(hào)轉(zhuǎn)換為可被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字音（視）頻文件，是安全保管和有效利用這些重要檔案的唯一出路。因此，音像檔案數(shù)字化，不僅是有效解決傳統(tǒng)音像檔案面臨問(wèn)題的不二選擇，更是對(duì)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和歷史文化的有效傳承都具有重要意義。

三、企業(yè)音像檔案數(shù)字化過(guò)程中存在的主要問(wèn)題

企業(yè)音像檔案數(shù)字化過(guò)程中存在如下幾個(gè)問(wèn)題：

（一）是觀念落后。由于音像檔案只是近一個(gè)世紀(jì)以來(lái)才逐漸出現(xiàn)的，它積累的數(shù)量與紙質(zhì)檔案相比是九牛一毛，在檔案工作中一直處于邊緣的位置。而許多檔案部門(mén)也就逐漸形成了“重紙質(zhì)檔案而輕其他專(zhuān)門(mén)檔案”的思想觀念，使得音像檔案長(zhǎng)期得不到重視，而音像檔案數(shù)字化也就自然地落下了。

（二）是缺乏標(biāo)準(zhǔn)。音像檔案數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)籌規(guī)劃、全程控制，需要確定工作流程和環(huán)節(jié)，需要綜合選定各種技術(shù)指標(biāo)和參數(shù)，必須要有專(zhuān)門(mén)的標(biāo)準(zhǔn)作為指導(dǎo)才能順利地開(kāi)展，但我國(guó)目前仍沒(méi)有出臺(tái)關(guān)于音像檔案數(shù)字化的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)的缺失嚴(yán)重制約了音像檔案數(shù)字化工作的發(fā)展。

（三）是人才短缺。與紙質(zhì)檔案數(shù)字化相比，音像檔案數(shù)字化涉及的技術(shù)更復(fù)雜，對(duì)數(shù)字化加工、組織和管理人員的要求也比較高，而檔案部門(mén)在這方面的技術(shù)力量和人才儲(chǔ)備大都比較薄弱，從而使音像檔案數(shù)字化具有了一定的難度。

（四）是檔案數(shù)字化硬件嚴(yán)重不足。就硬件而言，檔案數(shù)字化主要需要三類(lèi)設(shè)備：一類(lèi)是信息采集設(shè)備，一類(lèi)是信息存儲(chǔ)設(shè)備，還有一類(lèi)是信息利用設(shè)備。信息采集設(shè)備一般包括：檔案資料和照片的采集設(shè)備，如掃描儀；聲音和影像的采集設(shè)備，如采集卡；其它的信息轉(zhuǎn)化設(shè)備，如縮微片掃描儀。存儲(chǔ)設(shè)備一般包括磁盤(pán)陣列、光盤(pán)庫(kù)。信息利用設(shè)備一般包括計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。但由于當(dāng)前一些企業(yè)財(cái)力緊張，大部分企業(yè)的檔案館（室）這些設(shè)備嚴(yán)重不足，有的只有少數(shù)價(jià)值不高的簡(jiǎn)易設(shè)備，很難滿足音像檔案數(shù)字化的需要。

（五）是檔案數(shù)字化軟件開(kāi)發(fā)滯后?？v觀當(dāng)前各企業(yè)檔案館（室）所用檔案管理軟件，不是沒(méi)有信息管理功能，就是缺乏信息通用功能?，F(xiàn)今檔案館（室）使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，軟件研發(fā)渠道不同，沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。由于不能互調(diào)，就不能順利利用計(jì)算機(jī)完成信息搜集，、信息管理、信息利用等工作，不能快捷地整理、發(fā)布、出版信息成果，特別是檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。這在一定程度上制約了檔案數(shù)字化的進(jìn)程?？偟膩?lái)說(shuō)，數(shù)字化的音像檔案對(duì)軟硬件設(shè)備具有依賴性，內(nèi)容、結(jié)構(gòu)與存儲(chǔ)載體的可分離性，運(yùn)動(dòng)形態(tài)的易變性，存儲(chǔ)載體對(duì)背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性，在閱讀及處理手段上具有非直接性音像檔案數(shù)字化的根本目的是使信息流動(dòng)的覆蓋面和反映度都提高到一個(gè)新的層次，最大限度地提供人類(lèi)共享檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)服務(wù)。音像檔案的數(shù)字化是一項(xiàng)新時(shí)期需要盡快開(kāi)展和實(shí)施的工作，同時(shí)也面臨不少需要解決和注意的問(wèn)題，它仍處于起步發(fā)展的不成熟階段，但是它的發(fā)展前景是廣闊的，需要在實(shí)踐當(dāng)中不斷地加以完善，從而將檔案工作提高到一個(gè)新的高度，為社會(huì)作出更大的貢獻(xiàn)。

四、音像檔案數(shù)字化的可行性和必要性

（一）可行性。1.技術(shù)支撐，在電子計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已深人到各行各業(yè)中，甚至已滲透到人類(lèi)生活的各個(gè)方面，音像檔案的數(shù)字化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是社會(huì)進(jìn)步的必然體現(xiàn)。2.人才保障，當(dāng)代教育事業(yè)的飛速發(fā)展，為傳統(tǒng)的音像檔案向數(shù)字化的音像檔案的過(guò)渡做好了人才準(zhǔn)備。3.良好的社會(huì)環(huán)境。國(guó)家對(duì)檔案事業(yè)的大力支持，檔案法律的不斷完善以及檔案工作國(guó)際合作的開(kāi)展等等，都為音像檔案的數(shù)字化發(fā)展提供了良好的社會(huì)氛圍。

（二）必要性。1.傳統(tǒng)的音像檔案的保存現(xiàn)狀并不樂(lè)觀。以原有形式存在對(duì)檔案的利用造成了很多不便，因此需要實(shí)施音像檔案的數(shù)字化工作，將其轉(zhuǎn)錄為能被識(shí)別的媒體格式文件，使其聲音信號(hào)脫離原有的保存介質(zhì)。2.有利于音像檔案事業(yè)的效率的提高。實(shí)現(xiàn)音像檔案信息數(shù)字化后不僅方便查找，從音像檔案的收集、整理、利用和技術(shù)保護(hù)方面，提高了效率和效益。3.從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，錄音、錄像檔案的數(shù)量會(huì)逐年增加，實(shí)行音像檔案的數(shù)字化，可以更好地開(kāi)展對(duì)外社會(huì)化服務(wù)，產(chǎn)生無(wú)法估量的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，具有巨大的發(fā)展前景。

五、加快企業(yè)音像檔案數(shù)字化的幾點(diǎn)建議

針對(duì)企業(yè)音像檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀，提出如下幾點(diǎn)建議：

（一）建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系?！吨腥A人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化法》指出：“對(duì)需要在全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)一的技術(shù)要求，應(yīng)當(dāng)制定國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)務(wù)院標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門(mén)制定。對(duì)沒(méi)有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)而又需要在全國(guó)某個(gè)行業(yè)范圍內(nèi)統(tǒng)一的技術(shù)要求，可以制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)務(wù)院有關(guān)行政主管部門(mén)制定，并報(bào)國(guó)務(wù)院標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門(mén)備案，在公布國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)之后，該項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)即行廢止。”這充分闡明了標(biāo)準(zhǔn)化的地位和作用?，F(xiàn)在各地的檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)還都處在試驗(yàn)和探索階段，采用的方式方法也不盡相同，因此在檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系的確立就顯得尤為重要，它是檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)高質(zhì)量的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系方面我們應(yīng)遵循以下原則：

1.以標(biāo)準(zhǔn)化管理為主，制度管理為輔。標(biāo)準(zhǔn)化適合于技術(shù)工作領(lǐng)域的規(guī)范化管理，可操作性強(qiáng)，而且與管理體制的關(guān)系較為超脫，因此在不與法律相沖突的情況下，標(biāo)準(zhǔn)化管理更有利于不同部門(mén)之間的協(xié)調(diào)。制度通常以法規(guī)形式出現(xiàn)，約束力較強(qiáng)，但管理范圍有限，所以在標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)上，配合制度可以形成檔案館（室）數(shù)字化工作所需的嚴(yán)密的規(guī)范化管理體系。

2.首先考慮采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，其次才是國(guó)家、行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案信息的范圍和種類(lèi)處于不斷擴(kuò)展和變化之中，因此即使在檔案館（室）數(shù)字化階段也應(yīng)優(yōu)先采用適用范圍盡可能廣泛的標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到一次到位。檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)中確定標(biāo)準(zhǔn)的原則是：面向計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)及信息平臺(tái)的處理，直接采用國(guó)際和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；面向綜合性信息的處理優(yōu)先采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；面向檔案信息的處理以借鑒為主進(jìn)行補(bǔ)充，由此形成標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系。

（二）建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。早在1992年就有學(xué)者指出檔案工作現(xiàn)代化的核心是建設(shè)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)，這個(gè)認(rèn)識(shí)到今天仍然具有指導(dǎo)意義?，F(xiàn)在我們檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)的核心依然是建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行信息傳遞和信息交流。

檔案館（室）計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)型以檢索性數(shù)據(jù)庫(kù)和文件性數(shù)據(jù)庫(kù)兩種較為常見(jiàn)，檢索性數(shù)據(jù)庫(kù)主要用于揭示館藏內(nèi)容，介紹開(kāi)放檔案的范圍、目錄和提供網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫(kù)，主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。檔案信息數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案信息組織形式就發(fā)生了本質(zhì)上的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)的直接的、網(wǎng)狀的方式，索引文件、超文本技術(shù)可以使信息按本身的邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，依賴先進(jìn)的智能化信息管理技術(shù)，以人工語(yǔ)言或自然語(yǔ)言進(jìn)行搜索，為用戶提供方便、高效的服務(wù)。一個(gè)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)字信息要達(dá)到以下質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：第一、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；第二、數(shù)據(jù)項(xiàng)目和內(nèi)容的完整性；第三、數(shù)據(jù)的規(guī)范性；第四、數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。

（三）檔案信息安全問(wèn)題。安全是檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)不可忽視的一個(gè)重要方面。檔案館（室）與圖書(shū)館最根本的不同在于圖書(shū)信息基本上是面對(duì)普通公眾，而檔案信息則對(duì)安全保密有嚴(yán)格的要求，有相當(dāng)一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分為制度管理和技術(shù)保證兩類(lèi)，檔案館（室）在數(shù)字化建設(shè)中對(duì)此應(yīng)該形成一套管理制度體系，此外還需要有相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行自動(dòng)控制，才能做到更加嚴(yán)密。如中國(guó)第二歷史檔案館在進(jìn)行民國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的探索時(shí)就十分重視數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題。他們認(rèn)為在黑客猖獗和網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)手段不健全的情況下，為了確保檔案信息的保密和安全，可以有計(jì)劃、有步驟、分階段地進(jìn)行數(shù)字化民國(guó)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。他們首先對(duì)已有的檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)分化，對(duì)館內(nèi)不同用戶根據(jù)權(quán)限提供全文檔案信息，使館藏信息首先在館內(nèi)達(dá)到資源共享。當(dāng)館內(nèi)數(shù)據(jù)庫(kù)接入Internet網(wǎng)時(shí)，除盡最大可能保證網(wǎng)絡(luò)安全外，將那些有機(jī)密性的、不開(kāi)放的檔案不存放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。在當(dāng)前的技術(shù)條件下，為了解決檔案信息的安全問(wèn)題，也可以使用Intranet技術(shù)，提供授權(quán)的檔案信息服務(wù)。

（四）加快相關(guān)人才的培養(yǎng)和使用。人才問(wèn)題是關(guān)系到檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)成敗的另一關(guān)鍵。檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程是與新知識(shí)、新技術(shù)的普及密不可分的。說(shuō)到底，檔案數(shù)字化最根本的還是檔案管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化。再先進(jìn)的設(shè)備，最終還是要靠人來(lái)操作，靠人來(lái)應(yīng)用。為此，要把加快檔案管理人員培養(yǎng)教育工作，作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的、重要的任務(wù)來(lái)抓。檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要引導(dǎo)和鼓勵(lì)廣大干部職工進(jìn)行知識(shí)更新、能力更新、技術(shù)更新、工作更新。要通過(guò)檔案數(shù)字化，進(jìn)一步完善創(chuàng)業(yè)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)一切積極因素。建立起一支信息資源庫(kù)開(kāi)發(fā)、維護(hù)、管理的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員隊(duì)伍，建立起一支應(yīng)急、咨詢、論證服務(wù)的專(zhuān)家?guī)?，并促使現(xiàn)有人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)全面更新，逐步形成適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的中堅(jiān)力量和專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。

全球已經(jīng)進(jìn)入以“互聯(lián)網(wǎng)+”為特色的信息化時(shí)代。全社會(huì)應(yīng)高度重視企業(yè)音像檔案的數(shù)字化工作，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)檔案人員要增強(qiáng)緊迫感、責(zé)任感和使命感，加快企業(yè)音像檔案的數(shù)字化步伐，使企業(yè)音像檔案更好、更快地服務(wù)于企業(yè)、服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于國(guó)家。

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