信息化環(huán)境下OA電子文件歸檔管理探析

陳燕虹

【摘要】在“互聯(lián)網(wǎng)+”成為當(dāng)下時代發(fā)展的高頻詞匯之后，OA系統(tǒng)在事業(yè)單位公文處理運(yùn)用中更加廣泛成為必然趨勢，OA電子文件歸檔管理的完善對事業(yè)單位更是提出了新的要求，這也是信息化的今天事業(yè)單位辦公室業(yè)務(wù)管理需要完善的重要任務(wù)。

【關(guān)鍵詞】信息化；OA電子文件；歸檔管理

一、OA系統(tǒng)中電子文件的發(fā)展

在計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展驅(qū)使下，國內(nèi)事業(yè)單位的日常管理借助于計算機(jī)設(shè)備的相關(guān)系統(tǒng)來提升日常辦公的效率。經(jīng)過幾年的推廣運(yùn)用，OA系統(tǒng)的便捷性、安全性、可靠性使人們不斷加深了其重要意義和深遠(yuǎn)影響的認(rèn)識。

隨著信息化時代的高速發(fā)展，事業(yè)單位對于電子文件的管理要求不斷提高，OA系統(tǒng)逐漸成為事業(yè)單位公文處理的主要載體。由于技術(shù)的不斷革新，導(dǎo)致電子文件歸檔管理也逐漸暴露了其不足的特點(diǎn)。因此，OA電子文件歸檔管理需要緊跟時代發(fā)展，使其更加科學(xué)、規(guī)范、安全。

二、OA系統(tǒng)中電子文件的特征

（一）連貫性。電子文件種類繁多，而一份公文的形成需要經(jīng)過核稿、會簽、簽發(fā)、正式成文至歸檔，是一項多方參與的連續(xù)性工作，中間脫離了任何一個環(huán)節(jié)，將會直接導(dǎo)致檔案管理的不完整。

（二）可塑性。每個OA系統(tǒng)中的電子文件從開始擬寫到正式制發(fā)前，參與會簽的職能部門在各自的職能范圍按照規(guī)定對其進(jìn)行修改，使其具有很強(qiáng)的可塑性。

（三）依賴性。OA系統(tǒng)中電子文件在生成的整個過程都與計算機(jī)和OA系統(tǒng)軟件緊密相連，即使是歸檔之后，仍然需要通過計算機(jī)、OA系統(tǒng)或檔案管理系統(tǒng)來調(diào)閱，離開了計算機(jī)和相應(yīng)的應(yīng)用軟件，電子文件就無法產(chǎn)生、傳遞、識別。

（四）共享性。OA系統(tǒng)中電子文件歸檔后，擁有權(quán)限的人員都可通過授權(quán)對其進(jìn)行調(diào)閱，不再需要紙質(zhì)的傳遞來實現(xiàn)文檔信息的共享性。

三、OA電子文件歸檔管理現(xiàn)狀

（一）歸檔文件易被修改、遺失。電子文件因具有其特有的可塑性，在各個環(huán)節(jié)都容易發(fā)生編輯、修改，使其原有的真實性、原始性難以得到保證。電子文件的撰寫到歸檔的各個環(huán)節(jié)管理都容易出現(xiàn)偏差，有的是職責(zé)沒有明確，他們認(rèn)為歸檔管理工作應(yīng)該是公文處理部門比如辦公室專項負(fù)責(zé)，有些工作人員因缺乏重視而認(rèn)為沒必要?dú)w檔或是沒必要重視歸檔管理這項工作，各種情況都直接導(dǎo)致了電子文件的歸檔工作不夠規(guī)范、科學(xué)。

（二）檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)不兼容。OA系統(tǒng)僅僅是計算機(jī)軟件上的配置構(gòu)成，其必須要符合計算機(jī)硬件設(shè)備的要求才能發(fā)揮操作性能。檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的不兼容表現(xiàn)在以下兩個方面。首先，硬件上，計算機(jī)或者其它設(shè)備不能達(dá)到OA系統(tǒng)運(yùn)行的正常需求，從而無法實現(xiàn)OA系統(tǒng)的正常運(yùn)行。其次，軟件上，檔案管理系統(tǒng)不能夠與OA系統(tǒng)兼容，而且二者分屬不同的部門正常歸檔工作復(fù)雜化，而各類軟件安裝使用不到位也阻礙了系統(tǒng)功能的發(fā)揮。

（三）缺乏健全的歸檔管理制度。雖然國家已經(jīng)頒布了相關(guān)的制度規(guī)范，但目前還是沒有完全建立規(guī)范、完善的管理制度，各單位情況又不盡相同，由于缺乏具體的歸檔管理制度，歸檔職責(zé)、歸檔時間、歸檔程序等得不到明確規(guī)定，使得歸檔管理工作比較混亂，具有較大的隨意性，進(jìn)一步影響到歸檔信息完整性和準(zhǔn)確性都難以得到有效保障，嚴(yán)重影響了OA電子文件的再次利用。

（四）歸檔信息的安全意識不足。隨著網(wǎng)絡(luò)開放性的不斷增強(qiáng)，歸檔信息也更易受到攻擊、破壞，信息系統(tǒng)容易受到個別硬件或軟件的問題而導(dǎo)致歸檔信息的遺失或是損壞，由于電子文件自身的特征，人為疏忽或是被惡意的篡改、竊取也不易察覺和及時地修正。

四、OA電子文件歸檔管理探析

（一）明確歸檔管理人員的責(zé)任。OA電子文件不僅有著便捷、共享性等各種優(yōu)勢，同時也因為其易修改、易丟失等特點(diǎn)需要工作人員引起高度的重視。首先，要認(rèn)識到電子文件歸檔工作對于單位常規(guī)工作正常運(yùn)行的重要意義。其次，工作人員要認(rèn)識到自身工作的重要意義，做好檔案工作不單是檔案人員的基本職責(zé)和任務(wù)，也是檔案管理工作人員實現(xiàn)自身價值的根本途徑和方法。

（二）完善歸檔工作隊伍管理機(jī)制。首先，因為檔案人員要更為熟悉檔案工作，所以要建立以檔案人員為主的工作隊伍，并吸收一些具有責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)過硬的專業(yè)人才，以實現(xiàn)歸檔工作的順利進(jìn)行。其次，不斷加強(qiáng)檔案管理工作隊伍的專業(yè)培訓(xùn)，在掌握專業(yè)的知識技能基礎(chǔ)上，加強(qiáng)信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，才能適應(yīng)新時代的崗位要求。最后，塑造以人為本的管理機(jī)制，使得繁瑣性的檔案管理工作者能夠時刻保持工作激情。

（三）完善現(xiàn)有的歸檔管理制度。根據(jù)國家的相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合自身的情況完善歸檔管理制度，進(jìn)一步明確檔案管理科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)。需要根據(jù)電子文檔獨(dú)有的特性來制定科學(xué)、可行的管理標(biāo)準(zhǔn)，包括登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護(hù)、安全等等標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定可以參考傳統(tǒng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，更要考慮標(biāo)準(zhǔn)的前瞻性。目前，本單位已設(shè)立的制度有《檔案分類方案》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》《電子文件歸檔和管理辦法》。實踐證明，能很好的滿足OA電子文件歸檔管理的建設(shè)。

（四）完善電子檔案信息安全機(jī)制。為確保電子檔案信息的安全，勢必要明確電子檔案信息安全的重要組成因素，它包括了基礎(chǔ)設(shè)施的保障、組織管理機(jī)制的保障、安全技術(shù)的保障、災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制的保障和法制標(biāo)準(zhǔn)的保障。必然將從以上五個方面去落實完善，以此為抓手從而建立相對應(yīng)的保障機(jī)制。才能更好地消除各種因素對電子檔案的安全隱患。例如本單位借鑒OA的安全保障方式運(yùn)用CA認(rèn)證技術(shù)確保電子檔案的信息安全，取得了明顯的效果。

【參考文獻(xiàn)】

[1]OA電子文件歸檔管理分析.百度文庫： http：//www.baidu.com/link？url，2014年4月12日.

[2]艾國生，王成義.網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行模式[J].蘭臺世界，2013（08）：21—23.