新常態(tài)下做好計(jì)生檔案工作的幾點(diǎn)思考

燕芳　王利會(huì)

【摘要】本文結(jié)合工作實(shí)際，論述了新形勢下如何做好計(jì)劃生育檔案工作的相關(guān)問題。

【關(guān)鍵詞】新常態(tài)；計(jì)劃生育；檔案工作；思考

隨著人口和計(jì)劃生育工作的科學(xué)化、制度化和網(wǎng)格化，對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作提出了更高、更嚴(yán)、更新的要求。如何高效運(yùn)用人口和計(jì)劃生育檔案，提升人口和計(jì)劃生育部門服務(wù)的效率和能力，發(fā)揮人口和計(jì)劃生育檔案資源在知識(shí)生產(chǎn)和社會(huì)生產(chǎn)中的作用，是當(dāng)前需要認(rèn)真研究的一個(gè)重要課題。計(jì)生檔案是國家檔案的一個(gè)重要組成部分，但受基礎(chǔ)條件、觀念體制、人力和經(jīng)費(fèi)等因素的制約和影響，人口計(jì)生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環(huán)節(jié)。在社會(huì)發(fā)展新常態(tài)下，進(jìn)一步規(guī)范計(jì)生檔案管理，利用檔案資源為育齡群眾和新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)，對(duì)促進(jìn)人口計(jì)生工作必將起到重要的推動(dòng)作用。

一、正確認(rèn)識(shí)做好新形勢下計(jì)生檔案工作的重要意義

人口與計(jì)劃生育是我國的一項(xiàng)基本國策，是我國全面建成小康社會(huì)、實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的一個(gè)重要內(nèi)容。人口與計(jì)劃生育工作涉及到千家萬戶、子孫后代，做好人口與計(jì)劃生育檔案工作對(duì)于嚴(yán)格計(jì)劃生育政策，建立和諧社會(huì)具有十分重要的意義。

計(jì)生檔案可以說是計(jì)生部門的基礎(chǔ)性工作。社會(huì)的進(jìn)步離不開檔案工作，檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對(duì)局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對(duì)整個(gè)社會(huì)也有意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史的意義。

計(jì)生檔案，是計(jì)生部門在進(jìn)行各項(xiàng)職能活動(dòng)時(shí)形成的全部檔案的總和。檔案工作就是負(fù)責(zé)管理檔案專門業(yè)務(wù)，即在統(tǒng)一管理計(jì)生檔案的原則上，建立專門檔案制度，科學(xué)地管理這些檔案，以便于利用。作為記述和反映計(jì)生工作活動(dòng)的計(jì)生檔案，既可以為單位領(lǐng)導(dǎo)者提供決策依據(jù)，又可以為檔案利用者了解國家各項(xiàng)方針政策提供幫助，還能為制訂計(jì)劃，開展今后工作，處理問題提供可靠的參考材料。

在計(jì)生工作活動(dòng)中，無論是全國性的人口普查、人口統(tǒng)計(jì)的數(shù)字調(diào)查、計(jì)生人員工資調(diào)整，還是行政執(zhí)法工作的深入開展、基建工程的規(guī)劃與實(shí)施、計(jì)劃生育隊(duì)伍的建設(shè)與整訓(xùn)、計(jì)劃生育經(jīng)費(fèi)的管理、再生育人員調(diào)查、獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象的獎(jiǎng)金發(fā)放等都離不開檔案，如果檔案資料不齊全，不準(zhǔn)確，就會(huì)影響以至延緩這些工作的正常開展。特別是領(lǐng)受新任務(wù)，制訂新的工作計(jì)劃，或遇到新問題，出現(xiàn)新情況，需要作出正確的決策時(shí)，檔案的參考和借鑒作用更不可缺少。檔案的信息作用越來越被人們所認(rèn)識(shí)，所重視。計(jì)生檔案是計(jì)生工作中一個(gè)不可缺少的重要組成部分，是其它工作所不能替代的，已成為計(jì)生部門管理工作中不可缺少的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

二、提高人口計(jì)生檔案管理工作的透明度，賦予群眾對(duì)人口計(jì)劃生育工作參與權(quán)、知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)

隨著人類進(jìn)入信息化時(shí)代，計(jì)生檔案的管理工作，也經(jīng)歷了由手工檔簿到微機(jī)管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報(bào)表到先進(jìn)的具有科學(xué)化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于20世紀(jì)末期《中國人口報(bào)》上以《走科學(xué)化微機(jī)管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實(shí)施微機(jī)管理檔案的工作已有10個(gè)年頭，人們從茫然中走出迷惘，進(jìn)行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應(yīng)變?yōu)檎J(rèn)識(shí)到位、得心應(yīng)手。各級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)，各個(gè)層面的工作人員也從思想的根本上認(rèn)知了計(jì)生檔案工作在計(jì)劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。明確專人，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)了計(jì)生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，有效地保證了工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

探索新形勢下人口和計(jì)生檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑， 進(jìn)一步提高人口和計(jì)生檔案管理水平，對(duì)更好地開展新時(shí)期人口和計(jì)生工作，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展有著多方面的積極作用。

人口計(jì)生檔案是人口計(jì)劃生育工作過程中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、音像等不同形式的真實(shí)歷史記錄，是制定人口與計(jì)劃生育政策的重要資料記錄，是搞好人口和計(jì)劃生育工作的基礎(chǔ)。在工作中，分析、處理這些數(shù)據(jù)，其結(jié)果可用于統(tǒng)籌計(jì)劃，明確工作重點(diǎn)，量化人口計(jì)劃生育工作目標(biāo)，可為人口計(jì)劃生育決策提供依據(jù)。人口計(jì)生檔案可為育齡婦女提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)利用人口計(jì)生檔案資料，通過從計(jì)算機(jī)中提取《育齡婦女基礎(chǔ)信息一覽表》和申請(qǐng)領(lǐng)取《生育證》資料，可成為對(duì)育齡婦女提供服務(wù)的依據(jù)。

人口計(jì)生檔案可為流動(dòng)人口提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，有效利用人口計(jì)生檔案，掌握流動(dòng)人口動(dòng)向，及時(shí)了解流動(dòng)人口的婚育信息，可以滿足流動(dòng)人口計(jì)劃生育與生殖健康工作的需求。利用流動(dòng)人口檔案建立流動(dòng)人口計(jì)劃生育信息交換平臺(tái)，互通信息，既可引導(dǎo)流動(dòng)人口及時(shí)落實(shí)避孕節(jié)育措施，促進(jìn)社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)兩地配合征收，又可防止兩地因?yàn)椤皶r(shí)空差”出現(xiàn)工作疏漏，如發(fā)錯(cuò)證、重復(fù)發(fā)證等。人口計(jì)生檔案可為人口計(jì)劃生育工作政務(wù)公開和民主管理服務(wù)。我們可以利用人口計(jì)生檔案提供的育齡婦女信息、流動(dòng)人口信息等，及時(shí)進(jìn)行人口計(jì)劃生育政務(wù)公開，提高人口計(jì)劃生育工作的透明度，賦予群眾對(duì)人口計(jì)劃生育工作參與權(quán)、知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)，防止和杜絕不公平、不公正的現(xiàn)象發(fā)生。

同時(shí)，人口計(jì)生檔案可為農(nóng)民致富奔小康服務(wù)，我們利用人口計(jì)生檔案信息，開辟“現(xiàn)行文件公共閱覽室”（下轉(zhuǎn)第120頁）（上接第115頁）和“非保密文件自由借閱”等服務(wù)，使農(nóng)民能夠及時(shí)了解和掌握黨和國家有關(guān)人口與計(jì)劃生育政策、科技信息，幫助農(nóng)民致富奔小康。特別是幫助困難計(jì)劃生育家庭發(fā)展生產(chǎn)，提高生活水平，利用人口計(jì)生檔案信息，為他們傳遞國家對(duì)獨(dú)生子女戶、雙女戶家庭的優(yōu)先優(yōu)惠政策、獎(jiǎng)勵(lì)扶助政策，讓他們充分利用這些優(yōu)惠政策脫貧致富。

計(jì)生檔案，縱掛橫聯(lián)，牽扯到千家萬戶。在實(shí)施科學(xué)化微機(jī)管理的今天，加強(qiáng)計(jì)生檔案的細(xì)化管理工作，對(duì)于有效地進(jìn)行宏觀調(diào)控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導(dǎo)向作用與依據(jù)作用。

三、做好計(jì)生檔案管理工作應(yīng)職責(zé)明化、制度細(xì)化、管理強(qiáng)化，確保檔案入檔、存檔的準(zhǔn)確性，完整性與安全性

雖然我們的計(jì)生檔案管理工作正逐步走上科學(xué)化、精細(xì)化，然而，我們也不難看到，目前的計(jì)生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責(zé)明化，制度細(xì)化，管理強(qiáng)化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點(diǎn)不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。

（一）明確檔案管理工作的目的與任務(wù)。確保檔案的及時(shí)性、完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責(zé)與任務(wù)，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點(diǎn)抓住了“四不”“三聯(lián)”“二要”“一保證”等逐一加以落實(shí)?！八牟弧奔创_保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯(lián)”即聯(lián)絡(luò)其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)，聯(lián)絡(luò)其他行業(yè)，聯(lián)絡(luò)村級(jí)基層組織，以防漏統(tǒng)漏報(bào)；“二要”即要工作經(jīng)?；?，持之以恒，要規(guī)范計(jì)生網(wǎng)絡(luò)的基本體系；“一保證”即保證計(jì)生檔案萬無一失。

（二）完善工作制度，加強(qiáng)規(guī)范約束。檔案管理工作，是人口計(jì)生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。

多年來的實(shí)踐告訴我們，要保證鎮(zhèn)處計(jì)生檔案的準(zhǔn)確無誤，就要首先抓好包片計(jì)生干部與村級(jí)計(jì)生統(tǒng)計(jì)員等工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立起月考季評(píng)年累積的獎(jiǎng)懲制度，堅(jiān)持常抓不懈，緊而不松，從計(jì)生檔案的收集、上報(bào)、整理、入檔存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，操作規(guī)范，準(zhǔn)確及時(shí)。同時(shí)，還要建立聯(lián)絡(luò)服務(wù)制度，暢通反饋渠道，鎮(zhèn)村級(jí)的計(jì)生檔案管理人員要定期與計(jì)生服務(wù)對(duì)象溝通，以取得準(zhǔn)確的第一手計(jì)生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時(shí)間制度，確保每個(gè)單位當(dāng)日的資料不漏收，月報(bào)之前統(tǒng)計(jì)好，做到上報(bào)及時(shí)，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，只有這樣，計(jì)生檔案才能完整安全。

（三）樹立法制意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理。檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責(zé)任大于天的思想，在實(shí)際操作中，往往會(huì)出現(xiàn)一些個(gè)別抽檔、改檔乃至毀檔的現(xiàn)象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實(shí)干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持計(jì)生檔案工作的純潔性，以達(dá)到檔案入檔、存檔的準(zhǔn)確性，完整性與安全性。

總而言之，計(jì)生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點(diǎn)草率馬虎，只有將工作方向細(xì)而又細(xì)，認(rèn)真對(duì)待每一點(diǎn)，每一步，才會(huì)達(dá)到理想的效果。