文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)

魏韓利

【摘要】檔案記錄著一個社會組織的發(fā)展歷程，客觀上反映了各種問題的演變過程。文書的工作在檔案管理中占據(jù)著重要地位，在今后資料的查找等各項工作的開展都是需要檔案資料的，而這些資料的整理和收集也都是需要文書能夠給予最為迅速和直接的反映的。本文從文書檔案管理工作中存在的問題以及文書檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的措施等方面進(jìn)行分析論述。

一、目前文書檔案管理中存在的問題

（一）文書檔案管理制度的缺失。文書檔案管理工作對于每一個辦公室人員來說都是存在的，但是人員配置確實(shí)不是齊全的。目前，許多企業(yè)的文書檔案管理都設(shè)在行政辦公室范疇之內(nèi)。行政工作任務(wù)繁雜，會出現(xiàn)未將檔案及時歸檔，或者是沒有按照相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)等等，這樣情況下的檔案管理，不利于檔案的綜合利用，檔案管理容易造成松散局面的出現(xiàn)。專業(yè)人員的確實(shí)，在檔案歸檔制度上也及容易形成各種問題。各部門對檔案管理缺乏一個標(biāo)準(zhǔn)，也容易造成各部門互相推諉等局面的出現(xiàn)。在出現(xiàn)問題時各個部門相互推諉，不利于管理。其次，很多企業(yè)不重視文書檔案的管理以及檔案管理的制度不完善，對目前文書檔案管理形成了層層阻礙。

（二）文書與檔案工作在銜接上存在著問題。文書檔案管理工作，也就是說文書以及檔案兩者部分組成，兩者有區(qū)分也有聯(lián)系，在大多數(shù)企業(yè)當(dāng)中，文書檔案的管理制度基本上是割裂開來的。當(dāng)然了，我們能夠看到這些管理方式的科學(xué)性以及實(shí)效性。但是，在企業(yè)中的文書工作一般是兼職人員，對于檔案管理未能形成一個全面系統(tǒng)的考慮。而一旦將兩者工作割裂開來，讓文書工作以及檔案管理工作形成一道無法跨越的鴻溝。文書只能是文書，未能在今后的工作中充分發(fā)揮檔案的作用，檔案沒有放在合適的地方只能夠稱之為“文書”。

（三）缺乏專業(yè)的管理人才。在文書檔案的管理過程中，每個部門都未能配置一個專業(yè)的檔案管理人員，對檔案的編排等都未能形成一個專業(yè)化的認(rèn)知。檔案管理人員專業(yè)意識比較薄弱，對于一般性的文件未能做到及時有效的處理，特別是一些無編號等文件也是需要專業(yè)知識處理的。而專業(yè)人員素質(zhì)的缺失影響了歸檔工作，從而導(dǎo)致歸檔文件質(zhì)量不高。而一旦出現(xiàn)從業(yè)人員缺乏專業(yè)素質(zhì)，缺少工作責(zé)任心，未能認(rèn)真記錄或者是整理相關(guān)的檔案文件，這些便會造成檔案文件的質(zhì)量問題。這些情況的出現(xiàn)均都會造成檔案文件的利用價值的丟失。所以說，我們應(yīng)該及時采取相應(yīng)的解決措施，加強(qiáng)企業(yè)文書檔案的收集以及歸檔工作，從而保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

二、做好文書檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的措施

（一）不斷完善檔案管理制度，提高文書檔案管理水平。文書檔案管理對一個企業(yè)的發(fā)展有著不可忽視的作用，所以說，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分重視文書檔案管理工作，不斷與時俱進(jìn)，完善檔案的管理制度以及相應(yīng)的硬件設(shè)施。將企業(yè)文書檔案管理制度有效執(zhí)行，不斷促進(jìn)文書檔案管理工作規(guī)范性和制度化，從而不斷提高文書管理水平。當(dāng)然了，要想提高檔案管理工作的管理水平，不僅僅需要穩(wěn)定辦公室人員，配備專業(yè)文書從業(yè)人員。同時，每一名員工要從思想上樹立責(zé)任意識，認(rèn)真做好文件資料的收集以及整理，有系統(tǒng)、有標(biāo)準(zhǔn)地進(jìn)行收納整理，以便以后的查找和利用。

（二）建立“自動化”管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的一體化管理。首先，我們應(yīng)該將文書以及檔案的工作淡化。將所有的文書都能夠給予相應(yīng)的編號，都能夠利用信息技術(shù)進(jìn)行相應(yīng)的存儲。畢竟，現(xiàn)在是一個信息化的時代。文書的儲存以及瀏覽等都將變得更加容易、更加規(guī)范。而自動化系統(tǒng)的設(shè)計時，需要將前期的文書資料進(jìn)行整合，將文書以及檔案的信息都?xì)w入到相應(yīng)的系統(tǒng)之中，同時再利用計算機(jī)對這些資料進(jìn)行有效的管理，從而達(dá)到資源共享。同時也能夠?qū)崿F(xiàn)文書和檔案工作合并，在這樣自動化的管理模式下，能夠高效地將兩者的工作聯(lián)系起來，從根本上實(shí)現(xiàn)文書處理以及檔案管理的規(guī)范化。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)。作為一名專業(yè)檔案的從業(yè)人員，不僅僅需要具備專業(yè)的檔案管理知識，同時還應(yīng)該具備較強(qiáng)責(zé)任心。除了可以利用業(yè)余時間自我提升之外，企業(yè)也應(yīng)該積極組織相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)工作，不斷強(qiáng)化從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)。同時，也要加強(qiáng)相關(guān)兼職檔案人員的知識以及技能培訓(xùn)工作，讓他們在自己的工作中掌握應(yīng)該如何進(jìn)行文書檔案的管理工作，從自身做起，能夠更加了解文書檔案管理的有效性，同時為接下來專職人員的管理鋪平了道路。在第一次文書檔案錄入中達(dá)到專業(yè)化，有效避免了專業(yè)文書檔案管理人員二次操作。每一個人深入了解文書檔案的收集以及管理流程，有效地為檔案的管理工作打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。而在錄入工作中就存在的問題，檔案管理的工作人員應(yīng)及時反饋給各部門，進(jìn)行及時地解決，避免問題的遺留。針對不熟悉的工作人員，可以定期給予相應(yīng)的培訓(xùn)，從而確保檔案管理工作的順利開展，這樣能夠有效減少檔案收集后返工情況的出現(xiàn)，這樣的檔案管理工作更加的高效化。當(dāng)然了，文書檔案管理工作的順利開展，也離不開各部門的支持與配合。

三、總結(jié)

文書檔案管理工作是衡量一個企業(yè)檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，管理水平的高低也直接影響著資料的完整性以及今后的利用率。所以說，檔案管理工作應(yīng)該讓每一位工作人員予以重視，能夠從以及思想層面以及實(shí)際行動中去踐行。加強(qiáng)文書檔案的管理工作，建立健全文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，從實(shí)際中不斷建立新的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，讓企業(yè)文書檔案管理能夠更加適合企業(yè)實(shí)際的發(fā)展。不斷提高文書檔案利用率，為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的后盾。