機(jī)關(guān)檔案管理由實(shí)踐引發(fā)的思考

劉靜

【摘要】本文論述了目前機(jī)關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出從根本上轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)檔案管理工作現(xiàn)狀的有效途徑。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)檔案管理；現(xiàn)狀；途徑

從事過機(jī)關(guān)檔案管理工作的人應(yīng)該有所感觸，所謂的機(jī)關(guān)檔案就是把機(jī)關(guān)歷年來發(fā)生的公務(wù)活動(dòng)的情況記錄并定期進(jìn)行整理，機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)工作歷史面貌的再現(xiàn)。但隨著當(dāng)代科技的快速發(fā)展，現(xiàn)在機(jī)關(guān)單位中的檔案種類已不再單一，各式各樣的檔案如雨后春筍，包括聲像檔案、實(shí)物檔案、科技檔案、民生檔案等各種檔案種類逐漸增加，這就需要以一種全新的管理方式來代替過去的傳統(tǒng)模式。但如何跟上時(shí)代的發(fā)展、強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案管理的水平、提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的效率，如何在具體的工作中破除思想意識(shí)跟不上時(shí)代的步伐，傳統(tǒng)的思想觀念占據(jù)主導(dǎo)位置等現(xiàn)象呢？要搞好機(jī)關(guān)檔案工作，必須從根本上轉(zhuǎn)變觀念、加強(qiáng)檔案管理實(shí)施力度、提高檔案人員的素質(zhì)、促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作新進(jìn)展等工作。

一、審視目前機(jī)關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）機(jī)關(guān)檔案管理工作過于形式化?，F(xiàn)機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理工作的重要性雖然有了一定的認(rèn)識(shí)，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也意識(shí)到了對(duì)加強(qiáng)檔案工作管理的必要性。但是實(shí)際的情況卻還是趨于表面形式，從根本上并沒有改變，雖已經(jīng)建立的檔案資料，但并沒有對(duì)其進(jìn)行充分的利用，這就使得檔案出現(xiàn)了形式化的一些色彩，造成檔案管理的價(jià)值也就不能得到很好地體現(xiàn)。

（二）機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)施力度不夠。機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度直接影響檔案工作能否有效開展，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的執(zhí)行力起著相關(guān)重要的作用。但機(jī)關(guān)的主管領(lǐng)導(dǎo)往往分管幾個(gè)科室或多個(gè)部門，而檔案工作僅僅是科室或部門眾多工作中的一項(xiàng)，又沒有專職檔案人員分管，主管領(lǐng)導(dǎo)的重視程度可想而知，檔案工作不是在短期就能見到成效的工作，其積極作用往往沒有其他部門的工作所起的作用顯著，所以在管理的力度上明顯不足。

（三）機(jī)關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平相對(duì)較低。檔案管理的工作只是作為機(jī)關(guān)單位中日常工作的一小部分，因此沒有專業(yè)的檔案管理人員。負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案管理的工作人員都是身兼多職，這就會(huì)導(dǎo)致他們疲于應(yīng)付日常事務(wù)，不會(huì)把更多的時(shí)間放在從事檔案治理工作上，更不會(huì)把精力完全放在業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)技能的鉆研上，大多數(shù)檔案人員對(duì)檔案工作重要性和責(zé)任性理解的不完全不透徹，工作中存在敷衍了事的思想，對(duì)所從事的檔案工作并不熱衷，不能從根本上發(fā)揮作用。

二、如何從根本上轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）務(wù)必由傳統(tǒng)的思想觀念向創(chuàng)新的觀念轉(zhuǎn)變。檔案管理工作是一門具有較強(qiáng)科學(xué)性且內(nèi)容豐富的系統(tǒng)工作。只有機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)者觀念的轉(zhuǎn)變、工作作風(fēng)轉(zhuǎn)變，才能真正提高機(jī)關(guān)檔案的管理水平。眾所周知，任何一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作，如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是很難開展的，更不要說取得良好的效果或成績(jī)，這項(xiàng)工作能否順利順利開展，取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的意義和價(jià)值的認(rèn)識(shí)程度，取決于他們對(duì)檔案工作的態(tài)度，領(lǐng)導(dǎo)者觀念的轉(zhuǎn)變而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)站在某個(gè)高度，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的利益出發(fā)，以提高檔案管理水平為重點(diǎn)，建立健全行之有效的管理機(jī)制，有效提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，使得檔案管理模式得到有效創(chuàng)新。

（二）務(wù)必提升對(duì)檔案管理人員的執(zhí)行與監(jiān)督力度。一般情況下，機(jī)關(guān)的公務(wù)員在工作中的重點(diǎn)與方向幾乎都是以領(lǐng)導(dǎo)的指示與態(tài)度來作為風(fēng)向標(biāo)的，領(lǐng)導(dǎo)除了要加強(qiáng)對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作的關(guān)注與投入，更重要的是要做好對(duì)檔案人員的監(jiān)督與執(zhí)行的工作，真正將其進(jìn)行貫徹與落實(shí)，而不是一句口號(hào)而已。要不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)技能培訓(xùn)，理順檔案管理體制，強(qiáng)化檔案管理手段，建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，合理優(yōu)化檔案管理工作流程，規(guī)范檔案信息化建設(shè)，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，激發(fā)檔案人員的工作熱情，確保機(jī)關(guān)檔案管理工作抓鐵有痕、落地有聲。

（三）務(wù)必提高機(jī)關(guān)檔案人員的自身素質(zhì)。因?yàn)闄C(jī)關(guān)對(duì)檔案管理工作的不重視，所以導(dǎo)致檔案管理工作缺乏專業(yè)性、技術(shù)性，機(jī)關(guān)檔案管理的人員絕大多數(shù)是非專業(yè)人員，相關(guān)的專業(yè)知識(shí)相對(duì)匱乏，且缺少相關(guān)的專業(yè)技能，而且還存在一人兼多職、變動(dòng)頻繁等問題。只有將檔案工作的重視程度和地位與各機(jī)關(guān)主要的業(yè)務(wù)部門同等重要時(shí)，才能在機(jī)關(guān)中配備專門的檔案管理人員，才能充分調(diào)動(dòng)機(jī)關(guān)檔案人員的積極性，提高檔案管理人員的工作能力，真正的將檔案工作作為一項(xiàng)重要的事業(yè)來重視。只有提高機(jī)關(guān)檔案人員的自身素質(zhì)，才能在具體的工作中發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，做好檔案管理工作。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案見證了各個(gè)機(jī)關(guān)單位的成長(zhǎng)歷程，并在事業(yè)發(fā)展過程中起著重要的作用。搞好機(jī)關(guān)檔案工作是新的歷史條件下機(jī)關(guān)檔案工作面臨的新任務(wù)、新要求。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念高度重視檔案事業(yè)，充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，機(jī)關(guān)中的檔案管理者與工作人員應(yīng)該在工作的過程中不斷提升自己的專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的執(zhí)行與監(jiān)督，積極創(chuàng)新、努力進(jìn)取，進(jìn)而為機(jī)關(guān)單位未來的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]薛匡勇.現(xiàn)代檔案觀，檔案學(xué)通訊，2006（2）.