如何做好新時(shí)期的檔案服務(wù)工作

馬麗萍

【摘要】檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，服務(wù)性是檔案工作的中心，檔案工作者必須樹立服務(wù)思想，端正服務(wù)態(tài)度，以為人民服務(wù)、為企業(yè)服務(wù)作為工作的基本方向和思想行為準(zhǔn)則，充分發(fā)揮檔案這一信息資源的作用，使其更加充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案服務(wù)；企業(yè)發(fā)展；現(xiàn)代化

眾所周知，21世紀(jì)是高科技經(jīng)濟(jì)信息飛速發(fā)展的時(shí)代，而隨著社會的不斷進(jìn)步，檔案服務(wù)工作也已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，人們對于檔案資源的認(rèn)識也日益提高，這就對新時(shí)期檔案工作人員的素質(zhì)和能力提出了更高的要求。如何將檔案服務(wù)工作提到一個(gè)新水平，這是檔案工作自身發(fā)展的需求也是社會發(fā)展的需求。

一、更新觀念是檔案服務(wù)工作要著重解決的問題

為更好地利用檔案，必須轉(zhuǎn)化四種觀念：一是轉(zhuǎn)化服務(wù)觀念。新世紀(jì)隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我們要把對檔案的認(rèn)識轉(zhuǎn)移到提高經(jīng)濟(jì)效益的中心上來，使人們認(rèn)識到檔案是自己的、有效的、經(jīng)常的信息來源，認(rèn)識到迅速獲得檔案信息的重要性。二是轉(zhuǎn)化服務(wù)對象觀念。由于我國曾是一個(gè)自給自足的小經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)方式占主導(dǎo)地位的封建農(nóng)業(yè)國家，個(gè)體的封閉的生活方式造成了人們內(nèi)向的認(rèn)識，長期以來認(rèn)為檔案僅僅是為政府部門和官員服務(wù)的，給檔案工作抹上了濃厚的政治色彩。新時(shí)期我們要將檔案服務(wù)于機(jī)關(guān)內(nèi)部擴(kuò)大到與業(yè)務(wù)工作有關(guān)的社會多方面服務(wù)。三是轉(zhuǎn)化服務(wù)態(tài)度觀念。新形勢下，檔案管理人員要樹立主動服務(wù)意識，主動了解領(lǐng)導(dǎo)決策和市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，根據(jù)社會各方面特別是領(lǐng)導(dǎo)決策工作的需要，積極開展檔案資源信息，努力做好提供利用，采取先進(jìn)的方法和手段，積極主動地挖掘館藏檔案的信息資源，深化為社會服務(wù)的功能。

二、內(nèi)容齊全是檔案服務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)

一是要做到大力豐富館室收藏。收齊收全檔案資料，做好業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，是檔案建設(shè)的根本，也是搞好檔案服務(wù)的基礎(chǔ)，是滿足社會各方面利用的前提條件。沒有館藏或館藏不豐富，便會造成檔案工作“無源之水、無本之木”。因此，必須按規(guī)定抓緊抓好檔案的接收工作，特別是經(jīng)濟(jì)信息和科學(xué)技術(shù)等方面的檔案接收工作。二是要加強(qiáng)檔案檢索工具體系的建立。首先要完善檔案檢索體系，逐步建立起以管理型檢索工具為基礎(chǔ)、以檢索型工具為主導(dǎo)、以報(bào)導(dǎo)型檢索工具為媒介的檔案檢索系統(tǒng)，促進(jìn)全社會對檔案信息資源的開發(fā)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源效益的發(fā)揮。其次要提高檔案檢索工具的質(zhì)量，降低漏檢率和誤檢率。三是要適時(shí)地對有關(guān)業(yè)務(wù)文件資料按類別整理成冊。加強(qiáng)對檔案資料的研究分析，盡可能地從各行業(yè)、各項(xiàng)目圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個(gè)中心任務(wù)來編寫參考資料，找出某一事物內(nèi)在的運(yùn)動變化和發(fā)展規(guī)律，從而使檔案利用者能夠更好地利用規(guī)律為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

三、提高檔案工作人員的素質(zhì)，是檔案服務(wù)質(zhì)量的根本保證

任何工作都是由人來完成的，因此人的素質(zhì)將關(guān)系到工作完成情況的好壞。同樣，檔案服務(wù)質(zhì)量的好壞與檔案工作人員的素質(zhì)高低有極大的關(guān)系。只有高素質(zhì)的檔案工作人員，才會有一流的服務(wù)態(tài)度和服務(wù)水平。首先，高效優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)依賴于檔案人員的職業(yè)道德，檔案人員良好的職業(yè)道德能使檔案利用者對檔案部門產(chǎn)生親和力，所以要加強(qiáng)檔案人員的職業(yè)道德教育，使其牢固樹立高效的檔案服務(wù)理念。二是高效優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)依賴于檔案人員的專業(yè)能力。檔案工作者必須不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，擴(kuò)大知識面，具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，熟悉館藏檔案，了解需求，掌握服務(wù)的方式方法，更好地適應(yīng)新形勢的發(fā)展和需要。三是要提高檔案工作人員的經(jīng)濟(jì)意識。在深化改革、擴(kuò)大開放的新形勢下，只有具備了較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)意識，才能根據(jù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的動向，了解和掌握當(dāng)前的需要，提高檔案應(yīng)用效能。

四、應(yīng)用現(xiàn)代化手段管理檔案，是提高檔案服務(wù)效率的關(guān)鍵

我們要實(shí)現(xiàn)“好鋼用在刀刃上”，以有限的資金使檔案服務(wù)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。一是實(shí)現(xiàn)檔案檢索現(xiàn)代化。利用計(jì)算機(jī)高效快速處理信息的功能對檔案進(jìn)行單項(xiàng)檢索、多項(xiàng)檢索和準(zhǔn)確檢索。此外，應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行借閱管理等工作，也都能大大提高檔案工作的效率。二是建立檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。為實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面、系統(tǒng)、快速、準(zhǔn)確的服務(wù)，滿足社會不斷增長對檔案信息資源的需求，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)中要逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化通信技術(shù)，將檢索系統(tǒng)由成批檢索、聯(lián)機(jī)檢索發(fā)展成聯(lián)網(wǎng)檢索，實(shí)行聯(lián)網(wǎng)檢索的主要優(yōu)勢是有利于開發(fā)計(jì)算機(jī)資源和檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)資源和檔案信息資源的共享。

五、加強(qiáng)檔案宣傳是提高檔案服務(wù)質(zhì)量的有效途徑

一是開展對檔案利用者的培訓(xùn)、輔導(dǎo)。由于檔案部門長期處于封閉狀態(tài)，造成社會對檔案、檔案工作了解甚少，在利用檔案的過程中，利用者必然會遇到許多疑難問題。正是由于這些疑難問題與其它因素相互作用，造成了檔案系統(tǒng)易用性差。因此，對利用者進(jìn)行培訓(xùn)、輔導(dǎo)是十分必要的，這也是使檔案系統(tǒng)易用性逐步變好的措施之一。二是擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍。通過檔案宣傳不僅能夠教育、動員、鼓勵(lì)廣大檔案工作者，而且還能夠擴(kuò)大檔案工作的社會影響，擴(kuò)大檔案服務(wù)工作的范圍。只有擴(kuò)大檔案信息服務(wù)的范圍，提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量，才能使檔案工作產(chǎn)生良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，檔案工作也因此具有存在價(jià)值和不斷發(fā)展的強(qiáng)大動力。三是加大對《檔案法》的宣傳力度。廣泛與新聞部門、宣傳部門進(jìn)行配合，以靈活多樣的形式和內(nèi)容組織宣傳，增強(qiáng)社會檔案意識。

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