關于婚姻登記檔案信息化管理的思考

范曉麗

【摘要】婚姻登記檔案作為記錄婚姻登記過程中所產(chǎn)生的憑證記錄載體，關系群眾切身利益，所以對其管理應當優(yōu)化工作手段，加快信息化建設。本文主要分析了婚姻登記檔案信息化管理的現(xiàn)狀，闡述了婚姻登記檔案信息化管理的優(yōu)勢，并對加強婚姻登記檔案信息化管理的途徑進行了研究和探討。

【關鍵詞】婚姻登記檔案；信息化；途徑

隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術和信息技術的發(fā)展，在婚姻登記檔案管理中加強了對信息化技術的應用，構建了婚姻登記檔案管理信息化系統(tǒng)，有效提高了工作效率。雖然信息化技術在婚姻登記檔案管理中應用比較廣泛，但目前還存在一定的問題，不利于信息化管理的發(fā)展。本文以山東省平度市婚姻登記處為例，分析婚姻登記檔案信息化管理中存在的問題，并提出建議。

一、婚姻登記檔案信息化管理的現(xiàn)狀

婚姻登記檔案信息化管理指全面運用現(xiàn)代信息技術和網(wǎng)絡技術，對婚姻登記信息資源進行管理和為社會提供服務的一種管理方式。在現(xiàn)階段，雖然婚姻登記檔案信息化技術給檔案管理工作帶來很多便捷，但其在發(fā)展中還存在一定的問題。

一是對婚姻登記檔案管理信息化的認識不夠。有的領導片面地強調(diào)婚姻登記窗口的服務態(tài)度、工作秩序、業(yè)務數(shù)量、工作質(zhì)量等場面工作，確保不出紕漏，不被投訴，認為婚姻登記檔案信息化管理是后臺工作，是其他工作的附屬工作，對于婚姻登記檔案信息化的改革和創(chuàng)新不夠重視，導致婚姻登記檔案信息化管理工作雖沒什么紕漏，但也沒有大的開展。

二是資金和人力投入不足。當今，隨著各項工作日益規(guī)范，婚姻登記檔案信息化建設提上了日程，信息資源的開發(fā)利用就顯得尤為重要，但實際情況卻有偏差。如平度市的婚姻登記檔案于1987年建檔，但電子檔案信息只補錄到1997年，而1987—1996年這10年的婚姻登記檔案卻一直未錄入信息庫，管理不到位。這里有個現(xiàn)實原因，平度市137.6萬人口，按照“轄區(qū)戶籍人口30萬以下的，至少配4名婚姻登記員，30萬以上的縣級市，每增加10萬戶籍人口增配1名婚姻登記員”的規(guī)定，平度市137.6萬人口至少配備12名婚姻登記員，可婚姻登記處實有編制僅5人，每年結婚登記1萬多對，離婚登記接近3000對，補領婚姻登記證2000多對，一年下來，每人的工作量都在3000多對，因此補錄歷史檔案的時間很少，而爭取社會人員幫忙錄入，爭取財政資金還有一定難度。

三是信息化管理工作的覆蓋面不到位。我國婚姻登記信息還沒有實現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)，目前，山東省婚姻登記信息實現(xiàn)了全省聯(lián)網(wǎng)，前來登記的當事人都是山東省內(nèi)的可全省聯(lián)網(wǎng)核查，若有一方為外省的，當事人聲明虛假的，計算機核查不出來，信息化管理不到位，就容易造成重婚或者騙婚現(xiàn)象的發(fā)生。此外，婚姻登記檔案信息化還需要相關職能部門的配合，做到信息共享。如我國離婚有法院和民政兩個渠道，這兩大部門是各自獨立執(zhí)法。去年底就有一對這么有趣的當事人，兩人于2013年在平度法院判決離婚了，去年12月兩人來到婚姻登記處本來是辦理復婚登記的，結果兩人臉皮“薄”，不承認在法院離婚了，提出補領結婚證的申請，因兩人提供的證件合格齊全，登記員就依法為兩人補領了結婚證，結果今年2月底，男方來到婚姻登記處，要求把結婚證的時間給改了，說他于2014年買的一套房子是他婚前財產(chǎn)，二人復婚后還是吵吵鬧鬧的，心里不踏實，登記處的工作人員這才被告知二人曾在法院離過婚。如果民政跟法院能做到信息共享，就不會造成執(zhí)法錯誤。

二、婚姻登記檔案信息化管理的優(yōu)勢

傳統(tǒng)婚姻登記檔案主要是以紙張的形式進行存儲，不僅工作人員查閱極不方便，檔案本身還會因為環(huán)境因素和存儲因素，而出現(xiàn)損壞、丟失等問題，管理起來比較復雜和繁瑣。而隨著計算機技術的進步，將登記資料和信息通過信息化管理的方式，成為當前檔案管理的主要方向。與傳統(tǒng)管理方式相比，信息化管理具有不可比擬的優(yōu)勢。

（一）儲存量優(yōu)勢。隨著社會的發(fā)展，婚姻登記檔案信息越來越多，傳統(tǒng)對紙質(zhì)資源分類、整理等管理方式，難以處理越來越龐大的信息內(nèi)容，而且需要更大的檔案室進行存儲。平度市每年形成1.5萬份婚姻登記檔案，普通檔案櫥就得7組，使用密集檔案架也要5組。按照檔案滿10年移交的規(guī)定，15萬份婚姻檔案也要50組檔案密集架?；橐龅怯洐n案信息化主要是利用硬盤、光盤等方式進行存儲，不僅具有存儲量大的優(yōu)勢，且其體積小，不會占用太多的地方。

（二）操作優(yōu)勢。采用檔案信息化管理，電子文檔在使用后可以隨時進行歸檔，檔案工作人員在進行檔案的查閱時，只需一個身份證號碼，就可以迅速查閱到需要的電子文檔，工作效率大大提高。平度市婚姻登記檔案較多，每年接待檔案利用者3000多人，有辦理戶口遷移、買房子辦貸款、批生育需要查閱離婚協(xié)議書的，有感情不和需要調(diào)用結婚檔案的，有辦理出國手續(xù)確認婚姻關系的，等等，婚姻登記檔案信息化管理方式的應用，使調(diào)檔更加準確及時，很好地滿足了當事人急用的心態(tài)。

三、加強婚姻登記檔案信息化管理的途徑

（一）提高對婚姻登記檔案信息化管理的認識。信息化管理技術在很多行業(yè)中都得到了廣泛應用，將其應用在婚姻登記檔案管理中，可以有效提高檔案管理工作的便利性和工作效率。隨著時代的進步，如今結婚登記、離婚登記每年登記數(shù)量越來越多，產(chǎn)生了眾多的檔案信息，查閱婚姻檔案的人也越來越多，給婚姻登記檔案信息化管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)，這就需要領導及工作人員充分認識到檔案信息化管理的重要性。目前我國建立了全國婚姻登記管理信息系統(tǒng)，但該網(wǎng)絡平臺因各種原因暫時還無法實現(xiàn)對較為前期的婚姻登記檔案的查閱和共享。因此，有關領導和相關部門需要加強對婚姻登記檔案信息化管理的認識，按照統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、面向公眾、保證安全的原則，進一步提高婚姻登記檔案信息化管理和服務水平，真正使信息化成果惠及婚姻當事人。

（二）加大對婚姻登記檔案信息化管理資金的投入?；橐龅怯洐n案信息管理工作在當今社會發(fā)展中越來越重要，因此需要加大對該工作資金的投入，實現(xiàn)相應設備和設施的全新化，從而保障管理工作更加快捷方便。首先要加強對婚姻登記檔案信息管理系統(tǒng)的構建，實現(xiàn)檔案信息的查閱、共享、整理和歸檔等。另外還需要結合婚姻登記檔案信息管理的特點，制定相應的管理體制，保障管理工作更加科學合理。同時要加強對婚姻登記檔案信息管理崗位工作人員的培訓，提高工作人員的業(yè)務素質(zhì)，滿足婚姻當事人的需要。

（三）保障婚姻登記檔案信息化管理的安全性。雖然婚姻登記檔案信息化管理具有很多優(yōu)勢，但其是基于計算機和網(wǎng)絡技術開展的工作，因此需要注重計算機和網(wǎng)絡方面存在的安全問題，如黑客、病毒、硬件等，都會給婚姻登記檔案的信息安全帶來影響。為了保障婚姻登記檔案的安全性，首先需保證計算機硬件設備的質(zhì)量過關，并加強計算計設備的防御措施。同時還需要注重殺毒防入侵技術的利用，應用電子身份認證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)加密技術，保障網(wǎng)絡的安全性。相關工作人員要提高警惕，增強安全意識，并定期對系統(tǒng)進行更新和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

（四）注重全文掃描和數(shù)據(jù)銜接。為了保障紙質(zhì)檔案信息能夠全面轉(zhuǎn)換為電子文檔，且信息沒有任何錯誤，應當采用彩色掃描模式進行掃描工作。對于清晰度較差的檔案，可以采用數(shù)碼相機拍照的方式進行儲存，主要以JPG格式存儲。另外還需要實現(xiàn)資源共享，即讓婚姻登記檔案信息與其他部門的檔案信息進行資源共享，從而可以讓工作人員查閱檔案時更加便捷。

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