淺談醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與管理

林樺

【摘要】本文通過分析我院當(dāng)前現(xiàn)狀和存在問題，找出解決問題的方法和對策，加快了檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的自動化系統(tǒng)建設(shè)，使醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)現(xiàn)代化，更好地服務(wù)于新時期檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案；信息數(shù)據(jù)庫

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是各項醫(yī)療活動中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)總稱，包括醫(yī)院各部門的物流、財流、人流等各種數(shù)據(jù)信息。隨著信息時代的來臨，迫切要求醫(yī)院加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，從而提高醫(yī)院整體工作效率，降低人力物力成本。

一、 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度不健全，管理范圍不明確。當(dāng)前我院檔案管理尚沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度，各部門各科室檔案管理較為隨意，缺乏及時歸檔的自覺性，認(rèn)識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性，造成檔案收集率和利用率不高。

（二） 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不一。檔案管理人員往往被認(rèn)為不同于臨床醫(yī)技科室，需要具備專業(yè)醫(yī)療知識，因而往往是由非管理專業(yè)人員組成。隨著現(xiàn)代管理理念和檔案信息化的發(fā)展，對人員素質(zhì)要求也隨之提高，且當(dāng)下對檔案管理人員的繼續(xù)教育和進(jìn)修學(xué)習(xí)等重視度不足，使檔案管理人員的管理思路和管理水平停滯不前。

（三）檔案管理的硬件投入不足。部分科室檔案管理場所狹小、設(shè)備陳舊等也制約了檔案管理的發(fā)展，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在本院醫(yī)療活動中得到廣泛應(yīng)用，而一些檔案管理確還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和管理。

二、信息化檔案數(shù)據(jù)庫的優(yōu)點

（一）檔案查詢的準(zhǔn)確率得到提高。傳統(tǒng)檔案管理常存在各科室分散管理，檔號或標(biāo)題不規(guī)范甚至沒有案卷標(biāo)題，或者部分案卷缺少卷內(nèi)目錄等等問題。數(shù)據(jù)庫建設(shè)后對醫(yī)院所有檔案集中在一個平臺統(tǒng)一管理，建立規(guī)范的、科學(xué)的檔案工作制度，對檔案的編排效率、檢索速度和查準(zhǔn)率都有明顯提升，可支持關(guān)鍵詞的模糊查詢，并能在檢索結(jié)果中直接查看各標(biāo)題對應(yīng)的內(nèi)容概要，方便日常檔案查詢工作。

（二）方便檔案的日常管理和維護(hù)。檔案注重原始稿件和原始資料，隨著檔案的利用次數(shù)增多其破損速度也在加快。檔案數(shù)據(jù)庫將檔案的原本進(jìn)行數(shù)字化保存，便于借閱和利用，也方便文檔的復(fù)制、保存、打印，解決了檔案保存與利用之間的矛盾。

（三）提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，借助檔案信息化建設(shè)的契機(jī)，同步提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)：一是引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員，不斷調(diào)整網(wǎng)絡(luò)管理人員的結(jié)構(gòu)，同時通過專業(yè)培訓(xùn)，掌握現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和知識。二是深入臨床和醫(yī)技科室一線調(diào)查醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案工作的要求，不斷探索和總結(jié)檔案管理技術(shù)的優(yōu)劣，推動檔案管理水平的提高。

（四） 便于建立三級網(wǎng)絡(luò)管理模式。檔案信息數(shù)據(jù)庫完善后，由一名副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領(lǐng)導(dǎo)，科主任負(fù)責(zé)，各科室專職檔案管理員為核心的檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式。實現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作，發(fā)揮檔案網(wǎng)絡(luò)整體性優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。

三、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)中的若干問題

（一）對檔案信息數(shù)據(jù)庫的認(rèn)識問題。檔案數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源建設(shè)的主流組織形式。它是以檔案的本體管理為基礎(chǔ)，兼顧數(shù)據(jù)庫設(shè)計和應(yīng)用發(fā)展的需要，將傳統(tǒng)的檔案實體信息、管理信息按照特定數(shù)據(jù)模型進(jìn)行組織的數(shù)據(jù)集合。傳統(tǒng)的紙質(zhì)環(huán)境下各類檔案資源的保存和利用不滿足于現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展要求，數(shù)據(jù)庫以其獨特的優(yōu)點已經(jīng)證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳模式，它將整個檔案管理領(lǐng)域看成是一系列信息單元的組合，并將信息單元組成具有一定結(jié)構(gòu)的整體。通過網(wǎng)絡(luò)在線實現(xiàn)對各種檔案數(shù)據(jù)的整合查詢、編輯修改、上傳下載等功能，簡化檔案管理流程。

（二）對檔案信息數(shù)據(jù)庫的設(shè)計要求。檔案信息數(shù)據(jù)庫最終目的是可以更好地提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，因此需要具備以下幾個設(shè)計要求。首先是可操作性，打開信息數(shù)據(jù)庫查詢界面時方便找到查詢窗口，根據(jù)醫(yī)院各科室不同查詢要求設(shè)置多條查詢路徑，比如可以選擇不同科室，不同日期，不同人員所保存的文檔進(jìn)行搜索。其次是可維護(hù)性，信息檔案數(shù)據(jù)庫的升級、數(shù)據(jù)條目的更新便于操作，可根據(jù)醫(yī)院各科室的管理需求變化更新數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。第三個要求是安全性，信息數(shù)據(jù)庫端口不可與外界相連，對密級不同檔案資料應(yīng)當(dāng)分別建立相應(yīng)密級的數(shù)據(jù)庫，設(shè)置不同級別人員的登錄權(quán)限和可查詢范圍，同時設(shè)置防火墻和安裝防病毒軟件維護(hù)系統(tǒng)的安全性。

（三）對數(shù)據(jù)庫管理人員的要求。醫(yī)院信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)離不開人才建設(shè)，雖然檔案信息化、現(xiàn)代化帶來便利，但容易受外界各種因素比如機(jī)房停電、系統(tǒng)升級障礙、終端計算機(jī)硬件損壞等等影響，進(jìn)而影響整個醫(yī)院檔案的正常管理運(yùn)營。這就要求數(shù)據(jù)庫管理人員具備專業(yè)計算機(jī)理論知識和豐富的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)計經(jīng)驗，具備維護(hù)設(shè)備正常運(yùn)營，并抵御病毒攻擊、抵御黑客攻擊等能力。

四、小結(jié)

研究設(shè)計適合本院自身需要的個體化、特色化信息數(shù)據(jù)庫是一項復(fù)雜系統(tǒng)工程，是一個需要多部門協(xié)作，多專業(yè)配合，運(yùn)用多學(xué)科知識不斷完善的過程，要求上至醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、下至后勤保障部門定期總結(jié)和分析存在的問題，探討和尋求解決途徑，為建設(shè)更加完善的現(xiàn)代化信息數(shù)據(jù)庫共同努力。

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