企業(yè)文書檔案實行現(xiàn)代化信息管理的措施探討

李娜

【摘要】當(dāng)前，傳統(tǒng)企業(yè)文書檔案管理已經(jīng)不能夠滿足當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的需求，隨著科技的發(fā)展，社會的進(jìn)步，信息化技術(shù)的不斷應(yīng)用，企業(yè)文書檔案管理也迎來重大的改革期，現(xiàn)代化信息管理下的企業(yè)文書檔案管理開始實踐，并得到推廣，然而在實際運用過程中，也出現(xiàn)了一些新的問題，需要解決。本文通過對企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化信息管理技術(shù)進(jìn)行了分析和研究，并提出了一些措施。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；文書檔案；信息管理

文書檔案管理是企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，在一定程度上事關(guān)企業(yè)發(fā)展的重要工作，通過對文書檔案的整理、搜集、保管和調(diào)閱實現(xiàn)企業(yè)重要數(shù)據(jù)的利用。然而，隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷擴大，現(xiàn)代化企業(yè)部門的豐富和完善，企業(yè)的管理文書數(shù)據(jù)等不斷增多，其中涉及的傳統(tǒng)文檔在管理上存在一定的混亂。為提高企業(yè)文書檔案管理的效果和質(zhì)量，現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)被不斷引入，在一定程度上，促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展，但同時，也出現(xiàn)了一些新的問題，存在著一些隱患影響企業(yè)的安全發(fā)展。

一、企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化信息管理內(nèi)容

企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化信息管理與傳統(tǒng)文書管理不同之處在于其處理內(nèi)容的數(shù)字化，通過對傳統(tǒng)文書檔案以數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)形勢進(jìn)行整理、收集、保管和交流等手段實現(xiàn)文書檔案的有效管理。因此，企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理的核心是數(shù)字化，基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)化，前提是安全化，只有做到這三點才能真正實現(xiàn)企業(yè)文書檔案的綜合管理。

（一）數(shù)字化。隨著技術(shù)的發(fā)展，想實現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理，前提是數(shù)字化。通過對數(shù)字化設(shè)備如掃描儀等設(shè)備的運用，對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描備份，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)之上，通過對掃描備份文件的快速查詢以實現(xiàn)工作效率的提高。而較先進(jìn)的公司通過電子文書的形式進(jìn)行運用，檔案管理部門以及其他各部門第一時間均能獲得電子文書檔案。

（二）網(wǎng)絡(luò)化。企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化信息管理的基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)化，通過對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，現(xiàn)代化信息管理技術(shù)實現(xiàn)了以電子文件的形式對重要文檔進(jìn)行管理操作，其消除了傳統(tǒng)文書檔案的空間限制，實現(xiàn)了高效運用。同時通過內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，使得企業(yè)文書檔案的流通性和實時性大大增強。

（三）安全化。現(xiàn)代化信息管理的前提是安全化。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題已經(jīng)成為互聯(lián)網(wǎng)用戶的重大安全問題。同樣，對于企業(yè)來說也是一樣。因此，企業(yè)現(xiàn)代化信息管理要想得以有效的運用其前提必須是確保信息管理的安全化。沒有安全的信息管理，將造成企業(yè)的重大問題、核心機密的外流，造成企業(yè)發(fā)展和生存的困難。

二、對企業(yè)文書檔案實行現(xiàn)代化信息管理的分析

企業(yè)通過對傳統(tǒng)文書檔案管理工作進(jìn)行改革升級，利用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)對其進(jìn)行改良，通過數(shù)字化工作的實現(xiàn)，大大提高了企業(yè)的管理效率和文書檔案管理的質(zhì)量。一方面，通過對數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的運用，大大提高了文書和重大文件的下達(dá)效率，克服了傳統(tǒng)的空間限制，提高了企業(yè)精神下達(dá)的實現(xiàn)。另一方面，通過數(shù)字化的處理和管理，降低了檔案管理人員的勞動內(nèi)容和勞動強度，減少了檔案管理對空間的要求，提高了文書檔案的調(diào)閱、查詢和使用效率。此外，以數(shù)據(jù)庫的形式對文書檔案進(jìn)行管理和備份，降低了傳統(tǒng)文件易損、易丟等缺點，提高了相關(guān)文件的保存效果，降低了數(shù)據(jù)損失的風(fēng)險。

三、企業(yè)文書檔案實行現(xiàn)代化信息管理存在的問題

雖然現(xiàn)代化的文書檔案管理有諸多優(yōu)點，但在實際使用中，也出現(xiàn)了一些問題，其中還存在一些重大問題，直接影響著企業(yè)的生存和發(fā)展。

（一）檔案管理安全要求高。隨著黑客技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的安全都是相對的，因此，企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的今天，采用信息管理方法也是存在著相當(dāng)?shù)娘L(fēng)險，尤其是商業(yè)競爭日益激烈，不排除一些卑劣的競爭手段威脅著現(xiàn)代化的企業(yè)文書檔案管理。此外，由于電子文件以數(shù)據(jù)的形式存在，其文件的修改和變化較傳統(tǒng)紙質(zhì)文書要容易的多，因此產(chǎn)生的風(fēng)險也較大。

（二）檔案管理人員要求較高。傳統(tǒng)文書管理以紙質(zhì)管理為主，對計算機等電子設(shè)備的操控要求較少，因此對人員的素質(zhì)要求不高。現(xiàn)代化信息管理的基礎(chǔ)是計算機技術(shù)，因此，對文書管理人員要求管理人員要有較好的計算機技術(shù)運用技能。此外，由于電子數(shù)據(jù)的的更改、刪除、備份等操作簡單，因此，造成數(shù)據(jù)變更、丟失和損壞也相對容易，因此對企業(yè)管理人員的忠誠度也有較高的要求。

四、針對企業(yè)文書檔案實行現(xiàn)代化信息管理問題的措施

（一）優(yōu)化系統(tǒng)管理，構(gòu)建安全環(huán)境。一方面，通過建立健全企業(yè)文書檔案管理系統(tǒng)，對文書檔案管理操作進(jìn)行系統(tǒng)化管理和控制，通過對文書檔案根據(jù)機密程度進(jìn)行權(quán)限的設(shè)定，不同文件有不同使用權(quán)限，以此來保障機密文件的安全。另一方面，通過構(gòu)建隔離內(nèi)外網(wǎng)管理系統(tǒng)，將文書管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行內(nèi)外網(wǎng)隔離，將重要文件，權(quán)限內(nèi)文件置于內(nèi)網(wǎng)，與外網(wǎng)隔離，以此來實現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)和文件的安全。此外，加強文書檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備的維護與管理，對系統(tǒng)與設(shè)備進(jìn)行升級，保障系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性和安全性。

（二）加強管理人員教育培訓(xùn)，提高文書檔案管理質(zhì)量。首先，加強對人員的教育和培訓(xùn)，提高操作人員的技術(shù)水平，以此來實現(xiàn)文書管理工作效率和質(zhì)量的提升。其次，通過積極的培訓(xùn)和各類活動，調(diào)動員工的積極性和忠實度，避免企業(yè)文書管理系統(tǒng)內(nèi)部人員造成重要信息的損失、丟失和泄漏等事故。最后，積極開展人才戰(zhàn)略，通過對人才的引進(jìn)，提高文書檔案管理質(zhì)量。

五、結(jié)語

企業(yè)文書檔案施行現(xiàn)代化信息管理雖然當(dāng)下存在一些問題，但它終將是時代發(fā)展的必然趨勢，企業(yè)只有順應(yīng)時代的發(fā)展，對現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行運用，才能實現(xiàn)企業(yè)文書檔案管理的質(zhì)的飛躍。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王鸝.企業(yè)文書檔案實行現(xiàn)代化信息管理的措施探討[J]. 計算機光盤軟件與應(yīng)用，2014（03）：132-133.