檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化

于東　楊發(fā)　章余浩

【摘要】宣漢縣是一個(gè)國貧大縣，人口眾多，教科系統(tǒng)隊(duì)伍龐大，許多學(xué)校都深處大巴山區(qū)，交通極為不便，因此加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化顯得特別重要。

【關(guān)鍵詞】規(guī)范化； 科學(xué)化；現(xiàn)代化；管理；利用

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想

胡錦濤同志曾指出：“檔案是全黨、全國人民各方面活動的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，它不僅對深化改革、發(fā)展經(jīng)濟(jì)、推動科技進(jìn)步、提高國民素質(zhì)有促進(jìn)作用，而且對維護(hù)維護(hù)祖國統(tǒng)一、加強(qiáng)民族團(tuán)結(jié)、保護(hù)社會穩(wěn)定具有重要作用?！苯炭凭稚舷乱研纬晒沧R：檔案是人類活動的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。為保證檔案工作的正常開展，教科局機(jī)關(guān)、直屬事業(yè)單位、各級各類學(xué)校分別成立了以主要領(lǐng)導(dǎo)為組長的檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，配備了檔案專兼職人員，保障檔案工作必要的經(jīng)費(fèi)，建立健全了檔案工作制度和管理制度，將檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入單位工作計(jì)劃和目標(biāo)管理，同時(shí)納入檔案人員年度考核，作為評職評優(yōu)、提拔任用的重要依據(jù)。

二、強(qiáng)化依法行政，全面進(jìn)行制度建設(shè)

在檔案管理工作中，教科局堅(jiān)持推行依法行政，按制度操作、完善功能，在嚴(yán)格落實(shí)《檔案法》的基礎(chǔ)上，建立檔案查閱制度、檔案借閱制度、檔案管理工作制度、檔案安全防火保衛(wèi)制度、檔案崗位責(zé)任制度、檔案庫房管理制度，形成了系統(tǒng)、全面、操作性、針對性都很強(qiáng)的制度體系。這一做法得到了上級領(lǐng)導(dǎo)的肯定和認(rèn)可。

三、注重宣傳，強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)

增強(qiáng)全員檔案管理意識，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，建立一支合格的檔案管理隊(duì)伍。再好的制度也需要人來執(zhí)行，如果執(zhí)行的人對檔案工作不了解，不能按照規(guī)定操作，必然使得管理制度變成“一紙空文”。所以必須加強(qiáng)對檔案管理員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。我局改變以前單一的集中培訓(xùn)，集中培訓(xùn)有諸多弊端：受制于固定性安排、針對性差、還有一些受培人員存在于一種敷衍了事，完成任務(wù)的想法，他們培訓(xùn)結(jié)束回到學(xué)校又以教學(xué)任務(wù)為重，將培訓(xùn)事項(xiàng)拋之腦后。

現(xiàn)在采取到校進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。為了能夠把這項(xiàng)工作扎扎實(shí)實(shí)開展下去，教科局檔案工作人員采取到校培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。一是要求每所學(xué)校上崗的檔案管理員必須是本地人，防止流動。二是要求每所學(xué)校的檔案管理員，在清理整理檔案過程中要有三度：整理檔案要站在歷史的高度，對待查詢?nèi)藛T必須有熱情的態(tài)度，銷毀過時(shí)檔案要有替未來著想的角度。三是要求檔案管理員要有三心：對待工作要有熱心，面對查詢?nèi)藛T要有耐心，對待檔案事業(yè)要有恒心。四是要求學(xué)校檔案管理員要與教科局檔案業(yè)務(wù)人員隨時(shí)保持聯(lián)系，做到信息暢通，在實(shí)際工作中遇到疑難問題便于討論，協(xié)助解決，確實(shí)拿不準(zhǔn)的就請示縣檔案局定奪。經(jīng)過努力，很多學(xué)校做到了三統(tǒng)一：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度，檔案集中，很多政策都逐一落實(shí)，教職員工無不拍手稱快。

四、檔案工作是一項(xiàng)民生工程

隨著依法治國進(jìn)程的推進(jìn)，查找檔案依據(jù)、證據(jù)的人絡(luò)繹不絕，在工作中盡力做到惠民、利民，成為教科系統(tǒng)的主旋律。教職工個(gè)人檔案兩年一復(fù)核。近兩年在復(fù)核過程中，發(fā)現(xiàn)一份檔案誤裝入另一位教師的檔案袋中，取出一看，萬分驚喜，這是一份已尋找多年的檔案。正是這份檔案，解決了一位多年信訪，多次到縣教科局、信訪局鬧事的教師身份，政策得以落實(shí)。此人系邊遠(yuǎn)山區(qū)一位女教師，如今50多歲，早在上世紀(jì)70年代就是一名民辦教師，八幾年嫁到宣漢縣，在大山深處的一所村小任教。她的檔案在轉(zhuǎn)移過程中不知去向，組織無法確認(rèn)其身份，只能把她當(dāng)成一名代課教師對待。這次水落石出，她本人萬分感激，因此教科局檔案工作人員也得到了社會的高度贊譽(yù)。還有一位早年去世的老師，死前吹噓了一些當(dāng)老師前在部隊(duì)的瑣事，通過社會誤傳，該鄉(xiāng)人民把他當(dāng)成一位英雄敬仰著，鄉(xiāng)人民政府在立功德碑時(shí)把他塑造成一名烈士，通過檔案查證，取消了他的功名，還原了歷史本面目。

五、檔案的目的在于應(yīng)用

我們在抓好檔案的收集、整理、歸檔、立卷工作的同時(shí)，始終堅(jiān)持把檔案的綜合利用作為重點(diǎn)。根據(jù)學(xué)校工作特點(diǎn)制訂了檔案利用檢索工具和檔案利用登記，并由教科局檔案管理人員牽頭，及時(shí)收集檔案利用的有效信息。每年為教職工及畢業(yè)生評職、晉級、參軍等查檔服務(wù)3000余人次；為解決原來的代課教師查檔5000余人次，得到確認(rèn)1750人次，為買社保提供了重要依據(jù)。近幾年，全縣教職工的二學(xué)歷公示，共計(jì)3000余人。通過檔案查閱，發(fā)現(xiàn)3人辦理了假畢業(yè)證書，其中有2人辦了大專畢業(yè)證書而招進(jìn)教師隊(duì)伍，通過檔案查證，將之清出教師隊(duì)伍，贏得了民心。另一位教師為評中級職稱辦了假文憑，通過檔案查證，取消了該教師的中級職稱，做到了公平競爭，依法辦事，純潔了教師隊(duì)伍。

檔案資料的利用也為教科系統(tǒng)解決了很多棘手問題。教職工出生時(shí)間認(rèn)定，以本人檔案最先記載的時(shí)間為準(zhǔn)，減少了很多不必要的口角糾紛。又如我縣有位80高齡的老師，在1962年體制改革，機(jī)構(gòu)精簡人員中，原則是先本人申請，后組織批準(zhǔn)決定，他自愿放棄工作回家。后來他多次到教科局請求復(fù)職領(lǐng)退休生活費(fèi)，一直是個(gè)老大難，無論怎樣做工作，他總說是先前的領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)迫他回家。最后，通過查找檔案依據(jù)，拿出當(dāng)年他本人親筆寫下的申請，他才無話可說，多年的問題才得以解決。檔案是一項(xiàng)功在當(dāng)代，利在千秋的事業(yè)得到進(jìn)一步詮釋。