關(guān)于企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新的思考

何春燕

【摘要】提升企業(yè)辦公室管理水平，不僅能夠提升工作效率，也能提升企業(yè)總體管理水平，創(chuàng)新辦公室管理工作形式，是提高辦公室管理水平的關(guān)鍵。本文結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)的辦公室工作職責(zé)及自身特點(diǎn)，探討了現(xiàn)有辦公室管理工作中的不足之處，并提出科學(xué)管理的建議。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；辦公室管理；創(chuàng)新

一、企業(yè)辦公室管理的內(nèi)涵

辦公室是發(fā)揮“承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系四方”作用的關(guān)鍵，對(duì)企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)有極其重要的作用和意義。辦公室管理工作綜合性較強(qiáng)，其職責(zé)范圍內(nèi)容也較豐富。

（一）輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。辦公室作為綜合管理機(jī)構(gòu)，接觸工作面廣、信息范圍大，通過搜集信息、提出多種備用方案，提出建設(shè)性參考意見，為企業(yè)管理層提供全面、詳盡的決策依據(jù)，以提高企業(yè)整體工作效益，做好企業(yè)管理者進(jìn)行科學(xué)決策的參謀和助手。

（二）協(xié)調(diào)職能。辦公室是企業(yè)工作高效、有序進(jìn)行的協(xié)調(diào)者，主要負(fù)責(zé)與外單位和企業(yè)內(nèi)部各部門的溝通、協(xié)調(diào)工作，保障及時(shí)傳達(dá)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指示精神，促進(jìn)企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)和工作全面發(fā)展，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)計(jì)劃目標(biāo)。既包括協(xié)調(diào)與上級(jí)單位、平級(jí)單位等與企業(yè)有關(guān)的各種關(guān)系，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境；也包括協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門之間的關(guān)系，為企業(yè)穩(wěn)定和諧的發(fā)展創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境。

（三）信息溝通?，F(xiàn)代企業(yè)接收的信息量較大，對(duì)接收的信息進(jìn)行有效控制管理是實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的基礎(chǔ)。良好的溝通機(jī)制能夠保障信息傳達(dá)的及時(shí)性、暢通性，更能為企業(yè)的決策與執(zhí)行力提供基本的保障。企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)中，提高信息的透明度與反饋程度是實(shí)現(xiàn)有效溝通、完成經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的重點(diǎn)。企業(yè)辦公室需要改善溝通環(huán)境，健全溝通機(jī)制，建立現(xiàn)代化、科學(xué)化的信息網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)辦公室既要培養(yǎng)素質(zhì)好、開拓意識(shí)強(qiáng)的信息人才隊(duì)伍，又要通過信息與溝通機(jī)制建設(shè)不斷強(qiáng)化內(nèi)部控制，制定與企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)相結(jié)合的信息管理制度，明確職責(zé)，予以監(jiān)督考核。在信息溝通工作中，利用現(xiàn)代科技降低信息不對(duì)稱的不利影響，企業(yè)辦公室應(yīng)力求把握信息所反映的客觀事實(shí)，保障信息的準(zhǔn)確性、安全性和暢通性，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展服務(wù)。

（四）提高管理效能。管理者清晰、準(zhǔn)確地認(rèn)識(shí)管理職責(zé)，是有效發(fā)揮辦公室管理職能的前提。辦公室既要完成企業(yè)管理者下達(dá)的各項(xiàng)計(jì)劃工作任務(wù)，又要保障與各部門建立和諧的工作關(guān)系。管理的同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)有效溝通，避免空白管理和重復(fù)管理造成時(shí)間、人力成本的浪費(fèi)，以進(jìn)一步提升管理效率。

二、企業(yè)辦公室管理存在不足

（一）管理觀念缺乏創(chuàng)新。隨著經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，新思想和新方法不斷被運(yùn)用到企業(yè)管理中，企業(yè)辦公室管理面臨日益嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。辦公室不僅是為公司內(nèi)部工作運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)，新時(shí)期企業(yè)辦公室工作的內(nèi)容和形式都發(fā)生了變化，結(jié)合企業(yè)工作實(shí)際開展情況不斷創(chuàng)新管理觀念，應(yīng)提升辦公室管理工作的全面性、計(jì)劃性和預(yù)見性，推動(dòng)企業(yè)改善管理機(jī)制，適應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境。

（二）管理水平亟待提高。管理涉及組織的所有資源及活動(dòng)，包含著深刻的辯證關(guān)系。正確處理和對(duì)待管理決策、管理體系建立、管理規(guī)范與創(chuàng)新、管理的“以人為本”、管理對(duì)象等幾個(gè)方面關(guān)系，有利于提升公文收發(fā)、日常接待、信息收集處理等日常工作的管理效率，推進(jìn)工作方式規(guī)范化和制度化，是提高管理水平、提升管理效益和企業(yè)整體工作效率的前提。根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，發(fā)揮辦公室工作人員積極性，引導(dǎo)其發(fā)掘內(nèi)在潛能，不斷探索新的工作方法，高效完成管理者布置的各項(xiàng)工作任務(wù)，充分發(fā)揮辦公室效能。

三、管理創(chuàng)新思路

（一）更新管理理念?，F(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的核心是為企業(yè)發(fā)展大局服務(wù)，保障各部門工作順利推進(jìn)。辦公室管理必須不斷創(chuàng)新工作思路，改進(jìn)管理方法。挖掘不同崗位的潛能，調(diào)動(dòng)員工的積極性與創(chuàng)造性，通過制度約束的力量保障管理創(chuàng)新的方式落實(shí)到位。同時(shí)，根據(jù)辦公室管理方式的創(chuàng)新，調(diào)整優(yōu)化企業(yè)文化及制度規(guī)范，為企業(yè)運(yùn)營(yíng)、管理和發(fā)展帶來(lái)源源不斷的生機(jī)和活力。

（二）規(guī)范管理制度。有效落實(shí)企業(yè)辦公室管理工作，進(jìn)一步優(yōu)化、完善管理工作。企業(yè)需不斷完善長(zhǎng)效管理制度及管理規(guī)范，對(duì)內(nèi)部行為進(jìn)行約束和規(guī)范，以期提升辦公室管理效率。以健全的制度為基礎(chǔ)規(guī)范辦公室管理工作。企業(yè)通過完善的管理制度，調(diào)動(dòng)員工的積極性，提高企業(yè)整體工作效率。

（三）樹立良好工作作風(fēng)。員工的工作作風(fēng)對(duì)工作開展成效至關(guān)重要，樹立良好的工作作風(fēng)有利于提高工作效率、提高團(tuán)隊(duì)凝聚力。員工通過加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高組織管理、綜合分析、協(xié)調(diào)辦事等工作能力，保障工作成效。

（四）探索創(chuàng)新管理機(jī)制。辦公室管理人員、工作人員要以改革的精神思考和研究本職工作，在工作中勇于開拓創(chuàng)新辦公室工作新局面的有效途徑，積極探索建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、信息靈敏、優(yōu)質(zhì)高效的辦公室工作機(jī)制，不斷完善，進(jìn)一步提升工作效能。

四、企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新途徑

（一）提高辦公室工作人員綜合素質(zhì)。具備高素質(zhì)綜合管理能力，是辦公室工作協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行企業(yè)管理的基本要求。只有辦公室工作人員的整體素質(zhì)不斷提升，才能不斷提高辦公室的工作質(zhì)量。提高工作人員的綜合素質(zhì)可通過崗位培訓(xùn)、再教育、自學(xué)等方式進(jìn)行，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性，鼓勵(lì)員工結(jié)合崗位工作完善職業(yè)規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值與企業(yè)價(jià)值的統(tǒng)一。

（二）強(qiáng)化辦公室工作的服務(wù)、監(jiān)督職能。認(rèn)清企業(yè)不同時(shí)期的發(fā)展形勢(shì)，積極轉(zhuǎn)變管理觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，是辦公室管理工作的責(zé)任與義務(wù)。建立規(guī)范的工作秩序，保證科學(xué)決策、有效指揮和政令暢通。督查是辦公室管理的重要職責(zé)，是落實(shí)企業(yè)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和目標(biāo)任務(wù)的關(guān)鍵。辦公室管理工作必須圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、工作重心，建立權(quán)威高效、運(yùn)轉(zhuǎn)自如的監(jiān)督機(jī)制。

（三）管理規(guī)范與企業(yè)業(yè)務(wù)開展有機(jī)結(jié)合。企業(yè)辦公室管理的工作應(yīng)當(dāng)與企業(yè)業(yè)務(wù)開展有機(jī)結(jié)合，以企業(yè)發(fā)展為目標(biāo)，企業(yè)利益最大化為導(dǎo)向。規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理，管理者不僅要了解本行業(yè)法律法規(guī)、行業(yè)行規(guī)，還要掌握市場(chǎng)動(dòng)向、發(fā)展趨勢(shì)，分析行業(yè)管理模式，不斷提高業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，辦公室管理規(guī)范與企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展有機(jī)結(jié)合不僅有利于推動(dòng)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展，也有利于完善辦公室管理機(jī)制，有效增強(qiáng)企業(yè)發(fā)展動(dòng)力。

（四）創(chuàng)建學(xué)習(xí)型辦公室。創(chuàng)建學(xué)習(xí)型辦公室是企業(yè)構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織的一部分，是與時(shí)俱進(jìn)、順應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)與信息時(shí)代的必然要求，是提升辦公室管理創(chuàng)新能力的有效途徑。根據(jù)企業(yè)辦公室的特征和實(shí)際，結(jié)合崗位職責(zé)，定期組織開展學(xué)習(xí)，將各種知識(shí)、企業(yè)價(jià)值觀、行為規(guī)范、崗位要求轉(zhuǎn)變?yōu)楣餐妇?、崗位能力和自覺行動(dòng)。通過學(xué)習(xí)實(shí)現(xiàn)信息反饋、交流和共享，為組織和個(gè)人帶來(lái)新的創(chuàng)造能力。

現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理是企業(yè)內(nèi)部管理的核心，作為綜合性管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，辦公室是企業(yè)正常運(yùn)行的中樞神經(jīng)，是企業(yè)得到反饋信息的紐帶。辦公室需協(xié)調(diào)內(nèi)外多方關(guān)系，辦公室管理人員要增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、學(xué)習(xí)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、大局意識(shí)，構(gòu)建學(xué)習(xí)型辦公室，為企業(yè)的良好運(yùn)行服務(wù)。同時(shí)，易于操作、實(shí)用性強(qiáng)的規(guī)章制度是現(xiàn)代企業(yè)辦公室實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)的成敗不僅取決于其適應(yīng)市場(chǎng)和環(huán)境的應(yīng)變能力，同時(shí)取決于其內(nèi)部管理制度的科學(xué)性、完善性。有了企業(yè)辦公室科學(xué)的現(xiàn)代管理制度，才可能發(fā)展成為規(guī)范、高效的現(xiàn)代企業(yè)。因此，企業(yè)辦公室要力求使每項(xiàng)工作都能做到制度化、規(guī)范化，并建立必要的考核、獎(jiǎng)懲辦法，鼓勵(lì)先進(jìn)，督促落后，保證辦公室工作順利運(yùn)轉(zhuǎn)。企業(yè)辦公室管理工作要不斷適應(yīng)科技發(fā)展帶來(lái)的巨大變化，及時(shí)讓最新技術(shù)為之所用，對(duì)辦公設(shè)備亦要注意不斷更新和改進(jìn)，創(chuàng)新管理方式，謀求效率的最大化改善。

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