浙江省本科院校檔案機構(gòu)建制模式的調(diào)查與分析①

陳建平

(浙江工商大學(xué)檔案館)

浙江省本科院校檔案機構(gòu)建制模式的調(diào)查與分析①

陳建平

(浙江工商大學(xué)檔案館)

高校檔案機構(gòu)建制模式是高校檔案管理工作高效運行的關(guān)鍵因素,直接關(guān)系其運行所能獲取的條件保障和實際資源,影響著高校檔案工作的發(fā)展。本文選取32所浙江省本科院校為對象,探討了浙江省本科院校檔案館建制模式現(xiàn)狀,分析了浙江省本科院校檔案館建制模式存在與建校歷史、全日制在校生規(guī)模和館藏總量等諸多不匹配的現(xiàn)象,以及其產(chǎn)生的緣由,并提出相應(yīng)的政策建議。

浙江省 本科院校 檔案機構(gòu) 建制模式

高校檔案機構(gòu)建制模式是高校檔案管理工作高效運行的關(guān)鍵因素,直接關(guān)系高校檔案工作者在開展檔案收集、保管、鑒定和利用等具體業(yè)務(wù)流程所能獲取的人、財、物等工作條件和實際資源,影響著高校檔案管理工作的推進和發(fā)展。近年來,浙江省本科院校教學(xué)、科研和社會服務(wù)等整體水平明顯提升,而相應(yīng)的高校檔案館建制模式卻存在迂回、管理力度參差不齊等問題,對高校檔案工作產(chǎn)生一定程度的不利影響。

一、浙江省本科院校檔案機構(gòu)建制模式的基本情況

本文選取浙江省普通本科院校為研究對象,采用2015年度浙江省教育廳、浙江省高等學(xué)校檔案學(xué)會聯(lián)合組織的高校檔案機構(gòu)基本情況調(diào)查所獲得的一手數(shù)據(jù),對省內(nèi)本科院校的檔案館建制模式進行針對性的探討和分析。本次選取的對象包括浙江大學(xué)、中國美術(shù)學(xué)院、浙江工業(yè)大學(xué)、浙江師范大學(xué)、寧波大學(xué)、杭州電子科技大學(xué)、浙江理工大學(xué)、浙江工商大學(xué)、浙江中醫(yī)藥大學(xué)、溫州大學(xué)、杭州師范大學(xué)、中國計量學(xué)院、浙江海洋學(xué)院、浙江農(nóng)林大學(xué)、溫州醫(yī)科大學(xué)、浙江財經(jīng)學(xué)院、浙江科技學(xué)院、浙江傳媒學(xué)院、嘉興學(xué)院、湖州師范學(xué)院、紹興文理學(xué)院、臺州學(xué)院、麗水學(xué)院、衢州學(xué)院、浙江警察學(xué)院、浙江萬里學(xué)院、浙江樹人大學(xué)、寧波工程學(xué)院、寧波諾丁漢大學(xué)、寧波大紅鷹學(xué)院、浙江越秀外國語學(xué)院、浙江外國語學(xué)院等32所本科院校。調(diào)查數(shù)據(jù)分析顯示,浙江省本科院校檔案館建制模式大致有以下三種類型：(1)直屬單位;(2)隸屬學(xué)校辦公室;(3)隸屬于圖書館,或與圖書館合署。

(一)直屬單位

在32所本科院校中,直屬單位的有12所,其全日制在校生規(guī)模均超過1萬人,且均獨立建館。其中,建校歷史50年及以上的有9所,不足50年的有3所;正處級建制的有5所,副處級建制的有7所。(詳見表1)

表1 直屬單位建制檔案機構(gòu)情況一覽表

(二)隸屬學(xué)校辦公室

在32所本科院校中,隸屬學(xué)校辦公室的有15所。其中,建校歷史50年及以上的有7所,不足50年的有8所;全日制在校生規(guī)模超過1萬人的有10所,不足1萬人的有5所;具有處級行政級別的有4所,科級行政級別的有11所。(詳見表2)

表2 隸屬于校辦建制檔案機構(gòu)情況一覽表

(三)隸屬于圖書館,或與圖書館合署

在32所本科院校中,隸屬圖書館或與圖書館合署的有5所,其全日制在校生規(guī)模均超過1萬人。其中,建校歷史50年及以上的有3所,不足50年的有2所;處級行政級別的有4所,科級行政級別的有1所。(詳見表3)以浙江師范大學(xué)為例,其檔案館與圖書館合署,組成“圖文信息中心”。

表3 隸屬于圖書館建制檔案機構(gòu)情況一覽表

二、浙江省本科院校檔案機構(gòu)建制模式的問題分析

相當(dāng)部分浙江省本科院校檔案館建制模式與學(xué)?？傮w發(fā)展不相適應(yīng),也不符合《高等學(xué)校檔案管理辦法》(教育部27號令)的相關(guān)規(guī)定?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第六條規(guī)定：“高校檔案機構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館：(1)建校歷史在50年以上;(2)全日制在校生規(guī)模在1萬人以上;(3)已集中保管的檔案、資料在3萬卷(長度300延長米)以上。未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室?！睆囊陨弦?guī)定來看,浙江省本科院校檔案館建制模式存在與建校歷史、全日制在校生規(guī)模和館藏總量等諸多不匹配的情況,仍有待于逐步規(guī)范、統(tǒng)一。

(一)存在的問題

1.與建校歷史不匹配。在本次調(diào)查中,建校歷史50年及以上的高校包括浙江大學(xué)、中國美術(shù)學(xué)院、浙江工業(yè)大學(xué)、浙江師范大學(xué)、杭州電子科技大學(xué)、浙江理工大學(xué)、浙江工商大學(xué)、浙江中醫(yī)藥大學(xué)、溫州大學(xué)、杭州師范大學(xué)、浙江海洋學(xué)院、浙江農(nóng)林大學(xué)、溫州醫(yī)科大學(xué)、嘉興學(xué)院、湖州師范學(xué)院、臺州學(xué)院、麗水學(xué)院、浙江警察學(xué)院、浙江外國語學(xué)院等19所。其中,中國美術(shù)學(xué)院、浙江海洋學(xué)院、浙江農(nóng)林大學(xué)、麗水學(xué)院、浙江警察學(xué)院、浙江外國語學(xué)院等6所學(xué)校沒有獨立建館,占比例31.6%。值得注意的是,作為國內(nèi)藝術(shù)類頂級高校,中國美術(shù)學(xué)院不僅沒有獨立建館,而且專職人員只有兩名,館室面積也僅有286平方米。

2.與全日制在校生規(guī)模不匹配。在32所本科院校中,全日制在校學(xué)生規(guī)模達一萬人以上的高校共有27所,其中浙江海洋學(xué)院、浙江農(nóng)林大學(xué)、浙江科技學(xué)院、浙江傳媒學(xué)院、麗水學(xué)院、浙江萬里學(xué)院、寧波工程學(xué)院、寧波大紅鷹學(xué)院等8所高校沒有獨立建館,累計占比29.6%。

3.與館藏總量不匹配。本次調(diào)查的32所本科院校中,已集中保管的檔案、資料在3萬卷(長度300延長米)以上的共有24所,其中浙江海洋學(xué)院、浙江科技學(xué)院、浙江傳媒學(xué)院、麗水學(xué)院、浙江萬里學(xué)院、寧波大紅鷹學(xué)院、浙江外國語學(xué)院等7所沒有獨立建館,累計占比29.2%。

(二)原因分析

針對以上不匹配的情況,其原因大致分析如下：

從本科院校內(nèi)部而言,一方面,檔案工作的特性決定了其在高校教學(xué)管理中不會是重點工作,更不可能是中心工作;另一方面,一些高校領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄,認為檔案機構(gòu)僅僅是教學(xué)輔助部門,甚至是教輔部門的末尾。這些內(nèi)在因素決定了高校檔案館建制隨時面臨著“分了再合,合了再分”的尷尬局面,也決定了檔案工作在整個學(xué)校資源(人、財、物等)分配上所能獲得的份額較少,質(zhì)量難以得到保障。

從本科院校外部環(huán)境來看,一方面,在當(dāng)前的教育行政管理體制下普通本科院校一般由省教育廳主管,而教育廳在檔案工作方面的管理和指導(dǎo)力量卻相當(dāng)薄弱,監(jiān)督力度更是缺乏;另一方面,在業(yè)務(wù)管理上具有優(yōu)勢的省檔案局,其管理和指導(dǎo)重心卻不可能在普通本科院校。這種情況造成了一種特殊的現(xiàn)象——有權(quán)限的,沒有業(yè)務(wù)能力管;有業(yè)務(wù)能力管的,沒有直接權(quán)限,也無法顧及。

三、完善浙江省本科院校檔案機構(gòu)建制模式的政策與建議

(一)從檔案行政管理的角度

從管理者的角度,高校檔案管理的上級部門應(yīng)該加強監(jiān)督和指導(dǎo)力度,對高校檔案館建制模式進行規(guī)范、統(tǒng)一管理?；诜ㄖ蔚囊曇?高校檔案工作上級主管部門可以從“完善法制,有法必依,執(zhí)法必嚴”著手：

第一,制定高校檔案機構(gòu)建制指導(dǎo)意見,促進高校檔案管理模式規(guī)范統(tǒng)一。針對本科院校檔案館建制模式參差不齊的情況,浙江省高校檔案管理上級部門有必要依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》以及《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》,結(jié)合浙江省高校實際,制定具體、可操作的高校檔案機構(gòu)建制指導(dǎo)意見。比如,有關(guān)高校檔案工作所需的人、財、物等基礎(chǔ)配備應(yīng)該在數(shù)量上要有最低規(guī)定等。這樣有利于高校在具體執(zhí)行時,有基本的依據(jù)或參考,可以根據(jù)自身的實際情況,在“低限度”至“高標準”之間做出權(quán)衡。同時,指導(dǎo)意見還可以既有基本配備的強制性要求,又有非強制性的指導(dǎo)建議。這樣,不僅有利于高校檔案館建制模式的規(guī)范和統(tǒng)一,而且有利于高校檔案管理體制機制創(chuàng)新,從而推進高校檔案工作發(fā)展。

第二,宣傳檔案法律法規(guī),強化高?！耙婪ㄖ螜n”的行政常識、意識。高校檔案管理上級部門有必要加強檔案法律法規(guī)宣傳,強化高校領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理方面的法治意識。高校領(lǐng)導(dǎo)熟悉檔案法律法規(guī)是其依法施政的重要前提,檔案法治意識是其進行檔案行政管理的必備條件,推動“依法管檔,依法治檔”將有效避免高校檔案館建制模式隨著某些“個人意志”或所謂“工作創(chuàng)新”而肆意調(diào)整或改變,導(dǎo)致高校檔案工作隊伍不穩(wěn)定,影響高校檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

第三,開展高校檔案工作的執(zhí)法監(jiān)察,促進檔案法律法規(guī)得到真正的貫徹執(zhí)行。高校檔案管理上級部門(檔案局和教育廳)有必要依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》(教育部27號令)及相關(guān)法律規(guī)章,對高校檔案館建制模式進行執(zhí)法監(jiān)察;針對沒有依法落實的,或者執(zhí)行過程中存在不符合規(guī)范的,應(yīng)該責(zé)令其按期進行依法整改,并進行持續(xù)、有效的跟蹤反饋,直至其檔案管理模式符合實情、符合法定規(guī)范。

(二)從檔案工作主體的角度

從高校檔案工作主體的角度,高校檔案管理工作者要秉持有“有為才能有位”的工作態(tài)度,也要力爭“有位”以更加“有為”的現(xiàn)實條件。

第一,主動向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報,爭取將檔案機構(gòu)的發(fā)展規(guī)劃納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁忙,不一定能實時關(guān)注到檔案工作發(fā)展,也不一定了解檔案機構(gòu)設(shè)置的有關(guān)規(guī)定和要求,這就需要高校檔案人員積極主動向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)做宣傳匯報,同時結(jié)合本校的實際情況,提出檔案機構(gòu)建制改革的可行性方案。此外,還要加強與組織、人事等有關(guān)部門的溝通、協(xié)調(diào),爭取得到理解和支持。

第二,做好內(nèi)部建設(shè)工作,以扎實的內(nèi)功展示檔案機構(gòu)的形象。比如,加強檔案干部隊伍建設(shè),提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力;加速檔案管理的軟、硬件更新升級,推進檔案網(wǎng)絡(luò)化收集、管理和利用;不斷優(yōu)化館藏檔案資源,推進檔案資源體系建設(shè)以及檔案信息化建設(shè);等等。

第三,圍繞學(xué)校中心工作,拓展服務(wù)方式和手段,以“有所作為”得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的肯定和重視。比如,加強特定專題檔案的在線查詢以及學(xué)籍檔案的遠程查詢,推動建設(shè)方便廣大師生及校友的檔案查詢服務(wù)體系;加強校史檔案資源開發(fā)利用,與有關(guān)部門(宣傳部、校友辦、團委、文化校園建設(shè)辦公室等)共享,服務(wù)學(xué)校文化校園建設(shè)以及校友工作;等等。

高校檔案工作者的不懈努力,以及上級部門提供應(yīng)有的政策條件,推動了浙江省本科院校檔案機構(gòu)建制模式改革與發(fā)展,以適應(yīng)高等院校自身整體發(fā)展的需求。

[1]張仲華.云南高校檔案工作研究[M].昆明：云南大學(xué)出版社,2015.

[2]黨躍武.高校檔案工作科學(xué)發(fā)展探索與實踐[M].成都：四川大學(xué)出版社,2016.