淺談發(fā)文字號(hào)中發(fā)文機(jī)關(guān)代字的擬制

尹曉葉　高國(guó)華　張長(zhǎng)春

發(fā)文字號(hào)是公文的有機(jī)組成部分，是公文的“身份標(biāo)識(shí)”，在文件登記、文件查詢引用、文件歸檔管理等環(huán)節(jié)都有重要作用，正確編制發(fā)文字號(hào)很重要。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（國(guó)標(biāo)GB/T9704-2012）對(duì)發(fā)文字號(hào)中的年份、發(fā)文順序號(hào)格式、編排均有明確規(guī)定，但對(duì)于發(fā)文機(jī)關(guān)代字的擬制，則由于各單位實(shí)際情況存在差異，難以統(tǒng)一規(guī)定，在實(shí)際工作中經(jīng)常出現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)代字?jǐn)M制不規(guī)范的現(xiàn)象。本文以中國(guó)科學(xué)院系統(tǒng)內(nèi)各單位的發(fā)文字號(hào)為切入點(diǎn)，探討發(fā)文機(jī)關(guān)代字?jǐn)M制的規(guī)范性問(wèn)題。

一、發(fā)文機(jī)關(guān)代字存在的問(wèn)題

目前發(fā)文機(jī)關(guān)代字?jǐn)M制中存在的問(wèn)題集中表現(xiàn)在三個(gè)方面：

（一）發(fā)文機(jī)關(guān)代字?jǐn)M制不準(zhǔn)確、不完整

發(fā)文機(jī)關(guān)代字?jǐn)M制不準(zhǔn)確、不完整，導(dǎo)致代字脫離了發(fā)文機(jī)關(guān)。發(fā)文機(jī)關(guān)代字是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱的高度縮略，因此代字?jǐn)M制的基本原則是與發(fā)文機(jī)關(guān)保持一致。而二者不一致的情況卻隨處可見(jiàn)：例如中國(guó)科學(xué)院離退休干部工作局的《關(guān)于在全院實(shí)施完善共享機(jī)制增加離退休經(jīng)費(fèi)方案的通知》（離退字〔2014〕1號(hào)），中國(guó)科學(xué)院重大科技任務(wù)局的《關(guān)于核查及補(bǔ)充填報(bào)A類先導(dǎo)專項(xiàng)管理文件的通知》（重字〔2014〕6號(hào)），顯然，以“離退”作為中國(guó)科學(xué)院離退休干部工作局的代字、以“重”作為中國(guó)科學(xué)院重大科技任務(wù)局的代字，都太過(guò)簡(jiǎn)化，不能準(zhǔn)確、完整代表發(fā)文機(jī)關(guān)。

（二）同一單位的發(fā)文機(jī)關(guān)代字?jǐn)M制標(biāo)準(zhǔn)模糊

按照公文“統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)”的要求，機(jī)關(guān)單位的文件應(yīng)當(dāng)由文秘部門(mén)或者專人統(tǒng)一管理，發(fā)文字號(hào)的擬制和編寫(xiě)應(yīng)當(dāng)按照一定的原則統(tǒng)一規(guī)范，不能出現(xiàn)由同一單位印發(fā)的同一種類的相同承辦部門(mén)的公文，使用不一樣的發(fā)文機(jī)關(guān)代字，否則必然會(huì)造成混亂，給閱文、收文、辦文帶來(lái)某種程度上的困惑。如中國(guó)科學(xué)院條件保障與財(cái)務(wù)局的《關(guān)于印發(fā)〈中國(guó)科學(xué)院所屬單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制規(guī)范〉的通知》，文號(hào)為“科發(fā)條財(cái)字〔2013〕206號(hào)”，而同是中國(guó)科學(xué)院條件保障與財(cái)務(wù)局的《關(guān)于印發(fā)〈中國(guó)科學(xué)院野外科學(xué)考察等特殊科研活動(dòng)經(jīng)費(fèi)支出管理辦法（試行）〉的通知》，文號(hào)卻是“條財(cái)字〔2014〕33號(hào)”。凡此種種，不勝枚舉。

（三）發(fā)文機(jī)關(guān)代字中嵌字雜亂

“嵌字”指的是發(fā)文機(jī)關(guān)代字中，非發(fā)文機(jī)關(guān)全稱關(guān)涉的、由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)一定規(guī)定或使用原則“鑲嵌”在發(fā)文機(jī)關(guān)代字中的某些特定字，常見(jiàn)的有“發(fā)”“字”“函”“復(fù)”，以及承辦/主辦部門(mén)或公文內(nèi)容代字等。由于沒(méi)有明確的規(guī)定可參考，對(duì)嵌字的理解存在較大的差異，因此使用也比較混亂。

二、對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)代字?jǐn)M制的探討——嵌字的規(guī)范使用

（一）嵌字的使用現(xiàn)狀

根據(jù)目前常見(jiàn)的嵌字和對(duì)其主流認(rèn)識(shí)，可分為三類：一是代表行文方向的“發(fā)”“復(fù)”“呈”“報(bào)”等。一般以“發(fā)”“復(fù)”為下行文嵌字代表，“發(fā)”意義寬泛，適用于各種下行文，“復(fù)”則一般常見(jiàn)于上級(jí)對(duì)下級(jí)的批復(fù)。“呈”“報(bào)”均為上行文嵌字代表。二是承辦/主辦部門(mén)代字或公文內(nèi)容代字，根據(jù)公文承辦/主辦部門(mén)不同，科研院所常用“辦”（辦公室）、“人”（人事部門(mén)）、“財(cái)”（財(cái)務(wù)部門(mén)）、“資”（資產(chǎn)部門(mén)）、“基”（基建部門(mén)）、“科”（科研部門(mén)）、“研”（研究生管理部門(mén)）等字。根據(jù)公文內(nèi)容不同，常用“任”（人事任免）、“教”（教育教學(xué)）、“學(xué)位”（學(xué)位授予）等字。當(dāng)然這兩者并不能完全區(qū)分開(kāi)來(lái)，一般承辦/主辦部門(mén)代字也可理解為公文內(nèi)容代字。三是“函”“字”“明電”等專用詞，“函”表示此公文的文種為函件或者是以信函格式流轉(zhuǎn)的一般事務(wù)的專發(fā)性通知、批復(fù)等。“字”一般認(rèn)為多用于具體事務(wù)、職能型發(fā)文，或與“發(fā)”配合使用，跟在公文內(nèi)容代字之后?！懊麟姟敝饕糜诿鱾麟妶?bào)。

（二）規(guī)范使用嵌字的探討

要在堅(jiān)持發(fā)文機(jī)關(guān)代字?jǐn)M制基本原則的前提下，探討嵌字的規(guī)范使用，確保發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文機(jī)關(guān)署名三者的一致性。明確以上原則后我們?cè)賮?lái)逐一探討以上幾類嵌字的使用。

關(guān)于行文方向代字：公文的行文方向可以從公文的文種或標(biāo)題一目了然地獲取。根據(jù)概括性的原則，為簡(jiǎn)潔明了起見(jiàn)，一般不建議在發(fā)文機(jī)關(guān)代字中加行文方向代字。但如果發(fā)文機(jī)關(guān)代字只有一個(gè)字，建議使用“發(fā)”（下行文且普發(fā)性或閱知范圍較大的文件）或“字”（具體事務(wù)性或職能型發(fā)文）字，而且如果使用，應(yīng)堅(jiān)持繼承性和發(fā)展性的原則，同類文件統(tǒng)一使用。其他行文方向嵌字均不建議使用。

關(guān)于公文內(nèi)容代字（包括承辦/主辦部門(mén)代字），用或不用各有利弊。用的話可以提高文件的針對(duì)性，使收文人或者檢索人一望即知其內(nèi)容類別，便于管理和檢索利用，弊端則在于會(huì)造成發(fā)文機(jī)關(guān)代字較長(zhǎng)，不夠簡(jiǎn)潔明了。不用則利弊反之。在發(fā)文機(jī)關(guān)代字中加上公文內(nèi)容代字需要注意的是，必須堅(jiān)持發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文機(jī)關(guān)代字與發(fā)文機(jī)關(guān)署名三者的一致性，不能簡(jiǎn)單將內(nèi)容代字直接加在機(jī)關(guān)代字后面，否則容易造成內(nèi)容代字與部門(mén)代字混淆，給閱文人造成發(fā)文機(jī)關(guān)為某單位某部門(mén)的誤解，例如，中國(guó)科學(xué)院蘭州分院人事人才工作類文件，發(fā)文機(jī)關(guān)代字為“科蘭發(fā)人字”，用“發(fā)”將發(fā)文機(jī)關(guān)與內(nèi)容代字隔開(kāi)，保持了三者的吻合性，反之如直接用“科蘭人”，從發(fā)文機(jī)關(guān)代字來(lái)看發(fā)文機(jī)關(guān)似乎為蘭州分院人事工作管理部門(mén)，給閱文人造成了不必要的誤解，也影響了三要素的一致性。

關(guān)于專用詞：如發(fā)文機(jī)關(guān)代字中加上內(nèi)容代字，需要用“發(fā)”將機(jī)關(guān)名稱與內(nèi)容代字隔開(kāi)時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容代字后面加上“字”。在其他情況下，為簡(jiǎn)潔概括起見(jiàn)，一般不建議加“字”。如：“函”“明電”使用情況較為明確，不存在太多的爭(zhēng)議。需要說(shuō)明的是一般“函”直接加在機(jī)關(guān)名稱后，無(wú)需與“發(fā)”“字”配合使用，而“明電”則常與“發(fā)”一起使用，例如國(guó)務(wù)院和國(guó)務(wù)院辦公廳對(duì)沒(méi)有直接隸屬關(guān)系單位的批復(fù)常用“國(guó)函”和“國(guó)辦函”，國(guó)務(wù)院和國(guó)務(wù)院辦公廳的明傳電報(bào)分別為“國(guó)發(fā)明電”和“國(guó)辦發(fā)明電”。

總之，公文處理的規(guī)范化在于每一個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)，以上探討和建議是建立在感性認(rèn)識(shí)和理性思索的基礎(chǔ)上的，管窺蠡測(cè)，一家之言，旨在為公文處理的科學(xué)化和規(guī)范性提供更多的思考和參考。

（摘自《應(yīng)用寫(xiě)作》）