試論檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

孫曉波

【摘要】檔案管理基礎(chǔ)工作是一個(gè)綜合性相對(duì)較強(qiáng)的工作，因?yàn)闄n案的工作類型具有多樣性，其所涉及的領(lǐng)域也具有非常強(qiáng)的廣泛性，所以檔案基礎(chǔ)管理工作在檔案管理工作中是一個(gè)相對(duì)比較特殊的內(nèi)容，在這樣的情況下，我們就需要對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理中的作用有一個(gè)相對(duì)較為科學(xué)的認(rèn)識(shí)，只有這樣，才能更好的保證檔案管理的質(zhì)量和水平。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；現(xiàn)代化；基本工作

為了能夠有效的提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平，更加平穩(wěn)的進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理工作，我們?cè)跈n案管理工作中必須要重視基礎(chǔ)工作，只有擁有了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，我們才能更好的為我國(guó)檔案管理工作的建設(shè)提供更好的條件，檔案管理人員一定要對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作予以全面的分析，此外還要按照工作中存在的不足加以全面的調(diào)整，只有這樣，才能更好的保證檔案管理工作的質(zhì)量及水平。

1、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

現(xiàn)代檔案管理中做好檔案管理基礎(chǔ)工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎(chǔ)工作直接影響現(xiàn)代檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，因此需要進(jìn)一步完善檔案管理基礎(chǔ)工作，提高現(xiàn)代檔案管理工作水平。

1.1檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化 在檔案管理當(dāng)中，現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性是評(píng)價(jià)檔案管理質(zhì)量及管理水平的一個(gè)非常關(guān)鍵的指標(biāo)，因?yàn)槟承┎块T對(duì)檔案管理工作的重視程度存在著較大的不足，在某種角度上來說，還存在著一定數(shù)量的無用檔案，在這一過程中我們可以借助多種管理方式對(duì)這些檔案進(jìn)行有效的處理，將現(xiàn)存的有效檔案進(jìn)行重新的整合，這樣也就大大的提升了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平會(huì)受到檔案查找了和檔案完整性的影響，檔案基礎(chǔ)管理工作將檔案按照標(biāo)題進(jìn)行管理，對(duì)檔案的頁碼和具體的信息進(jìn)行分類，這樣也就極大的提高了檔案管理的規(guī)范性。

1.2檔案檢索的準(zhǔn)確性 檔案管理過程中基礎(chǔ)工作的一個(gè)十分關(guān)鍵的內(nèi)容就是要對(duì)檔案信息進(jìn)行輸入和檔案的歸類，這樣也為日后的檔案查詢和管理提供了較大的便利。保證檔案管理基礎(chǔ)工作的質(zhì)量能夠?yàn)闄n案的檢索創(chuàng)造較好的條件，當(dāng)前，信息技術(shù)在不斷的發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理也越來越多的應(yīng)用到了信息技術(shù)，將檔案信息輸入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，這樣也就使得檔案的利用更加的便捷。如果要想更加準(zhǔn)確的找到檔案信息，而要實(shí)現(xiàn)這一目的，就必須要做好檔案錄入和分類工作。

1.3檔案的利用率 做好檔案管理的基礎(chǔ)工作能夠十分有效的提高檔案利用的質(zhì)量和效率，在檔案管理基礎(chǔ)工作開展的過程中，我們需要根據(jù)其重要性對(duì)其進(jìn)行分類，對(duì)重要性較強(qiáng)的檔案信息先加工，而對(duì)于一些重要性并不是很強(qiáng)的信息可以延后加工。這樣就可以篩選出一些價(jià)值較高的檔案信息，不斷的提升檔案的使用效率。此外，在檔案信息錄入到信息庫的過程中，我們可以首先對(duì)檔案檢索工作加以改進(jìn)和完善，我們可以在搜索欄當(dāng)中搜索關(guān)鍵詞，這樣就可以十分有效的提高檢索的質(zhì)量及效率，從而也可以更為迅速和準(zhǔn)確的查詢到檔案信息內(nèi)容。

2、檔案管理的基礎(chǔ)工作中的問題

第一，未建立明確的檔案檔號(hào)、目錄號(hào)，經(jīng)常出現(xiàn)一卷多冊(cè)的現(xiàn)象。第二，未制定規(guī)范的案卷標(biāo)題，標(biāo)題基本要素缺乏或不能反映其主題內(nèi)容，并且很多案卷沒有標(biāo)題的現(xiàn)象也是極為普遍的。第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標(biāo)題中的內(nèi)容難以被檢索到，且無法得到有效的利用。第四，案卷中未標(biāo)示頁碼的現(xiàn)象也極為普遍，若是使用中發(fā)生掉頁和缺頁也不易被發(fā)現(xiàn)。第五，存在較為嚴(yán)重的組卷混亂的現(xiàn)象，有時(shí)按照職能部門的管轄權(quán)限組卷、有時(shí)按照時(shí)間或文種等組卷。第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁紙一卷、也有幾百頁紙一卷的。綜合性檔案館的建館時(shí)間越長(zhǎng)，檔案積累也就越豐富，類似問題也就越發(fā)嚴(yán)重。

3、提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平的對(duì)策

3.1全面普查案卷，去糟取精 這種方法是保證檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的一個(gè)基礎(chǔ)性的工作。我國(guó)的綜合性檔案館因?yàn)樵诤荛L(zhǎng)時(shí)間之中都沒有進(jìn)行更加全面的清查工作，再加上移交單位在保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)上存在著較多無參考價(jià)值的檔案，在這樣的情況下，我們就需要首先對(duì)這些文件內(nèi)容進(jìn)行清理，只有這樣，才能更好的提高檔案利用的效率。

3.2重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化 將組卷內(nèi)容過多過雜的案卷進(jìn)行重新的整理，重新組卷的過程中，我們需要將那些相互之間存在著一些聯(lián)系或者是某些特定關(guān)系的文件充分的整合在一起。在重組的過程中，我們還需要對(duì)那些內(nèi)容不全的案卷進(jìn)行加工和填寫，只有這樣，才能更好的保證案卷的規(guī)范性，在實(shí)際的工作中進(jìn)行重新的組卷一方面可以對(duì)館藏進(jìn)行優(yōu)化處理，同時(shí)還能保證管理的科學(xué)性。

3.3統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率 計(jì)算機(jī)檢索在應(yīng)用的過程中一個(gè)非常重要的優(yōu)勢(shì)就是能夠更好的滿足人們對(duì)文件檢索的要求，為了更好的保證檢索的完整性，在檢索的時(shí)候，我們需要按照相關(guān)的法律法規(guī)對(duì)其進(jìn)行分類，之后再根據(jù)實(shí)際情況制定出具體的條例，此外，我們?cè)诜诸惖臅r(shí)候還要采取有效的措施加大審核力度，這樣才能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)分類人員的失誤，為管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化創(chuàng)造更好的條件。

3.4規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率 檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。

4、結(jié)語

檔案管理工作中，基礎(chǔ)工作是非常繁瑣的，同時(shí)它也是比較容易被人忽視的一個(gè)內(nèi)容，為了更好的保證檔案工作的質(zhì)量和效果，在實(shí)際的工作中，我們必須要重視基礎(chǔ)工作在檔案管理工作中的作用，更好的推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]胡紅，朱春瑜.談檔案管理的基礎(chǔ)工作與檔案管理的現(xiàn)代化[J].鎮(zhèn)江高專學(xué)報(bào)，2012，7（3）：40-42.