論企業(yè)電子檔案管理

楊琪

【摘 要】現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展，企業(yè)電子檔案數(shù)量大量增加，本文從電子檔案的特點、電子檔案歸檔工作面臨的問題，提出如何提高企業(yè)電子檔案工作的措施等方面進行論述。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；檔案管理；企業(yè)

【Abstract】With morden information technology development， the electronic archives increase. The paper discusses on the characteristics of electronic archives and the problems of filing them.Whats more， the paper sugesses how to improve on filing electronic archives.

【Key words】Electronic archive； Archive management； Enterprise

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、科學(xué)研究、發(fā)展規(guī)劃及其他活動中直接形成的對企業(yè)變革和社會的發(fā)展有保留意義的文字、圖片、錄像等。[1]隨著網(wǎng)絡(luò)普及、計算機技術(shù)的飛快發(fā)展以及辦公自動化的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)在檔案的載體也發(fā)生了巨大的變化，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以外，電子檔案以其獨特的優(yōu)越性，在企業(yè)檔案中所占的比重也越來越大。關(guān)于電子檔案的研究也得到了快速發(fā)展，特別是國外關(guān)于電子檔案的研究越來越成熟。據(jù)研究分析，近10年國外研究電子檔案理論方面的文獻共有125 篇，約占近十年文獻總數(shù)的13%。[2]隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)電子檔案的數(shù)量會越來越多，成為企業(yè)必不可少的檔案載體。

1 電子檔案特點

1.1 電子檔案通過計算機產(chǎn)生、輸出、傳遞和共享，所以與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有方便查找、容易儲存、便于攜帶，能夠在網(wǎng)絡(luò)上供許多相關(guān)人員閱讀并且下載。它能快速提高辦公室工作人員的工作效率，大大縮短文件傳遞時間，能節(jié)省大量人力、物力和財力。

1.2 電子檔案的安全性比較差

電子文件在制作過程中最突出優(yōu)點就是修改方便，并且不留下任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。而且電子文件存貯在電腦、光盤、U盤或者網(wǎng)絡(luò)空間，使文件內(nèi)容與其載體分離，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子文件在傳遞過程中或者更換到其他載體時，電子文件被改動、被復(fù)制更加難以被人發(fā)現(xiàn)和鑒定。其次，電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中儲存和傳遞易受到病毒感染、木馬盜取，黑客攻擊，造成信息無法查閱或被篡改等不良后果。一旦發(fā)生這類問題，就會給電子檔案安全性造成重大威脅，帶來無法估量的損失。

1.3 電子檔案難以收集齊全

近十年來，無紙辦公蓬勃發(fā)展，許多情況、決策、信息存儲在電腦和網(wǎng)絡(luò)中，但企業(yè)辦公人員對電子文件檔案的意識還不夠強，很多企業(yè)還沒把電子檔案以及電子檔案的管理歸檔工作納入檔案管理工作的軌道。電子檔案從原始的記錄開始到形成歸檔的資料往往要經(jīng)歷多個部門，并且有些部門上級主管部門可以直接通過軟件發(fā)送相關(guān)資料到相關(guān)單位的科室，這改變了原來由辦公室統(tǒng)一接收文件，辦公室保留一份有價值原件的方式，這給電子檔案的收集帶來很大的困難。

2 電子檔案歸檔工作面臨問題

電子檔案的制作過程、載體以及存放空間等方面都有其獨特之處，所以電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在收集、歸檔以及管理等方面都有很大的區(qū)別，電子檔案歸檔工作面臨的問題要引起大家的重視。

2.1 電子檔案不容易保管

電子檔案的存儲一般是以中間設(shè)備為主，例如硬磁盤、軟磁盤、磁帶、光盤，這些載體與紙張相比，性能都不穩(wěn)定、不耐用，在常溫環(huán)境里就易發(fā)生結(jié)構(gòu)變化，而且對磁場和有害氣體、灰塵等也相當敏感，一旦載體發(fā)生變化，里面存儲的信息就被破壞，所以它們對存放環(huán)境要求比較高。

2.2 電子檔案管理軟件不統(tǒng)一

電子檔案從生成、傳輸?shù)酱鎯Χ际请x不開計算機， 離開電子計算機軟硬件平臺，電子檔案將就無法閱讀、處理、傳輸和利用。另外，電子檔案的運作環(huán)境對標準化的要求很高，無論是信息加工、存儲、傳遞、檢索，還是軟件的運行、載體的更換都會受到標準的制約。如果不遵守標準，或者是標準不健全、不統(tǒng)一，就會出現(xiàn)電子檔案在其他設(shè)備環(huán)境下、或在原設(shè)備更新時不兼容而無法讀取，以及不同載體之間難以互換等情況。但是我國現(xiàn)在計算機軟件研制還大大落后于硬件的發(fā)展， 遠不適應(yīng)各方面存儲的需要。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯(lián)網(wǎng)。

2.3 電子檔案的收集、歸檔法律制度有待進一步健全

現(xiàn)在我國的電子檔案的管理和歸檔工作正處于起始階段，國家還沒有建立一系列關(guān)于電子檔案相關(guān)標準的制度，來促進了電子檔案的保管利用的規(guī)范化。很多企業(yè)還沒有參照國家有關(guān)文件制定出本單位的《電子文件歸檔管理辦法》。所以，電子檔案的收集、歸檔和管理工作做到有法可依成為一項迫切的工作。

3 提高電子檔案管理工作水平

3.1 加強對檔案工作人員的培訓(xùn)，建立一支既精通檔案專業(yè)知識又精通計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才

信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案越來越多，培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計算機專業(yè)知識的人才已是各級檔案管理部門的當務(wù)之急?，F(xiàn)代檔案管理人員必須掌握現(xiàn)代化技術(shù)，熟練應(yīng)用計算機對電子檔案進行收集、整理、管理和鑒定，確保電子檔案的安全和完整，促進電子檔案走上規(guī)范化有序管理。電子檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都離不開現(xiàn)代先進信息設(shè)備，所以培養(yǎng)高素質(zhì)的電子檔案管理隊伍是電子檔案質(zhì)量保障的關(guān)鍵。如果檔案管理人員不精通計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)根本無法同各種危害電子檔案安全和真實性等行為作斗爭，維護電子檔案的完整與安全。

3.2 制定一系列標準、制度和措施來保障電子檔案的安全性

電子檔案安全性包括兩方面：一方面，是電子檔案載體的安全性，另一方面，是電子檔案內(nèi)容安全性。由于電子檔案案載體存在難以保存的特點，一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質(zhì)上，所以，要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境、規(guī)范保管條件，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應(yīng)達到的有關(guān)標準的要求，載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等，延長電子檔案壽命。必要時還可以打印輸出件或制成縮微品，這是最為穩(wěn)妥的永久保存方法。第二，在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、刪除的可能性，因此，必須制定嚴格制度和采取必要的措施來保障維護電子檔案的原始性、真實性。必須建立相應(yīng)的維護管理檔案，對電子檔案的檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動。還可以采取加密技術(shù)、身份驗證、防寫措施、簽署技術(shù)、防火墻等先進技術(shù)來保障信息內(nèi)容的安全性。

3.3 建立科學(xué)的電子檔案工作標準和規(guī)范

電子檔案產(chǎn)生的時間不長，企業(yè)員工對電子檔案的意識不強，電子檔案分散在企業(yè)各個部門，造成了電子檔案收集工作比紙質(zhì)檔案收集工作更加困難，這就迫切需要建立一整套科學(xué)、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規(guī)范，把電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式各個工作環(huán)節(jié)，用標準和規(guī)范確定下來，使電子檔案能得到科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，這是檔案部門迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。

3.4 研制開發(fā)數(shù)據(jù)格式標準統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件

電子檔案從形成、使用到保管各個環(huán)節(jié)，都離不開計算機軟件和硬件。但我國在電子檔案管理軟件方面的建設(shè)還是空白，沒有統(tǒng)一的標準和格式，每個企業(yè)各行其是，不利于電子檔案資源的共享。建議由國家檔案局牽頭，研制開發(fā)適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的軟件，并在全國檔案系統(tǒng)統(tǒng)一推廣。

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[責任編輯：楊玉潔]