新時期醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的措施

李靜

摘要：醫(yī)院檔案作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，其管理的方式與科學化程度體現(xiàn)了醫(yī)院的管理水平與理念。本篇論文在討論了新時期醫(yī)院檔案管理作用與特征的基礎上，分析了其目前發(fā)展的現(xiàn)狀，最后提出了進一步優(yōu)化醫(yī)院檔案管理方式的具體策略與建議。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；人力資源；現(xiàn)代化管理

中圖分類號：R197；G27 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）007-000-01

在信息化時代的今天，醫(yī)院檔案管理模式也開始與時俱進，不斷創(chuàng)新管理模式，提升管理水平，呈現(xiàn)出現(xiàn)代化、信息化、科學化、規(guī)范化的特點。本文通過對于目前我國醫(yī)院管理現(xiàn)狀、特點等的分析與討論，提出相應的策略，以期進一步優(yōu)化新時期醫(yī)院檔案管理的新思路。

一、新時期醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的作用及特征分析

（一）新時期醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理作用分析

新時期的醫(yī)院檔案管理工作呈現(xiàn)出了新的特色，已不僅僅只是對于人事檔案、病人病例文件等進行妥善報管與存檔。而是需要充分利用現(xiàn)代化的科學技術手段，將病例檔案文件等數(shù)據(jù)化、信息化與體系化，為科學研究、經(jīng)驗的總結與醫(yī)療術平的提升提供有力的保障與支持，同時為科研教學醫(yī)療提供實踐數(shù)據(jù)的參考。[1]

新時期的檔案管理水平是醫(yī)院醫(yī)療水平高低的重要體現(xiàn)，是醫(yī)院進行有效資源整合，實現(xiàn)人力、財力、物力優(yōu)化配置的前提與基礎。新時期檔案管理人員應該與時俱進，學習最為先進的檔案管理理念，熟練掌握應用現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，將醫(yī)院各部門的人才檔案信息，在醫(yī)院治療的病例文件與病例等數(shù)據(jù)化、表格化、體系化。有效分析本單位的人才專業(yè)特點、擅長的學術領域、性格特征等多方面的特殊性。將優(yōu)秀的人才都配置到能最大限度發(fā)揮其才能與優(yōu)勢的崗位上，最終實現(xiàn)人才的科學、合理利用，提升醫(yī)院人力資源管理的實效性，提高醫(yī)院的服務水平與管理的科學性。

（二）新時期醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的特征分析

新時期，隨著科學技術的迅速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理呈現(xiàn)出了新的特點，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先是網(wǎng)絡化，以前傳統(tǒng)的僅僅通過紙質(zhì)材料予以登記備案病例信息，人事檔案材料的方式已不能適應如今信息化時代人力資源管理的模式。應當利用先進的網(wǎng)絡系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公的自動化與網(wǎng)絡化。利用局域網(wǎng)建立專門檔案管理系統(tǒng)，并且設立一定的保密措施，防治信息的泄露與外傳，為醫(yī)院內(nèi)部有關決策的制定，適當崗位的競聘，職位的調(diào)動，檔案信息的咨詢與查找提供有效依據(jù)。其次是新時期的醫(yī)院檔案管理工作呈現(xiàn)出數(shù)字化與自動化的特征。醫(yī)院檔案管理工作人員在全面提高自身素質(zhì)的基礎上，熟練應用計算機自動化辦公系統(tǒng)與軟件，不但可以有效提升辦公效率與準確性，而且能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案的一體化管理，是新時期醫(yī)院人力資源管理水平現(xiàn)代化的重要體現(xiàn)，是醫(yī)院增強其綜合實力，增強競爭力的基礎與保障。[2]

二、新時期醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）缺乏對于檔案管理工作的高度重視

實踐中，醫(yī)院檔案管理工作未得到醫(yī)院領導層的高度重視與關注，部分領導層認為醫(yī)院檔案僅僅是保管人事檔案與材料，在人力資源管理過程中的作用無足輕重。由于領導層的認識不足，醫(yī)院檔案管理人才配置方面缺乏一定的科學與合理性，管理人事檔案與病例材料的工作人員不具有專業(yè)性，往往是一些醫(yī)院退休后的返聘人員或領導的近親屬等。管理方式陳舊，管理過程中仍然沿用傳統(tǒng)的簡單寄存、保管等方式，未將檔案與病例信息數(shù)據(jù)化與信息化，未將檔案信息與資源有效整合與利用。有時甚至會出現(xiàn)部分檔案遺失、材料丟失等情形，嚴重影響到了醫(yī)院檔案管理的實效性與效率。

（二）缺乏醫(yī)院檔案管理的專業(yè)人才

醫(yī)院檔案管理缺乏一支業(yè)務熟練、綜合素質(zhì)較高的專業(yè)隊伍，部分醫(yī)院檔案管理工作者的業(yè)務技能與思想與現(xiàn)代化的檔案管理機制不向匹配。一些醫(yī)院在崗位設置上，沒有專門醫(yī)院檔案管理崗位，有時由于業(yè)務繁忙時，會將檔案管理工作者抽調(diào)到其他崗位進行補充。同時，對于醫(yī)院檔案管理工作者缺乏完善的培訓機制與繼續(xù)教育的措施。部分工作人員的思想與理念較為陳舊，不能與時俱進，對于現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)操作不熟悉，缺乏專門的工作經(jīng)驗、心得交流會，不能將日常工作中的問題與前沿的學術問題進行有效的探討與解決，在一定會程度上影響到了檔案管理工作的整體質(zhì)量。

（三）缺乏完善的檔案管理制度

無規(guī)則，不成方圓。完善的檔案管理規(guī)范、檔案管理人員的選拔考核機制、檔案管理工作的監(jiān)督制度是新時期醫(yī)院檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學化的重要體現(xiàn)與保障。隨著人力資源開發(fā)研究的深入，人事制度的完善，對于人才選拔、管理的制度與程序亦不斷地優(yōu)化與完善。然而，實踐中部分醫(yī)院仍然實施著以前滯后的檔案管理規(guī)范，未對新規(guī)定予以補充和在日常的工作中進行體現(xiàn)，導致了部分工作的不完善。例如：對于部分離退休工作人員的檔案未予以高度重視，未及時移交相關部門，導致一些重要材料的丟失與檔案移交的不規(guī)范性與不及時性。同時，由于以前制度的不規(guī)范性與滯后性，致使部分鑒定材料、內(nèi)容的不齊全，為職工在今后出國、升遷、職稱評審、工作調(diào)動等方面帶來了不便，影響到了正常的人事關系。[3]

三、新時期醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理策略探究

（一）開拓創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的。通過深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源 ， 提高檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務、日常管理及患者服務。同時，合理利用檔案可以為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和一定的經(jīng)濟效益，從而提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進檔案建設。要實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。一是要加強檔案的保管設施，如設置專門的檔案庫房配備必要的安全保管設施。二是要加強檔案現(xiàn)代化管理，利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞 開發(fā)利用的主要功能。三是要配備整套檔案掃描系統(tǒng)，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。注重對現(xiàn)代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會其他領域的各方面信息，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗，使醫(yī)院檔案管理更加現(xiàn)代化、規(guī)范化。[4]

（二）積極調(diào)研、獻計獻策、合作共享

醫(yī)院檔案工作者要深入臨床一線進行調(diào)研，解各科室醫(yī)療工作對檔案信息要求，有目的地從檔案材料中挖掘有價值的信息，開展編研工作，編制多種檢索工具為臨床、科研、領導決策提供主動服務。同時，了解和研究檔案利用的各種反饋信息加強管理，提高檔案利用率。打破院與院之間的界限，加強與各級醫(yī)院的信息聯(lián)系，互通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學、科研需要逐步實現(xiàn)檔案信息資源共享。[5]

參考文獻：

[1]仇玲，劉立君.目前醫(yī)院檔案管理存在的問題與對策[J].中國科技信息，2014（16）.

[2]李霞盛，成俊.適應衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展 完善醫(yī)院檔案建設[J].中國科技信息，2014（19）.