淺談對事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考與對策

李在

摘 要：人事檔案管理是指依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》等我國現(xiàn)行有效的法律法規(guī)，對相關(guān)人員的個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等基本情況的記錄、和整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的人事活動。人事檔案中主要，包括人員的教育經(jīng)歷文憑學歷、學歷、社會關(guān)系、工作經(jīng)歷、工作業(yè)績、工資待遇、個人簡歷獎勵處罰等最原始的管理依據(jù)材料。人事檔案是人員的主要人才信息的重要的載體，是人員信息的重要來源，也是人才的主要信息源，也是人事、組織、勞資等部門培養(yǎng)、選拔、任用人員的重要參考知人善任、選賢舉能的重要工具。因此，管理好并利用好人員的人事檔案，對人才資源相關(guān)人員個體和用人單位而言，都有著非常重要的意義。開發(fā)起著重要作用。文章主要針對就人力資源和社會保障局在關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題進行思考分析，并給出了相應(yīng)的對策提出相應(yīng)的解決方案和建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；對策；安全性

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展的到來，信息化管理以其錄入方便、準確、不易滅失、使用快捷等諸多優(yōu)點，其應(yīng)用正日益廣泛。人事檔案的信息化管理主要是指利用計算機等信息化管理工具開展人事檔案的管理工作?？梢哉f，人事檔案的信息化管理，提高了人事檔案信息管理工作的效率，節(jié)約了社會資源，更有利于人事檔案信息的傳播與使用。人力資源和社會保障局檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化方向日益明顯，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使人事檔案的管理進入現(xiàn)代化管理的先進行列，并為事業(yè)單位人事檔案信息管理提供了可靠的保證。但是，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，我國現(xiàn)行的人事制度也在不斷地向著適應(yīng)經(jīng)濟結(jié)構(gòu)及市場要求的方向發(fā)展，不斷的進行著改革改革力度的不斷加大。在這改革與信息化發(fā)展共存的時代，人力資源和社會保障局對于事業(yè)單位的人事檔案信息化管理工作中，也暴露出了一些存在著諸多亟待改善的問題。有待加以改善，從而提高人事檔案的利用水平。

1 人事檔案信息化管理工作中存在的一些幾大問題

管理機構(gòu)和管理人員的安全意識不足，和安全技術(shù)水平不足夠，信息安全立法保障不充。信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患。不知道該如何殺病毒、如何加強安全系數(shù)，導(dǎo)致電腦經(jīng)常癱瘓、遭到黑客的侵襲。往往造成檔案信息的丟失和泄密，帶來巨大的損失。而且對電子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可識讀性，存儲材料及載體的易損毀問題的忽視，往往會造成寶貴檔案信息資源的丟失。

人事檔案材料電子文檔建立不規(guī)范。很多人事檔案文件力和物力。沒有一個統(tǒng)一的電子文檔，都是隨心所欲的建立。在制作表格、字體、字號、甚至是字體顏色都是五花八門，讓人感覺就是一個“廢品收購站”。當需要打印提交的時候，還得重新整理文檔。這樣人為的重復(fù)勞動，不僅造成人力、物力、財力的浪費，同時也使得人事檔案案卷很不美觀。

2 完善加強人事檔案信息化管理安全性工作的建議

提高信息化安全意識，完善信息安全保障措施及相關(guān)立法。不斷完善信息安全的保障體系作為人事檔案的管理者，一定要采取措施，從主觀上和客觀上共同保證電腦——這個信息化管理的重要載體之一電腦的安全，一方面，要加強對人事檔案信息化管理人員的計算機安全技術(shù)培訓，包括電腦病毒管理，與電腦黑客攻擊的防范，禁止在電腦上亂插U盤、移動硬盤、手機等外接設(shè)備。等，檔案管理錄入和保存人事檔案的電腦要與其他的辦公電腦分開，盡量不要連接外網(wǎng)，并由專人采用秘鑰進行管理。在人事檔案的保存過程中，還要注意防潮、防高溫、防輻射。在做好電子檔案的備份工作的同時還要注意紙質(zhì)檔案的保存。此外，還要建立健全人事檔案信息管理的相關(guān)安全標準和法律法規(guī)，不斷專用，并確定專業(yè)人員管理。還要規(guī)范電腦安全制度，建立人事檔案信息化管理制度的法規(guī)和安全標準，不斷完善信息安全的保障體系。

開發(fā)和改進出信息化檔案管理軟件系統(tǒng)，對人事檔案的信息密級進行更加嚴密的界定，保證電子檔案的安全性。數(shù)據(jù)庫 開發(fā)和改進更為先進的人事檔案管理軟件，健全人事檔案管理軟件可以系統(tǒng)的對人事檔案進行的數(shù)據(jù)自動分析、整理等相關(guān)功能、歸類、排列，提高人事檔案管理工作的效率，這是人事檔案管理信息化的必然要求，也是必由之路。開發(fā)和改進人事檔案管理軟件，還需要有利于實現(xiàn)遠程控制、遠程查閱和數(shù)據(jù)共享等功能。即準確快速又方便簡潔，大大減輕了管理人員的工作量，提高管理效率，降低管理成本。而且還可以實現(xiàn)遠程操控，檔案數(shù)據(jù)信息共享，快速查閱事業(yè)單位人員的基本信息，提高辦事效率。還要把檔案管理的信息數(shù)據(jù)做好備份，存儲起來，以防電腦操作不慎丟失信息數(shù)據(jù)。

在加強對人事檔案管理的相關(guān)政策的研究的基礎(chǔ)之上，利用計算機等信息化工具的先進功能，對各種信息資料的密級進行更為嚴格界定和加密，可以有效地降低人事檔案信息泄露的風險。

3 保證電子檔案的安全性

電子檔案對保存環(huán)境和保存方式手段的要求都很高，管理人員要注意防潮、防高溫、防輻射、防病毒工作，切實加強檔案資料的安全性，認真搞好電子檔案的及時備份與維護工作，要正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，確保檔案資料的安全完整。

4 重視人事檔案信息入檔及修復(fù)工作

人事檔案管理工作需要嚴肅認真對待檔案生成、收集、驗證、歸檔及利用的每一個過程，人事檔案管理的信息化建設(shè)工作同樣需要重視人事檔案形成的整個過程。同時，需重視人事檔案入檔后，工作人員需要定期對歸檔檔案進行核查與修復(fù)工作，出現(xiàn)問題要及時修復(fù)或恢復(fù)數(shù)據(jù)，必要時，要與原始紙質(zhì)檔案進行對比修復(fù)，以保證人事檔案的權(quán)威性、準確性和真實性。

電子文檔建立人事檔案電子文檔的要統(tǒng)一標準，定期開展數(shù)據(jù)的整理、更新與復(fù)查。

在電子檔案管理成為人事檔案管理的必然選擇的前提下，需要提高電子檔案管理工作的規(guī)范性。建議有關(guān)部門制定相對統(tǒng)一的人事檔案電子文檔格式，對于參數(shù)、字體、字號、顏色進行相對嚴格的規(guī)范，保證人事檔案電子文檔的相對統(tǒng)一性，減少在人事檔案電子文檔的流轉(zhuǎn)過程中不必要的重復(fù)工作。

同時，定期對人事檔案電子文檔進行必要的整理、更新與抽查，及時修復(fù)和整理數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的真實性、有效性和準確性，以免給相關(guān)人員帶來不便。

加強與人才服務(wù)機構(gòu)等其他部門之間的交流溝通，更好地發(fā)揮人事檔案的作用。

人事檔案管理機構(gòu)應(yīng)當應(yīng)積極關(guān)注社會的新的需要，并加強與人才服務(wù)機構(gòu)等社會其他部門之間的聯(lián)系與交流，特別應(yīng)重視與人才服務(wù)機構(gòu)之間的溝通，認真不斷優(yōu)化研究流動人員人事檔案在新形勢下的管理方法，制定和改進流動人員在從事各項流動過程工作中形成的檔案材料的要求與收集制度，并及時收集他們在工作中形成的德能勤績等歸檔材料，使人事檔案能更加適應(yīng)社會與個體的新形成的各類流動人員的人事檔案符合管理要求，為社會及個體提供更好的服務(wù)。以便提供利用。

5 結(jié)語

隨著我國事業(yè)單位改革的步伐市場經(jīng)濟發(fā)展的加快，人事檔案管理工作中不斷出現(xiàn)新的問題和挑戰(zhàn)。而在人事檔案信息化管理的過程中，也不斷出現(xiàn)新的需求和問題。推動人事檔案信息化管理工作更加適應(yīng)社會的需求，更好地發(fā)揮人事檔案在市場經(jīng)濟形勢下的作用，需要社會多方面加強對人事檔案管理工作的重視，需要管理層、信息化技術(shù)人員、檔案所有人、企事業(yè)單位與人事檔案管理機構(gòu)的共同努力。推動檔案不得不發(fā)生轉(zhuǎn)變，一份詳細的人事檔案能夠反映一個人的基本工作狀況，記錄了知識水平高低、工作崗位設(shè)置、工作業(yè)績和經(jīng)歷記載、人員調(diào)動和工作獎罰情況，從里面可以清楚看到每個人的詳細信息，也可以說是人才信息的重要記錄。利用現(xiàn)代科技信息管理技術(shù)，管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。信息化檔案管理建設(shè)，已成為事業(yè)單位人事檔案管理改革發(fā)展的趨勢。

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