淺談醫(yī)院檔案管理工作中存在的普遍問題及對(duì)策

王艷紅

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基拙，也是醫(yī)院綜合管理不可缺少的組成部分。了解醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，簡(jiǎn)析其原因，并相應(yīng)地采取一些對(duì)策，才能更好地做好新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；存在問題；對(duì)策

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料。檔案管理是醫(yī)院科學(xué)管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎(chǔ)性工作。當(dāng)前，醫(yī)療改革日益深化，醫(yī)院管理工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，那么新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案工作該如何發(fā)展才能更好地為醫(yī)療服務(wù)，是當(dāng)前亟待解決的問題。

一、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)嚴(yán)重影響檔案科學(xué)管理水平

醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員所占比例高，檔案從業(yè)人員普遍匱乏，各級(jí)醫(yī)院幾乎沒有檔案專業(yè)的高校畢業(yè)生。其表現(xiàn)為：一是從事醫(yī)院檔案管理的人員無論在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊；二是人員配備隨意，流動(dòng)性大，檔案管理人員多是從行政、護(hù)理、醫(yī)技

等部門轉(zhuǎn)崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少，且存在著人員老化，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷偏低，難以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案事業(yè)的需要。一般醫(yī)院只重視臨床科室人員的培訓(xùn)和教育，但對(duì)檔案人員沒有進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，檔案室的工作人員認(rèn)為日常工作簡(jiǎn)單，比較安逸，不愛學(xué)習(xí)，不求進(jìn)步，使檔案管理工作停留在比較落后的階段，缺乏對(duì)新知識(shí)的學(xué)習(xí)和了解，跟不上醫(yī)院的發(fā)展要求。

2、檔案管理投入不足制約檔案標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化

隨著信息化的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了較高的要求，檔案工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化是醫(yī)院檔案工作的必要手段和標(biāo)志。縣級(jí)醫(yī)院目前雖然建立起網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)，但網(wǎng)絡(luò)化檔案管理機(jī)制尚不健全，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字存放的資料與紙質(zhì)檔案資料沒有形成對(duì)應(yīng)關(guān)系或關(guān)聯(lián)度低，加上醫(yī)院對(duì)檔案管理的軟件、硬件的投入不足，檔案管理專兼職人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，這些因素都制約了醫(yī)院檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和正規(guī)化建設(shè)。

3、檔案管理制度不健全，領(lǐng)導(dǎo)重視程度普遍偏低

醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)對(duì)本單位的檔案科室不夠重視，認(rèn)為非醫(yī)療的檔案可有可無，無關(guān)緊要，有沒有都無所謂，更不知道查閱檔案的意義，不少同志甚至是領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案重視程度不夠，“重經(jīng)營(yíng)、輕檔案”的意識(shí)還很強(qiáng)，所以信息內(nèi)容搜集不足，檔案利用率不高。

二、改進(jìn)檔案管理的思路

1、統(tǒng)一檔案管理，加強(qiáng)檔案收集，提高檔案的完整性

醫(yī)院檔案按部門分為黨務(wù)、行政、人事、醫(yī)療、設(shè)備、總務(wù)、科研教學(xué)和病歷等各種類型。醫(yī)院檔案應(yīng)當(dāng)改變過去分散、分塊管理的狀況，實(shí)行綜合統(tǒng)一收集，電子化分類，以保持檔案的完整性。檔案統(tǒng)一管理專人負(fù)責(zé)，首先是改變過去分散管理時(shí)收集、整理、分類、立卷標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的現(xiàn)狀，改變過去檔案資料雜亂無章查找困難檔案工作實(shí)際無人管的局面。其次，可便于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解和掌握各科室、各部門重點(diǎn)工作完成的數(shù)量和質(zhì)量，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

2、強(qiáng)化培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)培訓(xùn)是提高檔案管理水平重要途徑

檔案領(lǐng)域需要一支具有較強(qiáng)的綜合技術(shù)和管理能力的復(fù)合型人才。在人員結(jié)構(gòu)上應(yīng)當(dāng)盡快增補(bǔ)檔案專業(yè)的高校畢業(yè)生，提升檔案服務(wù)層次，同時(shí)也要把現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和提高放在突擊位置。一是定期舉辦學(xué)習(xí)班，對(duì)檔案人員進(jìn)行愛崗敬業(yè)教育。二是學(xué)習(xí)檔案管理制度，強(qiáng)化崗位責(zé)任制教育。三是進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，定期舉辦檔案管理院內(nèi)講座，結(jié)合實(shí)際舉辦管理經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)。四是開展崗位練兵和業(yè)務(wù)達(dá)標(biāo)活動(dòng)，把檔案管理人員考核與晉升、聘任掛鉤。

3、重視綜合開發(fā)，充分發(fā)揮檔案的效益

檔案管理的根本目的就是開發(fā)利用。因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。同時(shí)，積極開展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行深層次加工和開發(fā)，編寫各種專題匯編，如：《醫(yī)院大事記》、《醫(yī)院院志》、《專家介紹》等。可為防范醫(yī)療糾紛和醫(yī)療事故提供警示資料，為利用者提供多層次、多方面、有實(shí)效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實(shí)現(xiàn)各級(jí)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其綜合效益。

4、充分運(yùn)用機(jī)算計(jì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高檔案工作現(xiàn)代化、信息化水平

運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理，可以加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)，電子檔案具有保存時(shí)間長(zhǎng)，耐腐蝕、防霉變、防蟲咬、防止機(jī)械磨損，同時(shí)電子檔案占用空間少，信息容量大，查詢方便快捷，成本低、資源共享操作方便等特點(diǎn)。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)管理，完善應(yīng)用軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，用智能化、標(biāo)準(zhǔn)化的信息采集錄入方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、信息化、現(xiàn)代化。

5、加強(qiáng)檔案管理制度

為了增加各項(xiàng)規(guī)章制度在實(shí)際工作中的可操作性，針對(duì)醫(yī)院檔案室的規(guī)章制度比較凌亂的情況進(jìn)行匯總，部分內(nèi)容根據(jù)本院的具體情況作了相應(yīng)的調(diào)整和補(bǔ)充，檔案室應(yīng)該結(jié)合本單位檔案工作的要求，建立完整的工作制度，以便完善工作中檔案的借閱、參考、保密的工作，使工作人員遵守工作制度，防止工作疏漏出現(xiàn)差錯(cuò)。建立由工會(huì)、職工代表和有關(guān)人員組成的院內(nèi)公開檢查小組，對(duì)檔案室進(jìn)行不定時(shí)的檢查，檢查內(nèi)容是否真實(shí)、全面、及時(shí)，程序是否符合有關(guān)的法律法規(guī)，職工所反應(yīng)的問題是否得到認(rèn)真解決和答復(fù)。

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