項(xiàng)目預(yù)算管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/于倩

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項(xiàng)目預(yù)算管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/于倩

摘要：隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的不斷發(fā)展，社會(huì)化的物業(yè)管理轉(zhuǎn)型升級(jí)愈演愈烈，傳統(tǒng)模式的后勤服務(wù)已然無(wú)法滿足多元化的需求。本文提出采取項(xiàng)目預(yù)算管理及相應(yīng)對(duì)策，來(lái)提升企業(yè)對(duì)資源的統(tǒng)籌安排，為企業(yè)管理升級(jí)奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目；預(yù)算；對(duì)策；安排；管理

隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的不斷發(fā)展，社會(huì)化的物業(yè)管理轉(zhuǎn)型升級(jí)愈演愈烈，傳統(tǒng)模式的后勤服務(wù)已然無(wú)法滿足多元化的需求。筆者所在的國(guó)有設(shè)計(jì)院的機(jī)關(guān)物業(yè)，以管理老舊小區(qū)為主，外部市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)為輔。規(guī)模小，市場(chǎng)化程度不高。本文旨在通過(guò)加強(qiáng)項(xiàng)目預(yù)算管理，推動(dòng)傳統(tǒng)企業(yè)管理升級(jí)，增強(qiáng)公司現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理意識(shí)，進(jìn)而為下一步企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)奠定基礎(chǔ)。

一、項(xiàng)目預(yù)算管理的必要性

財(cái)務(wù)預(yù)算管理是企業(yè)內(nèi)部控制的重要方法?！胺彩骂A(yù)則立，不預(yù)則廢”。預(yù)算管理的目的是服務(wù)于企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。它在預(yù)測(cè)和決策的基礎(chǔ)上，利用預(yù)算的編制、執(zhí)行、控制和分析等一系列環(huán)節(jié)，加強(qiáng)企業(yè)對(duì)成本費(fèi)用的控制，完善企業(yè)管理機(jī)制，引導(dǎo)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有序進(jìn)行，保障企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

(一)項(xiàng)目預(yù)算管理是企業(yè)預(yù)算管理的核心

從內(nèi)外部環(huán)境來(lái)看，一方面社會(huì)上物業(yè)管理轉(zhuǎn)型升級(jí)愈演愈烈，一方面，傳統(tǒng)機(jī)關(guān)物業(yè)由于項(xiàng)目分散，管理層次不清晰，已經(jīng)成為管理升級(jí)亟需要解決的問(wèn)題。項(xiàng)目預(yù)算管理是財(cái)務(wù)預(yù)算管理的最小、最基礎(chǔ)的層級(jí)，也是預(yù)算編制的起點(diǎn)。通過(guò)項(xiàng)目預(yù)算和財(cái)務(wù)管理的結(jié)合，不僅可以使各項(xiàng)目人員參與進(jìn)來(lái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)，更可以令管理層深入摸清各項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)的現(xiàn)狀，從而最大限度實(shí)現(xiàn)企業(yè)的整體目標(biāo)。

(二)項(xiàng)目預(yù)算是業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)的重要依據(jù)

引入項(xiàng)目化的管理思想，推行以業(yè)務(wù)為中心的預(yù)算管理模式，將基層項(xiàng)目的運(yùn)行狀況設(shè)定到具體預(yù)算及監(jiān)控的全過(guò)程。通過(guò)項(xiàng)目預(yù)算的推行，層層分解與落實(shí)預(yù)算目標(biāo)，這樣可以減少預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的隨意性，達(dá)到對(duì)項(xiàng)目的有效管理，從而可以更準(zhǔn)確地評(píng)價(jià)企業(yè)的實(shí)際績(jī)效。

二、目前預(yù)算管理存在的問(wèn)題

(一)編制：傳統(tǒng)預(yù)算是由公司預(yù)算管理委員會(huì)或者財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算管理的全過(guò)程。預(yù)算編制是自上而下的，主要依靠財(cái)務(wù)部門和管理層的判斷來(lái)進(jìn)行。從戰(zhàn)略管理的角度來(lái)看，傳統(tǒng)預(yù)算著眼于近期的內(nèi)部規(guī)劃和行動(dòng)，以財(cái)務(wù)指標(biāo)為核心進(jìn)行規(guī)劃、控制。各部門或者項(xiàng)目參與較少、有效溝通不足。這就導(dǎo)致編制的預(yù)算基礎(chǔ)不牢，脫離企業(yè)各部門、各項(xiàng)目的實(shí)際情況，預(yù)算指標(biāo)全面性不夠，難以保證客觀性和科學(xué)性。

(二)執(zhí)行與控制：傳統(tǒng)的預(yù)算管理主要強(qiáng)調(diào)預(yù)算編制，而對(duì)預(yù)算的執(zhí)行與控制的重視不夠。由于各部門或項(xiàng)目未參與預(yù)算的編制，缺乏各責(zé)任部門或項(xiàng)目預(yù)算，導(dǎo)致預(yù)算指標(biāo)設(shè)置與預(yù)算單位實(shí)際業(yè)務(wù)聯(lián)系不緊密，執(zhí)行時(shí)責(zé)任不明確，指標(biāo)不清晰，達(dá)不到預(yù)算管理的效果。由此導(dǎo)致在實(shí)際執(zhí)行中，部分項(xiàng)目或人員未嚴(yán)格依照預(yù)算為依據(jù)，計(jì)劃和執(zhí)行過(guò)程中存在隨意性，預(yù)算剛性約束力不夠。

(三)考核：預(yù)算管理考評(píng)大都還采用傳統(tǒng)的業(yè)績(jī)考評(píng)體系，這種體系主要以財(cái)務(wù)指標(biāo)為核心，忽視對(duì)非財(cái)務(wù)指標(biāo)的評(píng)價(jià)。過(guò)分強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)指標(biāo)，一方面不能全面準(zhǔn)確地評(píng)價(jià)企業(yè)與管理人員的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，另一方面會(huì)迫使管理人員采取一些與企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展不一致的短期行為。從企業(yè)管理目標(biāo)看，財(cái)務(wù)指標(biāo)最優(yōu)化的管理標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)過(guò)時(shí)，或者說(shuō)至少很不全面。預(yù)算缺乏相應(yīng)的考核制度配套，執(zhí)行力將難以保證，預(yù)算管理流于形式，非常不利于企業(yè)資源的優(yōu)化配置，也無(wú)法充分體現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略管理意圖。

三、加強(qiáng)項(xiàng)目預(yù)算管理的對(duì)策

(一)完善組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，樹(shù)立項(xiàng)目預(yù)算管理觀念

細(xì)分的各部門和項(xiàng)目部是公司推行項(xiàng)目預(yù)算的根基。針對(duì)物業(yè)項(xiàng)目區(qū)域廣、工作崗位散、安全隱患多、管理難度大的實(shí)際，公司可以重新設(shè)置組織機(jī)構(gòu)，明確劃分管理部門和下屬項(xiàng)目部。從組織者和執(zhí)行控制的范圍看，公司、部門、項(xiàng)目三級(jí)管理，每個(gè)層級(jí)職責(zé)明確，模塊分工，節(jié)點(diǎn)清晰。這就使以項(xiàng)目預(yù)算為中心的預(yù)算管理模式，可以融入到業(yè)務(wù)中去，使得各部門、各項(xiàng)目人員均積極參與預(yù)算成為可能。

傳統(tǒng)業(yè)務(wù)模式下對(duì)預(yù)算管理的認(rèn)識(shí)比較狹隘，無(wú)法達(dá)到企業(yè)預(yù)算管理的目的。只有管理層和基層項(xiàng)目對(duì)企業(yè)整體的目標(biāo)和各自承擔(dān)的目標(biāo)任務(wù)達(dá)成共識(shí)，預(yù)算管理才能實(shí)現(xiàn)良好的經(jīng)營(yíng)效果。因此，需要公司上下、各級(jí)樹(shù)立全新的項(xiàng)目預(yù)算管理觀念。預(yù)算并不僅僅是財(cái)務(wù)人員的事情。預(yù)算是為項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)服務(wù)的，是貫穿企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程。這是個(gè)綜合系統(tǒng)，公司要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，對(duì)預(yù)算內(nèi)容重新進(jìn)行定義和認(rèn)識(shí)，制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的預(yù)算管理方案和細(xì)則，增加預(yù)算的科學(xué)性、整體性和可操作性，盡量避免預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的脫節(jié)現(xiàn)象。

(二)合理利用信息化手段，對(duì)預(yù)算進(jìn)行流程化管理

企業(yè)要順利地開(kāi)展項(xiàng)目預(yù)算管理工作，就必須對(duì)現(xiàn)有的經(jīng)營(yíng)情況、資金、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析。在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，很多企業(yè)已經(jīng)積極進(jìn)行了互聯(lián)網(wǎng)+的有益探索，提高工作效率和水平。物業(yè)公司盈利空間狹窄。引入信息化手段，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)服務(wù)業(yè)向集約型現(xiàn)代服務(wù)業(yè)的轉(zhuǎn)變，是公司在轉(zhuǎn)型升級(jí)階段的必然選擇。

公司管理層應(yīng)從企業(yè)整體目標(biāo)出發(fā)，全面分析內(nèi)外部?jī)r(jià)值鏈，充分利用信息化技術(shù)手段進(jìn)行預(yù)算流程化管理。預(yù)算管理具有極強(qiáng)的部門協(xié)調(diào)功能，而且執(zhí)行、反饋與評(píng)價(jià)都是基于不同部門和不同項(xiàng)目進(jìn)行。因此在企業(yè)的各業(yè)務(wù)流程和管理過(guò)程中推行數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的全面預(yù)算管理，將為預(yù)算編制、執(zhí)行和控制有力保證。通過(guò)項(xiàng)目預(yù)算管理的管控，將以項(xiàng)目化管理為主的預(yù)算貫穿到公司業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)中來(lái)。管理層可以統(tǒng)籌考慮到各項(xiàng)目和部門之間人員、材料、費(fèi)用等的預(yù)算方案及分配比例，達(dá)到控制成本的目的，從根本上提高預(yù)算管理的水平。

(三)加強(qiáng)預(yù)算控制和分析，保證預(yù)算有效執(zhí)行

項(xiàng)目預(yù)算方便對(duì)企業(yè)各個(gè)項(xiàng)目的管理和核算，有助于公司各項(xiàng)目費(fèi)用開(kāi)支的控制和預(yù)算收入總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。公司需要建立一套比較完善的逐級(jí)審批制度和數(shù)據(jù)分析體系。根據(jù)實(shí)際情況靈活設(shè)置預(yù)算的控制期間，嚴(yán)格執(zhí)行銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算和其他預(yù)算，并將年度預(yù)算分解為月度預(yù)算和季度預(yù)算，通過(guò)分期預(yù)算控制，確保年度預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

預(yù)算在組織實(shí)施過(guò)程中，財(cái)務(wù)人員要變被動(dòng)為主動(dòng)，及時(shí)有效地分析預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)部門通過(guò)將實(shí)際業(yè)績(jī)和控制標(biāo)準(zhǔn)對(duì)比，來(lái)確定差異是否在標(biāo)準(zhǔn)允許的范圍之內(nèi)。認(rèn)真分析項(xiàng)目超支產(chǎn)生的原因，積極與業(yè)務(wù)部門溝通，做出客觀的評(píng)價(jià)和差異分析，提出控制策略和控制措施。

(四)重視預(yù)算考核，防止決算編報(bào)流于形式

預(yù)算考核工作其實(shí)是整個(gè)預(yù)算管理中的重要一環(huán)，考核是對(duì)預(yù)算完成結(jié)果的檢查和評(píng)價(jià)。管理層必須充分重視預(yù)算考核工作，充分發(fā)揮預(yù)算管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的積極作用。

管理層首先要從企業(yè)實(shí)際出發(fā)，制定預(yù)算管理制度和考核管理辦法，明確預(yù)算編制、審批、執(zhí)行、調(diào)整、評(píng)價(jià)等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作流程和內(nèi)容，保證預(yù)算機(jī)制的有效運(yùn)行。其次，建立嚴(yán)格的績(jī)效評(píng)價(jià)與預(yù)算執(zhí)行考核獎(jiǎng)懲制度。對(duì)所有預(yù)算執(zhí)行責(zé)任主體進(jìn)行考核。將每個(gè)部門和項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行情況與預(yù)算目標(biāo)比較、考核和評(píng)價(jià)，將預(yù)算責(zé)任單位和個(gè)人的利益掛鉤，利用預(yù)算的激勵(lì)導(dǎo)向作用，提高責(zé)任人的積極性和主動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)預(yù)算和考核的良性循環(huán)。

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(作者單位：中交水運(yùn)規(guī)劃設(shè)計(jì)院有限公司)