數(shù)據(jù)多跑路 群眾少跑腿
——永康市民生檔案遠(yuǎn)程查閱利用平臺(tái)建設(shè)試點(diǎn)紀(jì)實(shí)

張 松 葉依依/永康市檔案局

11月10日，永康市古山二村的胡女士來到古山鎮(zhèn)人民政府365服務(wù)中心查詢檔案。在檔案查詢窗口，只見鎮(zhèn)檔案員胡小鷗在核實(shí)胡女士的書面申請(qǐng)表后，麻利地打開電腦，登錄遠(yuǎn)程查閱管理系統(tǒng)輸入胡女士的名字，沒過幾分鐘就為胡女士查到了所需的《個(gè)人建房占用土地批準(zhǔn)通知書》。胡小鷗做好相關(guān)登記工作后，很快就將復(fù)印資料交到了胡女士手中。

如此便捷高效的查檔流程，不禁令胡女士嘖嘖稱贊。胡小鷗說，“以前查閱一份檔案往往需要個(gè)把小時(shí)，如果查詢?nèi)瞬磺宄募牧闲纬傻木唧w時(shí)間，查找起來就更費(fèi)時(shí)費(fèi)力了。如今通過遠(yuǎn)程查閱系統(tǒng)，能快速查找到用戶所需的檔案，大大節(jié)省了查檔時(shí)間，提升了工作效率?！?/p>

平臺(tái)建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)

在民生檔案遠(yuǎn)程查閱利用平臺(tái)的啟動(dòng)準(zhǔn)備階段，永康市檔案局有關(guān)人員先后赴嘉興、紹興等地學(xué)習(xí)取經(jīng)，并結(jié)合永康實(shí)際，精心制定平臺(tái)建設(shè)的工作方案、明確平臺(tái)建設(shè)的工作模式、實(shí)施計(jì)劃及相關(guān)工作流程；對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面梳理、深入挖掘，把散落在不同全宗內(nèi)的民生檔案信息按專題進(jìn)行匯總，整理出館藏婚姻、土地、戶籍、建房審批、鄉(xiāng)鎮(zhèn)會(huì)計(jì)憑證等五大類涉民檔案，并先行在平臺(tái)上運(yùn)行。

平臺(tái)建設(shè)流程主要分為三步：第一步，市檔案局通過政務(wù)網(wǎng)，以權(quán)力下放委托方式，直接把館藏某鎮(zhèn)（街道）所有涉及的有關(guān)民生專題數(shù)據(jù)全部導(dǎo)入該鎮(zhèn)（街道）數(shù)字檔案室。第二步，建立鎮(zhèn)（街道）查閱平臺(tái)，把檔案查閱利用的前端直接延伸到鎮(zhèn)（街道）的辦事窗口，讓群眾在辦事過程中就近、方便、快捷地查閱利用所需的檔案材料。第三步，鎮(zhèn)（街道）查閱平臺(tái)查檔后，出具檔案證明材料，由經(jīng)辦人員簽字后加蓋檔案查詢平臺(tái)專用章，再加蓋鎮(zhèn)政府公章；規(guī)定同時(shí)加蓋兩印章后的檔案證明材料，與檔案館出具的檔案證明材料具有同等效力。

對(duì)于民生檔案遠(yuǎn)程查閱利用平臺(tái)建設(shè)，市檔案局堅(jiān)持試點(diǎn)先行、逐步推進(jìn)的原則。確定了三個(gè)具有一定典型性的鎮(zhèn)開展建設(shè)試點(diǎn)，它們分別是與東陽市交界的西溪鎮(zhèn)、與縉云縣交界的舟山鎮(zhèn)以及中心鎮(zhèn)古山鎮(zhèn)。

遠(yuǎn)程利用安全至上

在推進(jìn)民生檔案遠(yuǎn)程查閱利用試點(diǎn)工作中，市檔案局始終強(qiáng)調(diào)安全至上原則。為保障檔案遠(yuǎn)程查閱工作過程中的信息安全，市檔案局采取了以下舉措：

一是在技術(shù)保障層面，民生檔案遠(yuǎn)程查閱利用平臺(tái)在政務(wù)網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行，市檔案局做好涉密數(shù)據(jù)的鑒定與篩選，確保檔案數(shù)據(jù)可管可控，并對(duì)平臺(tái)上的查閱操作進(jìn)行痕跡管理，同時(shí)要求各鎮(zhèn)只能查閱本鎮(zhèn)的檔案數(shù)據(jù)；經(jīng)常性地進(jìn)行安全測試，不斷提升軟件技術(shù)水平，杜絕安全漏洞。

二是在制度建設(shè)層面，通過與平臺(tái)上的鎮(zhèn)（街道）簽訂檔案遠(yuǎn)程利用協(xié)議，明確數(shù)據(jù)查閱權(quán)限，嚴(yán)格限制檔案信息接觸范圍；對(duì)平臺(tái)工作人員加強(qiáng)教育和監(jiān)督，要求他們嚴(yán)格按照查閱工作規(guī)范開展工作。

三是在落實(shí)檢查層面上，市檔案局不定期檢查各平臺(tái)檔案遠(yuǎn)程查閱利用規(guī)范化管理落實(shí)情況，加強(qiáng)對(duì)平臺(tái)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，規(guī)范查閱流程，明確接觸檔案數(shù)據(jù)信息的經(jīng)辦人員必須是經(jīng)過培訓(xùn)的公務(wù)員，并簽訂《嚴(yán)格遵守查檔工作紀(jì)律承諾書》，做到權(quán)責(zé)明確到位。

在民生檔案遠(yuǎn)程查閱利用平臺(tái)啟動(dòng)儀式上，西溪鎮(zhèn)、舟山鎮(zhèn)、古山鎮(zhèn)3個(gè)試點(diǎn)鎮(zhèn)的相關(guān)負(fù)責(zé)人承諾，要堅(jiān)持檔案查閱利用與安全保障“兩手抓”，把工作責(zé)任落實(shí)到位，做到定人、定崗、定責(zé)，切實(shí)加強(qiáng)安全教育和監(jiān)管，一旦出現(xiàn)問題將嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。

夯實(shí)基礎(chǔ)促進(jìn)發(fā)展

發(fā)揮好民生檔案遠(yuǎn)程查閱利用平臺(tái)的作用，努力提供一站式服務(wù)，全力打造“百姓家門口的檔案館”，是永康市檔案部門圍繞中心、服務(wù)大局的一項(xiàng)重要?jiǎng)?chuàng)新舉措。這一舉措的有序推進(jìn)，與近年來永康市檔案部門著力夯實(shí)相關(guān)基礎(chǔ)工作的努力密不可分。

開展民生檔案遠(yuǎn)程查閱利用平臺(tái)建設(shè)，必須夯實(shí)工作基礎(chǔ)。近年來，永康市先后投入了1000多萬元用于數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，到目前為止，館藏檔案數(shù)字化率已達(dá)100%，實(shí)現(xiàn)了檔案網(wǎng)絡(luò)化檢索，查詢速度、查全率和查準(zhǔn)率都大幅提升。全市檔案數(shù)字化和管理信息化等工作基礎(chǔ)扎實(shí)，為民生檔案遠(yuǎn)程查閱平臺(tái)建設(shè)提供了強(qiáng)有力的技術(shù)保障。

近年來，永康市把檔案服務(wù)列入公共服務(wù)的一部分，積極推進(jìn)檔案館“五位一體”標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案部門圍繞中心、服務(wù)大局，不斷提高檔案信息資源的社會(huì)共享利用水平；著力加強(qiáng)民生檔案建設(shè)，完善民生檔案管理制度，加強(qiáng)檔案資源收集，優(yōu)化基層檔案事業(yè)發(fā)展環(huán)境，民生檔案建設(shè)基礎(chǔ)比較扎實(shí)，這也為平臺(tái)建設(shè)提供了強(qiáng)有力的保障。

順應(yīng)形勢深化工作

隨著工作不斷推進(jìn)，以及群眾查檔需求的日趨多樣化，市檔案局將不斷拓展遠(yuǎn)程查檔的類型與內(nèi)容，依法及時(shí)主動(dòng)開放各類民生檔案，編印《永康市重點(diǎn)民生檔案目錄指南》，利用網(wǎng)站、微信等渠道積極拓展檔案服務(wù)途徑，最大限度地滿足群眾查閱利用需求。

在穩(wěn)步開展試點(diǎn)工作的基礎(chǔ)上，市檔案局將認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷完善工作流程和機(jī)制，計(jì)劃于2017年在全市各鎮(zhèn)（街道）和有條件的村（社區(qū)）的便民服務(wù)中心推廣民生檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)工作。

總之，讓群眾在高效服務(wù)中滿意而歸，讓鎮(zhèn)（街道）檔案工作從庫房走向前臺(tái)，不斷擴(kuò)大檔案工作的影響，是永康市檔案部門“十三五”時(shí)期的奮斗目標(biāo)之一。向著這個(gè)目標(biāo)，我們已經(jīng)邁出了第一步，接下來的任務(wù)更重，我輩當(dāng)更加努力。