企業(yè)一體化管理體系的構(gòu)建

王冠男

中鐵電氣化局集團第一工程有限公司（以下簡稱“中鐵電氣化局一公司”）的前身為“鐵道部電氣化工程局第32程處”，于1958年伴隨著中國第一條電氣化鐵路寶成線寶鳳段的建設(shè)而誕生，2001年8月改制為有限公司，是集工程施工、科研開發(fā)、系統(tǒng)集成、工業(yè)生產(chǎn)、房地產(chǎn)開發(fā)為一體的技術(shù)密集型施工企業(yè)。目前，中鐵電氣化局一公司管理體系有質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全綜合管理體系、精細化管理體系、內(nèi)部控制（全面風(fēng)險）管理體系。

2015年9月23日，質(zhì)量體系ISO9001：2015版正式發(fā)布。這是繼2000年以來首次重大改版，轉(zhuǎn)換期為3年，宣告了第三代管理標(biāo)準(zhǔn)（G3）時代的到來。新版質(zhì)量體系不再對組織的文件形式做具體要求，為企業(yè)構(gòu)建一體化管理體系提供了外部環(huán)境支持。

公司現(xiàn)行管理體系概況

質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全綜合管理體系

中鐵電氣化局一公司于1996年11月通過TGB/T19002-1994/ISO9002：1994質(zhì)量體系認證。2004年公司導(dǎo)人《環(huán)境管理體系規(guī)范及使用指南》（GB/T24001-1996/ISO14001：1996）和《職業(yè)健康安全管理體系規(guī)范》（GB/T28001-2001）標(biāo)準(zhǔn)，并將質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系進行整合，建立了一體化整合型管理體系，于2004年11月取得環(huán)境管理體系和職業(yè)健康安全管理體系認證證書。

質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全綜合管理體系文件包括：①《質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全綜合管理手冊》；②程序文件；③綜合管理體系策劃、運行和控制所需文件。

質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全綜合管理體系，將體系認證要求按條款整合分解到各個程序文件中，程序文件對應(yīng)主管部門和相關(guān)部門，在每年度的內(nèi)外部審核中均以程序文件要求為標(biāo)準(zhǔn)對公司機關(guān)及項目進行三體系審核。

精細化管理體系

2014年7月，中鐵開展工程項目精細化管理，以規(guī)范項目管理行為，健全項目管理體系，提高工程項目管理水平和盈利能力。2015年4月，中鐵進一步實施全面精細化管理，將企業(yè)管理全面納入精細化管理范圍，繼續(xù)深化企業(yè)改革，力求構(gòu)建現(xiàn)代化管理模式。

中鐵電氣化局一公司在調(diào)研摸底的基礎(chǔ)上，梳理管理流程，分解部門職能，細化崗位職責(zé)，清理或新編公司規(guī)章制度，初步梳理出“制度指向崗位，對應(yīng)工作流程，流程又納入崗位職責(zé)”的精細化管理體系。

精細化管理體系文件包括：①崗位說明書；②工作流程手冊；③規(guī)章制度匯編。工程項目精細化管理的工作流程、規(guī)章制度涉及項目管理的全過程，包括投標(biāo)管理、前期策劃、組織管理、產(chǎn)品清單和責(zé)任矩陣等。

內(nèi)部控制（全面風(fēng)險）管理體系

2008年6月，財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會五部委聯(lián)合頒發(fā)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》（財會[2008]7號），規(guī)范要求中華人民共和國境內(nèi)設(shè)立的大中型企業(yè)強制執(zhí)行，建立與實施內(nèi)部控制。

2014年5月29日，中鐵電氣化局一公司內(nèi)部控制體系文件正式發(fā)布，對公司各部門、所屬各單位、各項目部（指揮部）運行內(nèi)部控制體系文件提出具體要求，并持續(xù)改進。公司各部門依據(jù)部門職責(zé)和具體業(yè)務(wù)，編寫了118項管理制度和176項公司三級流程文件，以規(guī)范和指導(dǎo)各項業(yè)務(wù)工作的開展。

內(nèi)部控制體系文件包括：①《公司內(nèi)控與風(fēng)險管理手冊》；②流程體系文件；③風(fēng)險地圖和風(fēng)險庫?！豆緝?nèi)控與風(fēng)險管理手冊》從內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督五大要素闡述了相關(guān)概念、關(guān)注重點和措施。

多體系運行導(dǎo)致的問題

中鐵電氣化局一公司為了滿足第三方和上級管理要求，近年來不斷構(gòu)建管理體系，從一定程度上填補了公司管理空白，由粗放式管理向精細化管理轉(zhuǎn)變，管理更加順暢、科學(xué)和規(guī)范，但是在實際運行中也發(fā)現(xiàn)了一些問題：

管理體系眾多，給公司信息傳遞和執(zhí)行造成困難。中鐵電氣化局一公司作為中鐵下屬三級施工企業(yè)，所屬單位十多個，所屬項目八十多個，遍布全國各地，而且作為施工一線的項目部人員流動性大，人員素質(zhì)參差不齊，由于培訓(xùn)不及時，往往導(dǎo)致員工對公司管理體系理解不到位，從而造成執(zhí)行力下降。

不同管理體系對同—項工作具體要求不同，不利于統(tǒng)一管理。例如，公司“質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全綜合管理體系”中的安全目標(biāo)要求杜絕鐵路交通一般B類及以上責(zé)任事故。而“精細化管理體系”中要求杜絕一般C類及以上鐵路交通責(zé)任事故。

不同的管理要求易造成重復(fù)勞動、重復(fù)檢查，消耗企業(yè)人力、物力和財力，增加基層項目部負擔(dān)。例如，項目部使用的監(jiān)視測量裝置一年中接受公司三體系認證內(nèi)審小組檢查，還要接受工程管理部的例行項目檢查。

多套管理體系需要多業(yè)務(wù)部門維護，增加后臺管理難度。精細化管理的一項重要要求就是要將前臺管理轉(zhuǎn)變?yōu)楹笈_管理，公司管理部門承擔(dān)的管理任務(wù)陡然加大，多套管理體系的日常運行和改進維護，以及對下屬單位和所屬項目部的檢查督導(dǎo)任務(wù)繁瑣重復(fù)，降低管理效率。

如何將這些管理體系有效融合，避免“多張皮”現(xiàn)象是中鐵電氣化局一公司提高管理效率，構(gòu)建現(xiàn)代管理模式必須進行的思考。

管理體系整合的可行性分析

體系整合的理論基礎(chǔ)

不同管理體系運作模式一致。體系本質(zhì)上均遵循PDAC循環(huán)工作模式，即通過策劃、實施、檢查、改進的循環(huán)過程實現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)改進，保證實現(xiàn)既定管理目標(biāo)。

多種體系管理內(nèi)涵一致。綜合管理體系目的是確保產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境保護和職業(yè)健康安全管理處于受控狀態(tài)，并得到持續(xù)改進，增強顧客和相關(guān)方滿意。內(nèi)部控制目標(biāo)為合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息真實完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。精細化管理的目的是加強工程項目管理，規(guī)范項目管理行為，健全項目管理體系，提高工程項目管理水平和盈利能力?？梢?，不同管理體系的關(guān)注側(cè)重點雖然不同，但是管理終極目標(biāo)是一致的，內(nèi)在存在有機聯(lián)系，具備將文件整合形成相輔相成統(tǒng)一體系的基礎(chǔ)。

質(zhì)量體系換版帶來的機遇

新版標(biāo)準(zhǔn)采用管理體系標(biāo)準(zhǔn)“高階結(jié)構(gòu)”（High level structure），結(jié)構(gòu)的變化不需要反映在一個組織的管理體系文件之中，不要求組織的質(zhì)量管理體系文件對應(yīng)本標(biāo)準(zhǔn)的條款結(jié)構(gòu)。

一些術(shù)語變化給企業(yè)整合文件提供了支持。如在2008版9001標(biāo)準(zhǔn)中提到“形成文件的程序”（如用于確定、控制和支持過程），現(xiàn)在表述為“保持形成文件的信息”，即必須文件化，但文件的形式不再必須是程序文件。又如在2008版9001標(biāo)準(zhǔn)中提到“記錄”，現(xiàn)在表述為“保存形成文件的信息”，即必須有記錄。而且，新標(biāo)準(zhǔn)中沒有2008版中6個“形成文件的程序”的要求，不再專門提及“手冊”“程序文件”等術(shù)語，也未對有關(guān)“手冊”“程序文件”等提出明確要求，可見，新版標(biāo)準(zhǔn)對文件要求更加靈活，對文檔化的規(guī)范要求簡化，組織現(xiàn)在可以決定其所需的文檔化信息以及應(yīng)當(dāng)采用的文檔格式，因此企業(yè)可以將體系認證與自身管理制度完全融合，從而使質(zhì)量體系要求完全融入組織的運營過程。

2015版還對標(biāo)準(zhǔn)進行基于風(fēng)險的通盤考慮，不再有專門的預(yù)防措施，而是使整個管理體系成為預(yù)防工具并鼓勵持續(xù)改進，在此可以充分考慮內(nèi)部控制與全面風(fēng)險管理的要求，進行文件修訂。

此次換版是一個第三方體系認證思路轉(zhuǎn)換的信號，相信在不久的將來，安全、職業(yè)健康管理體系認證要求也不再對文件形式做具體要求，這就為企業(yè)進行管理體系整合松了綁。

管理體系整合實踐及其意義

企業(yè)管理體系整合不可能一蹴而就，也并非完全打破原有管理體系，因此不建議大破大立，而是要在日常管理中循序漸進，整改的同時保持企業(yè)良性運轉(zhuǎn)。在明確企業(yè)管理目的的基礎(chǔ)上，將各個管理體系內(nèi)涵一致的文件進行整合，不同的地方進行有效銜接，并保證各個管理體系涉及同一問題不同層次的文件其核心內(nèi)容本質(zhì)統(tǒng)一。

中鐵電氣化局一公司在實踐中，首先，將公司規(guī)章制度代替質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系認證的程序文件，并在規(guī)章制度編寫過程中考慮質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系認證要求，最終實現(xiàn)公司規(guī)章制度對認證要求的全覆蓋，既方便管理又滿足第三方認證要求，這樣就實現(xiàn)了質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全綜合管理體系與精細化管理體系的融合；其次，公司要求在編制精細化管理制度文件時要考慮工作流程，并在繪制流程圖時標(biāo)注風(fēng)險點，在流程說明中明確每個步驟的職責(zé)，并指向具體工作崗位，充分體現(xiàn)了內(nèi)部控制與風(fēng)險管理意識，這樣就實現(xiàn)了精細化管理體系與內(nèi)部控制體系的融合；再次，質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全綜合管理體系中也有對風(fēng)險管理的要求，但是新版標(biāo)準(zhǔn)不再要求制訂具體措施，而是將管理體系持續(xù)運行與改進視作有效的風(fēng)險防控，企業(yè)每年進行三體系認證的內(nèi)部審核和外部審核，對于不符合公司要求的項目，給出改進意見，要求公司整改，此過程滿足內(nèi)部控制的要求，這可以視作質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全綜合管理體系與內(nèi)部控制管理體系的融合。

中鐵電氣化局一公司通過對管理體系進行整合發(fā)現(xiàn)，管理體系一體化的意義在于：1.認識和掌握管理的規(guī)律性，建立一致性的管理基礎(chǔ)，明確企業(yè)管理方針，提高員工接受度和執(zhí)行力。2.利于科學(xué)的調(diào)配人力資源，優(yōu)化組織的管理結(jié)構(gòu)，降低管理成本。3.統(tǒng)籌開展管理性要求一致的活動，提高工作效率，易于考核。

管理過程學(xué)派創(chuàng)始人亨利·法約爾認為，組織應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的原則，因此，無論從管理學(xué)、經(jīng)濟學(xué)角度考慮，還是出于企業(yè)發(fā)展切實需要，企業(yè)內(nèi)部管理體系的整合都勢在必行，整合的過程也是對企業(yè)管理水平的一次提升。

（責(zé)任編輯：郝幸田）