試論如何加強機關檔案管理工作

吳盛海

摘要：機關檔案工作是新的歷史時期機關檔案工作面臨的新任務和新要求。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》與《中華人民共和國檔案法實施辦法》有關規(guī)定，各地區(qū)機關應該從多方面入手，進一步規(guī)范檔案管理流程工作。

關鍵詞：機關檔案；管理工作；素質

機關檔案工作者要牢固樹立活到老、學到老的思想，增強創(chuàng)新發(fā)展的意識，強化政治業(yè)務學習，以優(yōu)良的作風和過硬的素質，立足崗位，扎實工作，不斷適應社會主義現(xiàn)代化建設的需要，為經濟社會發(fā)展做出應有的貢獻。

一、健全的檔案工作制度

為了保證機關檔案工作的順利開展必須建立健全機關檔案工作規(guī)章制度。在我市近幾年的檔案工作執(zhí)法檢查中，我們發(fā)現(xiàn)，有相當一部分機關單位沒有健全的檔案工作制度，有的單位甚至根本就沒有建立檔案工作制度。由于缺乏制度的指導和約束，檔案人員一味埋頭苦干，結果檔案的整理不規(guī)范，檔案的保管不合要求，檔案的利用也達不到應有的效果。大家都知道，完善的制度是進行高效管理的手段，任何一項工作的順利開展，都需要以相的制度做保障所謂“無規(guī)矩不成方圓”，要使機關檔案工作有章可循、有法可依，機關檔案部門必須建立縫全機關檔案工作規(guī)章制度并納入有關部門和人員的崗位責任中監(jiān)督實施。機關檔案工作需要建立的規(guī)章制度主要有：其一檔案的歸檔制度（主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求）；其二檔案的保管制度（主要包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施）：其三檔案的保密制度（3z要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求）；其四檔案的利用制度（主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續(xù)）。

二、機關檔案人員除了做好檔案的整理，還要做好檔案的收集、保管和利用

檔案的收集、整理、保管和利用是檔案實體管理的基本流程。收集是檔案部門積累檔案的手段，是檔案工作的起點；整理是將無序的檔案有序化，是檔案工作的重點；保管為延長檔案壽命提供物質保障，是檔案工作的關鍵環(huán)節(jié)；利用則是檔案工作的最終目的，檔案的價值由此體現(xiàn)。檔案收集、整理、保管及利用工作的要求是“收集齊全、整理規(guī)范、安全保管、有效利用”，這同時也是檔案工作的目標和方向。機關檔案人員必須緊緊圍繞這十六個字開展機關檔案工作。其一收集齊全收集為檔案工作提供了物質對象，收集工作質量的高低直接影響到檔案的后續(xù)工作，因此檔案收集應盡可能做到齊全。日常的收集工作要注意三點：① 注意收集賬外文件，即本機關收發(fā)文登記薄未登記的文件，如各種計劃、總結、大事記、黨的會議記錄、協(xié)議等；②注意收集組織人事部門手中的文件，如人事方面的登記表、審批表、介紹信、存根、花名冊等；③注意收集聲像、實物等非紙質材料的檔案，如錄音（像）帶、相片、各種獎狀、證書、錦旗等。其二整理規(guī)范檔案整理工作在檔案總體管理中具有重要意義，它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項前提條件，因此檔案整理必須規(guī)范。檔案的整理，從分類、組合、排列，到編號、編目、裝訂、裝盒，每個環(huán)節(jié)都有其標準和要求。檔案人員要主動加強業(yè)務學習，熟悉每個環(huán)節(jié)的操作方法，并嚴格按照相關規(guī)定，規(guī)范整理檔案。其三安全保管要廣泛、長久地發(fā)揮檔案的作用，就必須將檔案妥善保管，維護檔案的安全。①應根據(jù)保存檔案的數(shù)量，設置必需的檔案專用庫房和柜架。庫房要堅固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施；②應根據(jù)工作需要增置溫濕度計、復印機、收錄機、照相機、去濕機、吸塵器、空調設備和電子計算機等；③應定期對檔案保管的狀況進行全面檢查，并作記錄，如遇特殊情況應及時檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時解決。其四有效利用為機關各項工作需要提供利用檔案，是檔案工作任務的中心環(huán)節(jié)，是檔案工作的根本目的。要做到檔案的有效利用：①機關檔案人員要熟悉所藏檔案的情況，主動了解機關各項工作對利用檔案的需要，做好提供利用工作；②機關檔案部門必須編制《案卷目錄》，并根據(jù)利用工作的需要編制檔案著錄卡片或專題目錄（卡片）；③機關檔案人員應開展檔案史料的編研工作，積極配合有關部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數(shù)字匯編、發(fā)文匯集和專題文件匯集等。

三、良好的工作環(huán)境和嚴格的教育機制是提高機關檔案管理工作者素質的重要途經

其一營造良好的工作環(huán)境。檔案工作是一項枯燥乏味、不易出成績的工作，是一個冷門崗位，很多人不愿意去從事這項工作，但是這項工作是反映一個單位發(fā)展過程，詳盡記錄一個單位各方面工作數(shù)據(jù)的基礎性工作，為調查工作情況、出臺政策法規(guī)、核實人事資料等方面提供著重要依據(jù)。因此說，機關要學會用政策留人、待遇留人、感情留人。從硬件上，按照現(xiàn)代化、科技化的要求，設立獨立的辦公、查閱、庫房三室，配備電腦、照相、錄像、打印、復印、傳真、掃描、碎紙機等管理設備和設施，安裝標準空調機，不斷改善檔案保管環(huán)境，為從事檔案管理工作的人員創(chuàng)造一個好工作環(huán)境。從軟件上，建立傾向檔案管理的政策，關心檔案管理工作者的政治進步，關心他們的身心健康，提高他們的經濟待遇，為檔案管理工作提供充足的經費，支持他們搞科研創(chuàng)新，加大獎勵的力度，以良好的發(fā)展環(huán)境，使他們樂于從事檔案工作，進而激發(fā)他們工作的積極性和主動性。其二加大教育培訓力度。培養(yǎng)和提高檔案管理工作者素質，關鍵是教育。為此，一要抓好繼續(xù)教育，繼續(xù)教育是對檔案工作者進行知識和技術更新、提高的有效途徑。要組織好檔案管理工作者積極參加人事部門、檔案部門組織的業(yè)務知識培訓，不斷更新知識，學會現(xiàn)代化的管理手段，增加對新生事物的理解和把握，不斷提高自身創(chuàng)造能力及管理水平，以促進檔案工作創(chuàng)新發(fā)展；二要拓寬教育的方式。要改變傳統(tǒng)的教學模式，變填鴨式教學為互動啟發(fā)式教學，注重教育的針對性和實效性，注重創(chuàng)新性思維的開發(fā)，采取座談討論與外出學習考察相結合的形式，激發(fā)檔案管理工作者參與學習教育的積極性；三要提高教育的質量。要改變過去為了學而學，學用相脫節(jié)的錯誤做法，組建高水平的教師隊伍，提高教學質量，嚴格教育考核機制，把學習成績作為衡量工作實績的標準之一，把理論研究成果作為職級晉升的重要依據(jù)，以鼓勵和培養(yǎng)更多高素質的檔案工作管理人才。

總之，要搞好機關檔案工作，應當提高檔案人員的素質，促進機關檔案工作創(chuàng)新，不斷加強檔案室基礎設施投入，改善檔案保管條件等工作。