對會計電算化內(nèi)部控制的幾點探討

熊義成

[摘 要]由于我國經(jīng)濟(jì)和信息化的不斷發(fā)展，會計電算化也迅速發(fā)展起來，而且得到了廣泛應(yīng)用。會計電算化的發(fā)展促進(jìn)了會計行業(yè)快速發(fā)展，使人們越來越重視會計電算化的內(nèi)部控制。本文就會計電算化內(nèi)部控制存在的問題進(jìn)行分析與探討，并提出相應(yīng)的解決措施。

[關(guān)鍵詞]會計電算化；內(nèi)部控制；安全管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.043

[中圖分類號]F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-00-01

1 會計電算化內(nèi)部控制中存在的幾點問題

1.1 對會計電算化缺乏正確認(rèn)識

與西方國家相比，目前階段我國的會計電算化仍然處于摸索階段，大多數(shù)會計從業(yè)人員還不能真正認(rèn)識到會計電算化在企業(yè)財務(wù)管理方面的重要作用，也有一部分人認(rèn)為會計電算化只是在信息處理速度上比傳統(tǒng)的方式快，因為傳統(tǒng)的方式是采用手工核算，而會計電算化是以電子計算機(jī)來記錄和處理數(shù)據(jù)，速度更快。此外，人們普遍認(rèn)為會計電算化只是減輕了會計人員的負(fù)擔(dān)，直接忽略了內(nèi)部控制的作用，導(dǎo)致我國的會計電算化仍然處于初級階段，這對于現(xiàn)代企業(yè)來說是一個很大的損失。

1.2 電算化使內(nèi)部控制風(fēng)險加大

計算機(jī)是會計電算化系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行的前提條件，會計電算化中所有信息都是通過計算機(jī)進(jìn)行存儲的，如果計算機(jī)被病毒侵入，情況嚴(yán)重時會使計算機(jī)系統(tǒng)直接崩潰，一般病毒可能會使正在使用或處理的數(shù)據(jù)丟失，如果是嚴(yán)重的病毒會使計算機(jī)所有的數(shù)據(jù)丟失，甚至無法還原。除此之外，如果計算機(jī)所處的環(huán)境比較潮濕或者溫度比較高的話非常容易損壞計算機(jī)的磁性介質(zhì)，如果有關(guān)人員不能及時將其處理，可能會導(dǎo)致一些數(shù)據(jù)即使存在計算機(jī)中也不能正常讀取。計算機(jī)一旦發(fā)生以上這些問題，會直接影響會計的正常工作。因此，對于會計電算化來說數(shù)據(jù)的存儲存在非常嚴(yán)重的潛在威脅。

1.3 企業(yè)的財務(wù)部門軟件不統(tǒng)一，專業(yè)人員較少

由于目前我國的會計電算化正處于發(fā)展階段，在應(yīng)用軟件上存在一些問題，比如：軟件沒有較高的通用性，而且存在很多接口，導(dǎo)致各個軟件之間不能實現(xiàn)兼容，其性質(zhì)以及使用方面也存在許多差異，致使會計人員在輸入信息或查詢數(shù)據(jù)時無從下手。此外，我國電算化從業(yè)人員比較少，且大多數(shù)的會計人員缺少軟件開發(fā)及處理經(jīng)驗，從而制約了會計電算化在我國的發(fā)展。

2 解決會計電算化內(nèi)部控制問題的措施

為使會計系統(tǒng)能正常運(yùn)行，企業(yè)應(yīng)建立一個完善的內(nèi)部控制機(jī)制并不斷改進(jìn)和完善。在電算化背景下，內(nèi)部控制機(jī)制起著重要作用。企業(yè)可以采取以下幾點措施有效解決會計電算化內(nèi)部控制中存在的問題。

2.1 加強(qiáng)組織和相關(guān)人員的職能控制

因為電算化會計的功能比較集中，相關(guān)人員應(yīng)制定管理控制制度并明確會計從業(yè)人員的職責(zé)分工，加強(qiáng)組織的控制工作。組織和管理控制主要是通過對各個部門的設(shè)置、相關(guān)人員的分工、從業(yè)人員崗位職責(zé)的劃分等對會計工作進(jìn)行有效地控制，其主要目的是建立組織機(jī)構(gòu)以及從業(yè)人員的職責(zé)分工制度，從而對從業(yè)人員起到制約作用，避免發(fā)生徇私舞弊的現(xiàn)象。在企業(yè)實行會計電算化以后，會計工作可以分成兩個崗位，一種是基本的會計崗位，另一種電算化會計崗位?；镜臅媿徫蝗匀徊捎脗鹘y(tǒng)的方式，使用紙質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)的記錄和存儲，而電算化崗位通過會計電算化系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)并存儲。

2.2 加強(qiáng)會計電算系統(tǒng)操作與安全管理

為確保會計電算化系統(tǒng)不被其他人隨意操作，會計從業(yè)人員一定要加強(qiáng)對系統(tǒng)的操作與安全管理，比如：建立一個上機(jī)操作記錄，同時要完善并嚴(yán)格執(zhí)行防范計算機(jī)病毒的管理制度。除此之外，相關(guān)的系統(tǒng)文件一定有專人保管，如果使用系統(tǒng)文件或?qū)ζ溥M(jìn)行修改一定要經(jīng)過上級領(lǐng)導(dǎo)的審批，對于與系統(tǒng)不相關(guān)的人員一定避免其接觸系統(tǒng)文件，從而在根本上控制與系統(tǒng)無關(guān)的人員對電算化系統(tǒng)進(jìn)行非法操作。在會計電算化系統(tǒng)的開發(fā)階段，企業(yè)應(yīng)設(shè)置記錄操作痕跡的功能，尤其是已經(jīng)入賬的憑證，保留其可以更改的功能，而對于已結(jié)賬的憑證的數(shù)據(jù)，應(yīng)設(shè)置對其不能進(jìn)行更改的功能。

2.3 加強(qiáng)對電算化從業(yè)人員的培訓(xùn)

會計電算化對財務(wù)人員的綜合素質(zhì)有非常高的要求，它主要包含了財務(wù)會計知識及計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用等。會計軟件具有其特殊性，因此系統(tǒng)維修人員應(yīng)掌握一些基本的會計知識，一旦會計軟件在使用過程中出現(xiàn)問題就能快速有效地解決。因此，企業(yè)應(yīng)重視對會計從業(yè)人員的培訓(xùn)工作，提高其綜合素質(zhì)，有利于防止會計電算化內(nèi)部控制出現(xiàn)問題。

3 結(jié) 語

實踐證明，計算機(jī)本身在信息處理過程中出現(xiàn)錯誤的概率很小，甚至可以直接忽略。但是在電算化前提下，人為導(dǎo)致的錯誤經(jīng)常會發(fā)生，特別是舞弊現(xiàn)象，嚴(yán)重時會給企業(yè)帶來巨大損失。因此，企業(yè)要制定一個嚴(yán)格的會計電算化內(nèi)部控制管理制度。為順應(yīng)會計朝著電算化方向發(fā)展的趨勢，企業(yè)應(yīng)從實際的工作出發(fā)，在電算化條件下建立并完善內(nèi)部控制制度，將會計工作的水平不斷提高，促進(jìn)會計電算化在我國企業(yè)中的快速發(fā)展。

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