EXCEL在財務(wù)管理中的應(yīng)用

蔣文棟

【摘要】在很多小微企業(yè)并沒有購買電算化軟件，而是在傳統(tǒng)會計方法基礎(chǔ)上，配合EXCEL進行財務(wù)分析、達到財務(wù)管理功能。本文研究介紹EXCEL在財務(wù)管理中應(yīng)用的必要性、應(yīng)用情況后。分析阻礙企業(yè)運用EXCEL進行財務(wù)管理的問題，并設(shè)計解決方案。

【關(guān)鍵詞】會計電算化 傳統(tǒng)會計 財務(wù)管理 會計職能

一、EXCEL在財務(wù)管理中應(yīng)用的必要性

（一）EXCEL在財務(wù)管理應(yīng)用的背景

建立在傳統(tǒng)會計基礎(chǔ)上的財務(wù)管理主要體現(xiàn)在三個方面： （1）財務(wù)人員利用分析手段將財務(wù)數(shù)據(jù)歸結(jié)分析后，對企業(yè)的財務(wù)活動及能力進行反應(yīng)，提供決策有關(guān)財務(wù)信息的相關(guān)職能。（2）根據(jù)會計資料及相關(guān)信息，對企業(yè)的財務(wù)經(jīng)濟活動的整個流程進行引導和控制。會計監(jiān)督包括貨幣監(jiān)督及實物監(jiān)督，其主要的目的就是利用企業(yè)的預(yù)算會計，對業(yè)務(wù)的經(jīng)濟效益及成本等進行分析，進而提升企業(yè)經(jīng)營活動的合理性、有效性的全面監(jiān)督機制。（3）參與經(jīng)營決策的職能，傳統(tǒng)會計的決策參與功能主義是根據(jù)采取信息的分析和預(yù)測結(jié)果，指引企業(yè)經(jīng)營決策的方向，促進企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟效益高效化，這也是傳統(tǒng)會計的職能所在。

（二）EXCEL在財務(wù)管理應(yīng)用的優(yōu)勢

相對于會計的電算化軟件等，EXCEL是大眾熟悉的基本軟件，方法簡單并且便于操作。EXCEL軟件中對于財務(wù)管理運用比較多的函數(shù)功能、數(shù)據(jù)處理、圖表分析等功能都是比較容易理解和操作的，并且該軟件與目前市面上所有的電腦、手機及終端設(shè)備的兼容性非常高，這就避免了企業(yè)更換軟件時需要更換設(shè)備等的成本消耗問題。并且，EXCEL軟件也在不斷的更新，其功能也在逐步強化，這對于企業(yè)基本的財務(wù)分析與管理運用相對有利。

EXCEL軟件可以方便用戶自行設(shè)計函數(shù)等功能，用戶完全可以依據(jù)自己的需求對數(shù)據(jù)進行特殊的歸類和處理。這就降低了因此電算化等軟件的模塊分區(qū)局限性引發(fā)的一定問題。特別是，目前不同企業(yè)的財務(wù)軟件不完全一致，而EXCEL軟件則是建立在大數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上的個性化功能分區(qū)。任何企業(yè)在軟件不一致或者沒有使用電算化軟件的情況下，都可以借助EXCEL進行數(shù)據(jù)口徑的統(tǒng)一，方便企業(yè)對比分析和開展合作。這對于企業(yè)的納稅申報等都是有幫助的，可以降低因為數(shù)據(jù)口徑不一致引發(fā)的一些財稅處理的漏洞。

二、EXCEL在財務(wù)管理中的應(yīng)用情況

（一）運用步驟

企業(yè)財務(wù)管理由財務(wù)預(yù)測、決策、預(yù)算、控制和分析等組成。EXCEL運用在財務(wù)管理中，需要：

首先，確定目標：企業(yè)在明確想要達到的財務(wù)管理目標，比如希望通過數(shù)據(jù)分析明確當前的存貨周轉(zhuǎn)情況，進而合理改進存貨管理方案等，就可以針對存貨相關(guān)數(shù)據(jù)進行專門的篩選與分析。

其次，依據(jù)目標構(gòu)建一個或者多個模型：在EXCEL中有函數(shù)庫，可以極大的方便用戶使用函數(shù)工具，進行比重分析、回歸分析、趨勢分析等，實現(xiàn)橫縱向?qū)Ρ然蛘呦嚓P(guān)性分析等，這也可以讓企業(yè)了解不同財務(wù)活動之間的關(guān)系、發(fā)展情況等，以方便后期的財務(wù)調(diào)整。

再次，明確目標且確定模型后，企業(yè)需要收集數(shù)據(jù)。一般情況下，企業(yè)如果沒有EXCEL數(shù)據(jù)存檔，必須手工輸入。但是目前很多沒有財務(wù)軟件的企業(yè)實際上都會對數(shù)據(jù)進行EXCEL存檔，這就可以通過篩選數(shù)據(jù)完成基本的數(shù)據(jù)收集。如果需要行業(yè)對比等，則需要借助外部數(shù)據(jù)庫完成。

第四，企業(yè)在模型基礎(chǔ)上，可以依據(jù)函數(shù)關(guān)系完成各種不同的財務(wù)分析、預(yù)測，進而達到企業(yè)財務(wù)管理的基本要求。

最后，企業(yè)還需要對模型測算結(jié)果進行合理性判斷，例如環(huán)境變動等是否會對其產(chǎn)生影響，來合理改進財務(wù)管理方案。

（二）運用領(lǐng)域

1.對會計賬簿建立的運用

EXCEL對于會計信息歸檔建立會計賬簿具備很好的適應(yīng)能力。Excel 建立一個使用方便的賬務(wù)處理系統(tǒng)： 制作和運行菜單的宏可以利用Excel 的宏功能生成；利用Excel 可以設(shè)計賬務(wù)報表處理系統(tǒng)； 安全設(shè)置頁可以采用Excel 進行。大部分會計處理模塊（ 賬務(wù)憑證、科目設(shè)置、明細表，總帳、報表、工作底稿等） 都可以利用Excel 的功能。相對于財務(wù)軟件，EXCEL可以更多的為企業(yè)提供獨特的賬簿名稱、明細歸類方式，當然這并不是主流選擇，卻可以為企業(yè)的財務(wù)工作提供一定便利，提升財務(wù)工作效率。

2.函數(shù)處理的分析功能

財務(wù)分析對于財務(wù)管理至關(guān)重要，EXCEL可以在用戶自由設(shè)計函數(shù)的基礎(chǔ)上，進行數(shù)據(jù)關(guān)系分析。例如，固定資產(chǎn)折舊是指固定資產(chǎn)在使用過程中，逐漸損耗而消失的那部分價值。涉及大量運算的折舊計算，利用Excel 提供的直線折舊函數(shù)SLN（ ） 、雙倍余額遞減函數(shù)DDB（ ） 或年數(shù)總和法函數(shù)SYD（ ） 等進行固定資產(chǎn)折舊計算，可以大量減少財務(wù)管理中的工作量，節(jié)省了財務(wù)人員的勞動力和勞動時間。

3.EXCEL對財務(wù)決策的輔助功能

EXCEL的運用對于財務(wù)決策有著很大的幫助，不同于手工的低效率，該軟件顯然可以更加快速和準確的反映數(shù)據(jù)關(guān)系，為決策提供幫助。也與電算化軟件的功能明確在一定范圍內(nèi)不同，EXCEL的決策輔助運用更加靈活。例如，企業(yè)可以在投融資數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，引入更多的行業(yè)數(shù)據(jù)、投融資參與方數(shù)據(jù)及其他的相關(guān)因素數(shù)據(jù)，來進行多元回歸分析等，這就可以得出更加客觀和全面的分析結(jié)果，幫助企業(yè)進行投融資決策。

（三）應(yīng)用影響

1.EXCEL對財務(wù)監(jiān)督職能的影響

傳統(tǒng)的會計也有其監(jiān)督能力，不過前提條件是要有準確的會計信息才能行的通。借助EXCEL的發(fā)展，有效的提高了會計數(shù)據(jù)處理能力。因而，EXCEL的應(yīng)用對企業(yè)會計業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)處理來講起到了前所未有的重要意義，在此，也同樣的幫助了傳統(tǒng)會計監(jiān)督職能的更好的貫徹。EXCEL能夠?qū)π畔⑦M行準確的錄入、審核、修訂及歸檔分析等工作，漸漸提高了工作效率。另外，EXCEL軟件能夠通過編輯公式等自行檢測數(shù)據(jù)準確性，能夠及時指出出錯之處并能及時提醒較歷史數(shù)據(jù)相比有疑義的數(shù)據(jù)，有效的提高了準確性。企業(yè)綜合效益的提高，不免要有高效的部門協(xié)作，還要有EXCEL為企業(yè)監(jiān)督提供全面及時且有效的財務(wù)相關(guān)信息。

2.EXCEL對財務(wù)反映職能的影響

人工的財務(wù)分析和預(yù)算是傳統(tǒng)會計職能體現(xiàn)的基石，從而就需要龐大的數(shù)據(jù)準備。效率相對較慢，往往其對企業(yè)財務(wù)活動的反映滯后于企業(yè)實際財務(wù)活動進程，這就使得傳統(tǒng)會計的反映職能發(fā)揮不到位。不過在EXCEL中有效的解決了此等問題，它突破了傳統(tǒng)手工記賬中會計核算繁雜的環(huán)節(jié)，會計人員可以借此實現(xiàn)自動生成賬目，能夠隨時查理賬目，如此對賬不再是難事。并且，人員可以實現(xiàn)專門對重點部分的查閱、分析與梳理，會計人員能夠提升自己的業(yè)務(wù)水平，提高工作效率，更重要的是準確得到了有效的提升。用計算機軟件的形式形成會計賬目的全面信息化，對于不同的科目信息能夠?qū)崿F(xiàn)分類，可以隨時查詢?nèi)我鈭蟊碚?。依托計算機真正在會計領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了信息化，對企業(yè)會計的分析速度有了一定的提升，對會計行業(yè)來講重要的準確性也無形中更高。有利與會計職能的高質(zhì)量的發(fā)揮。

3.EXCEL對財務(wù)參與經(jīng)營決策職能的影響

參與經(jīng)營決策是傳統(tǒng)會計的較高層次職能，其決策參與的有用性程度，與傳統(tǒng)會計的分析和預(yù)測效果有著密切的關(guān)系，但是傳統(tǒng)手工記賬下的財務(wù)分析和預(yù)測難以做到迅速的準確數(shù)據(jù)和指標體系構(gòu)建，并且由于手工記賬中部分數(shù)據(jù)信息的真實性和及時性不到位，也會對會計的決策分析功能產(chǎn)生不利影響。EXCEL本身有其優(yōu)勢，不單單是突破了傳統(tǒng)會計的經(jīng)營決策參與局限，有效的拉升企業(yè)經(jīng)營管理水平。利用EXCEL方便企業(yè)財務(wù)部門及企業(yè)管理者在會計系統(tǒng)中利用公式進行財務(wù)數(shù)據(jù)分析，易于形成全面的關(guān)于綜合財務(wù)能力的認識。通過運用企業(yè)的投融資決策、生產(chǎn)計劃等方面財務(wù)分析結(jié)果，促進企業(yè)的決策科學性提升，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等也更加符合企業(yè)自身財務(wù)能力，這都是非常有利于企業(yè)發(fā)展的。

三、阻礙EXCEL在財務(wù)管理中功能發(fā)揮的因素分析

（一）企業(yè)對EXCEL的認識程度不高

對于并不具備實力購買財務(wù)軟件的小企業(yè)而言，其管理者一般對于財務(wù)的信息化并不關(guān)注，或者認識不足。對于EXCEL的認識不全，在上級部門的影響下，對于企業(yè)EXCEL的應(yīng)用尚不廣泛，在企業(yè)管理層的會計工作部門，直接受到上級管理層意識的影響，就現(xiàn)實情況而言，會計人員與單位負責人通常處于從屬關(guān)系，企業(yè)的領(lǐng)導能夠直接令使會計工作，領(lǐng)導不重視則企業(yè)財務(wù)人員自然很少利用EXCEL的重要財務(wù)分析與處理功能。

（二）會計工作人員的素質(zhì)不足

EXCEL的應(yīng)用要求會計人員不僅要擁有專業(yè)的會計知識，還要了解計算機知識，、EXCEL軟件的使用技術(shù)，特別是EXCEL相關(guān)財務(wù)模塊及分析的知識。我國現(xiàn)今的市場上，會計人員的業(yè)務(wù)都十分嫻熟，不過在對計算機的操縱上就略顯不足。而小企業(yè)往往不具備雇傭高素質(zhì)會計人員的能力，目前小企業(yè)的更多會計人員也并不能熟練使用EXCEL的財務(wù)管理功能，這也會限制EXCEL的應(yīng)用。

（三）EXCEL數(shù)據(jù)庫的安全風險問題

反應(yīng)在財務(wù)上的數(shù)據(jù)可謂是一個企業(yè)的商業(yè)機密，關(guān)于企業(yè)的發(fā)展前景，但幾乎所有的軟件系統(tǒng)把重點放在完善會計功能和適應(yīng)財務(wù)制度上，極少數(shù)的公司才會注意要這個保密的問題，一般理解就是對數(shù)據(jù)本身的加密、防止盜版等。這些都沒有大的效果。普通常發(fā)生的情況如斷電，或系統(tǒng)一旦癱瘓又受病毒侵襲，安全性岌岌可危，重要的數(shù)據(jù)就這樣被付之一炬。而EXCEL的數(shù)據(jù)不同于電算化軟件可以迅速恢復或者借助專業(yè)手段處理，這就需要企業(yè)更多的思考如何有效維護EXCEL數(shù)據(jù)庫。

四、促進EXCEL下企業(yè)財務(wù)管理優(yōu)化的建議

（一）提升企業(yè)對EXCEL的認識

正確認識EXCEL，并制定合理的規(guī)定使用它才能夠真正意義上為企業(yè)發(fā)展做貢獻。首先，明確EXCEL應(yīng)用對于企業(yè)綜合管理決策的重要性。在財務(wù)部門中，要廣泛應(yīng)用EXCEL軟件，所謂熟能生巧，積極發(fā)揮它的優(yōu)點長處。其二，即便使用EXCEL是用計算機，不過完善的規(guī)章制度也是必要的，按照規(guī)定做事，才能保障工作的完成不受影響。其三，EXCEL工具運用需要大量的數(shù)據(jù)支撐，企業(yè)應(yīng)該在日常會計工作中，就注重利用EXCEL做好會計信息核算、登記等工作，完善數(shù)據(jù)庫才能為后期的運用創(chuàng)造基礎(chǔ)。

（二）加強復合型會計人員的培養(yǎng)

雖然EXCEL相對于電算化而言復雜性較低，但是實際上，電算化軟件系統(tǒng)已經(jīng)做好各項模塊處理。而EXCEL則需要從業(yè)人員擁有更為嫻熟的會計知識，還要有較高的計算機操縱水平。在企業(yè)具體的工作中要有計劃、有步驟、有針對性地開展現(xiàn)有會計人員的繼續(xù)教育和培訓工作，改善會計人員的知識結(jié)構(gòu)，不斷進行知識更新。要培養(yǎng)“財務(wù)…計算機…管理”綜合型的專家型財務(wù)人員，構(gòu)建高、中層次的人才網(wǎng)絡(luò)。

（三）做好必要保密工作

企業(yè)要做到有的放矢的加強保密工作，對信息的完善與收集工作要格外注意。對EXCEL工作亦是如此。首先：應(yīng)用EXCEL的企業(yè)要建立完善健全的內(nèi)部控制機制，明細各個部門的職責，針對EXCEL信息的錄入、核對、審批及修改等權(quán)限要細化。并配以高層次的用戶名和密碼的登陸機制，減少在工作中出現(xiàn)不良行為。其次，企業(yè)需要完善對EXCEL系統(tǒng)信息的備份工作，對信息及時備份，做好兩手準備，避免不可控的情況出現(xiàn)時，所造成的信息損失。財務(wù)，企業(yè)應(yīng)該加強EXCEL軟件的病毒防范工作，注重安全防火墻技術(shù)，避免外部威脅對EXCEL內(nèi)部信息系統(tǒng)產(chǎn)生較大入侵等影響企業(yè)財務(wù)信息安全。

五、結(jié)論

會計工作中，電算化改變了傳統(tǒng)手工記賬的模式及效率，為傳統(tǒng)會計監(jiān)督、反映和參與經(jīng)營決策的職能發(fā)揮創(chuàng)造了更好的信息基礎(chǔ)，這對于企業(yè)發(fā)展固然是非常重要的。但是，受到一些企業(yè)資金、技術(shù)及其他因素的限制，購買電算化軟件的能力不足。在這個前提下，使用EXCEL進行財務(wù)數(shù)據(jù)的分析處理、運用必要的函數(shù)、模型等，就可以達到手工處理相對困難的數(shù)據(jù)分析效果，彌補更多小微企業(yè)在會計處理上的不足。這就需要企業(yè)的管理者重視恰當利用EXCEL工具，財務(wù)人員也需要更多的熟悉和使用相關(guān)工具，更好的借助EXCEL實現(xiàn)財務(wù)管理改進。

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