信息化技術在文書檔案管理工作中的應用

申玉蓉

摘要：隨著信息化技術的不斷發(fā)展，各類方面的文書檔案管理工作顯得日趨重要，本文就文書檔案管理的特點進行闡述，然后在信息化背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理存在的弊端有哪些，還有文書檔案管理信息化的優(yōu)勢所在，以及加強文書檔案管理的策略等進行詳細討論與分析。

關鍵詞：信息化技術；文書檔案；管理

在不斷發(fā)展的信息化技術的新時代里面，越來越多的單位與企業(yè)都非常注重對自身內部的文書檔案管理工作的開展與技能的提高。傳統(tǒng)的文書檔案管理形式已經(jīng)出現(xiàn)了許多的弊端與瓶頸，這就需要我們調整思維，運用科學合理的方法去提升與創(chuàng)新新環(huán)境下的信息化技術在檔案管理工作領域里面的運用與調配了。

一、文書檔案管理的特點

檔案的管理是由文書工作產(chǎn)生的， 文書工作包括文件的收集、運轉、承轉、催辦以及文件的整理、立卷、歸檔等等。文書工作是檔案工作的前提和基礎。文書工作的全過程也是檔案工作的形成。而檔案工作是一個單位各級黨政和經(jīng)濟管理工作的重要內容。也是單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，是一項嚴密復雜的基礎性工作。

二、傳統(tǒng)文書檔案管理的存在的弊端

許多傳統(tǒng)的文書檔案都是紙質載體為主，很多檔案存放的年代久遠，在查閱管理中容易破損，使得它們不能很好地保存下來。于是許多的檔案資料都選用了電子檔案來規(guī)整保存。

文書檔案的管理過程都比較紛繁復雜，文書檔案一般都包括了一個單位里面所有保密性跟有價值的各種資料，在收集、歸檔、編目、上架的過程中，會涉及各個部門的相關人員，這些工作比較零散復雜，有時工作量會比較大，而且人員操作容易出差錯。

另外，由于一個單位里面的文書檔案工作比較繁多復雜，使得許多的任務都交由大量的工作人員進行完成，這些人工操作使得單位的文書出現(xiàn)管理流程不暢，運行機制不完善等等，特別是對先進的管理設備和管理技術應用不夠，提高工作人員的管理素質可以確保文書檔案管理工作的順利有序開展。

三、文書檔案管理信息化的優(yōu)勢

（一）提高檔案的查閱速度

隨著近幾年的互聯(lián)網(wǎng)信息化數(shù)字時代的到來，在各個單位里面的文書檔案管理工作也被升級到一個新的高度，許多的文書資料都運用電子版的形式佐以存在，然后在需要有人進行檔案與資料的查閱時，只需要在局域網(wǎng)內進行檢索關鍵詞就好，既節(jié)省了時間，又安排好了各種檔案的存放與網(wǎng)上即時查閱。實現(xiàn)了信息資源的最大化利用程度，在方便閱讀的同時又提高了文書檔案的閱讀量。

（二）提高檔案管理的工作效率

文書檔案管理工作針對一個單位里面的各方面的真實記載與反映，它從人事管理、行政管理以及財政管理等方面都是一種體現(xiàn)。它將各方面的管理工作中所產(chǎn)生的各類文檔、資料、音頻、影像等進行有效整合與歸納，然后再進行貼標簽，把它們重新收集、整合、歸檔、立卷等，使得文檔的管理不再那樣復雜，并且同時提高其準確性。將整個檔案管理的工作效率都得到提高。

四、加強文書檔案管理信息化的策略

（一）深化對文書檔案管理的認識，創(chuàng)新信息化管理理念

思想意識對于人的行動起到非常重要的引導作用，所以說實行文書檔案信息化管理是非常具有時代意義的，在一些單位中開展以互聯(lián)網(wǎng)為依托的文書檔案信息化管理，是科學管理資料文檔的有效手段，它將各類重要檔案進行電子化管理，運用網(wǎng)絡的迅捷與先進的方式優(yōu)化各種信息資源，深化對文書檔案管理的認識，充分認識到現(xiàn)代文書檔案管理的重要性，堅持創(chuàng)新信息化管理理念，轉變傳統(tǒng)的文書檔案管理思想，利用新型創(chuàng)新信息化管理文書檔案的科學手段進行優(yōu)化各種資源，實現(xiàn)合理簡化各種文書、檔案資源的分類與整理，逐步將文書與檔案管理推進數(shù)字化與信息化的軌道上面。

（二）搭建科學信息管理平臺，實現(xiàn)文書檔案管理資源共享

努力搭建科學的信息管理平臺，以實現(xiàn)文書與檔案管理的資源共享。檔案管理的最終目的是為了達成各種資源信息的共享與有效利用。針對原始資源與信息進行合理的簡化與收集，然后運用信息化管理平臺進行科學的使用與閱覽。把各類信息進行數(shù)字化處理在整合在一起，運用多元媒體來收藏與呈現(xiàn)出來，在“收、存、管、用”等方面進行科學管理，通過文件管理、預歸檔管理、檔案管理（涵蓋了檔案業(yè)務中的建立文檔庫、數(shù)據(jù)錄入、信息采集、移交歸檔、實物借閱、在線借閱與庫房管理等基本檔案管理技能）為大家的及時閱取都提供了大大的便利。

（三）建設高素質的管理團隊，提高管理人員的專業(yè)水平

在文書檔案管理的工作中，單位與企業(yè)需要建設一批高素質的管理團隊，用來提高企業(yè)內的檔案管理水平，實現(xiàn)管理的工作效率的提升。從而確保文書檔案管理工作的準確性與高效開發(fā)，要求一批文書檔案管理人員需要有互聯(lián)網(wǎng)的運營思維去維護與開展檔案管理工作，切實把計算機信息技術運用到日常的文書檔案管理工作中去，讓它們成為單位與企業(yè)里面的檔案管理技術的軟實力，體現(xiàn)出企業(yè)的精神價值與物質基礎所在。

結語

綜上所述，本文以簡潔的方式進行論述文書檔案管理工作在各類單位與企業(yè)中所處的得到位置與作用，它們具有哪些特點與傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在哪些弊端，如何去改進與加強新時代下，信息化技術來引導文書檔案管理工作的開展與運籌帷幄。在反思中我們學會從哪些方面去著手，想出哪些策略來實現(xiàn)技術革命的新老交替的完美過渡。信息化技術的全面運用與覆蓋，是文書檔案管理工作更好地適應信息時代發(fā)展的要求，是文書檔案管理工作的必由之路。

參考文獻：

[1]曹建波.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].蘭臺世界，2014，S6（05）：1+4.