淺析會計信息化背景下職業(yè)院校的內部控制

張希芹

職業(yè)院校內部會計控制是建立完善的內部控制規(guī)范及防范舞弊、預防腐敗的客觀需要，是職業(yè)院校自身加強科學化、精細化管理的內在需求，是保證職業(yè)院校的教育管理有序、高效運行，實現教育管理目標，提高會計信息的真實性和準確性，維護資產的安全及完整，確保會計工作質量，降低職業(yè)院校經濟運行風險，而在職業(yè)院校內部管理中建立的一個管理控制系統(tǒng)。

一、職業(yè)院校會計信息系統(tǒng)的特點

職業(yè)院校是一種特殊的組織形式，會計信息系統(tǒng)既有著一般共性，又有自身獨有的特性，它是在信息化背景下運用信息網絡技術開發(fā)用以滿足自身財務管理需求的信息系統(tǒng)。

1.會計信息化的發(fā)展歷程

會計信息系統(tǒng)是伴隨著信息技術的發(fā)展和會計學的深化而完善的。信息技術的發(fā)展深刻影響了會計處理的方法和手段，使得會計信息系統(tǒng)經歷了一系列的變革。

（1）手工記賬方式。手工記賬是會計處理最為原始的方式，會計人員以紙質賬本記錄經濟業(yè)務，人工完成記賬、結賬、科目匯總、報表編制等工作。顯然，在手工環(huán)境下的賬務處理數據量龐大且結構復雜，處理方式繁瑣，對職業(yè)院校而言，需要耗費太多的時間和人力資源。

（2）會計電算化。會計電算化系統(tǒng)是一種滿足內部封閉式的管理系統(tǒng)。具有簡化會計循環(huán)，消除了手工記賬的許多處理環(huán)節(jié)，改善了信息質量。利用會計電算化實現復雜數據的處理工作。從而實現內部控制的程序化。

（3）網絡化會計信息系統(tǒng)。網絡化會計信息系統(tǒng)是會計信息化發(fā)展的最新階段。網絡會計信息系統(tǒng)是一個開放的、共享資源的信息系統(tǒng)，突破了傳統(tǒng)的數據處理范圍，將各個子系統(tǒng)結合起來，形成一個統(tǒng)一整體，實現信息的共享和快速傳遞。

2.職業(yè)院校網絡化信息系統(tǒng)

職業(yè)院校網絡化信息系統(tǒng)是職業(yè)院校依據自身需求，以網絡為依托，進行會計核算，分析、控制、決策的信息系統(tǒng)。它是網絡技術與財務管理的有機融合。如圖所示。

二、會計信息化對職業(yè)院校內部控制要素的影響

隨著我國內部控制管理的新發(fā)展，在會計信息化的背景下，內部控制系統(tǒng)并未發(fā)生本質性的改變，但是，內部控制要素的實質環(huán)境發(fā)生了變化。以下分別從內部控制要素入手分析會計信息化背景下的變化。

1.控制環(huán)境

控制環(huán)境是內部控制系統(tǒng)的基礎，是影響制定和實施內部控制系統(tǒng)的各項因素的組合。職業(yè)院校的內部控制環(huán)境主要有領導者的管理意識和專業(yè)素養(yǎng)、組織結構、授權和追責的方式以及校園文化、外部環(huán)境等。在網絡信息化背景下的信息網絡系統(tǒng)代替了傳統(tǒng)的金字塔式的職業(yè)院校組織結構，促進了實時管理的實現。管理者必須樹立信息化的相關意識，轉變管理理念。職業(yè)院校財務部門也應該實時的進行流程再造，使相應的內部控制責任更明晰，效率更高。

2.風險評估

每個單位必須要承擔來自組織內部或是外部的風險，職業(yè)院校也不例外。網絡信息技術的發(fā)展給職業(yè)院校財務管理帶來了增加控制風險的機會以及防范的工具。學院不同的用戶可以根據自身的權限訪問相關的會計信息系統(tǒng)，例如查詢部門經費、查詢工資，教職工的經費報銷系統(tǒng)與財務部門的核算系統(tǒng)相互關聯。這些情況無疑是加大了系統(tǒng)的安全風險，黑客、病毒以及系統(tǒng)自身的缺陷都威脅著會計信息的安全性。我們應該利用新技術作為控制風險的工具，改變新觀念，服務內部控制，適當的擴大控制范圍，防范風險，保證職業(yè)院校財務信息系統(tǒng)安全高效的運行。

3.控制活動

控制活動是指為了保證管理層指令得到有效實施而制定和執(zhí)行的政策和程序，具體包括管理層對績效的分析、對信息處理的控制以及項目實體的控制。職業(yè)院校具體活動的控制點應做如下調整：貨幣資金的控制在網絡信息化環(huán)境下，網上銀行與核算系統(tǒng)銜接，基本實現零現金收支，這對職業(yè)院校貨幣資金的控制提出了新要求，應做相應的調整。經費支出的控制在網絡信息化環(huán)境下，報銷人員是業(yè)務的起點，他們已經將相關業(yè)務的經濟內容錄入報銷系統(tǒng)，核算人員登陸核算系統(tǒng)后信息自動連接，只需要審核發(fā)票的合法性和準確性，經費支出的控制應做相應的改動。收費管理的控制在網絡化的環(huán)境下，收費管理系統(tǒng)可以實現與銀行系統(tǒng)以及學生管理系統(tǒng)的對接，學生信息的準確性顯的尤為關鍵，針對收費管理的控制應做相應的調整。

4.信息與溝通

任何組織在日常運營過程中都需要獲取并確認組織內部信息和外部信息，并將獲取的信息進行內部溝通。針對信息技術的應用，現在的財務信息系統(tǒng)具有信息開放性、更新實時性、獲取及時性等特點，在職業(yè)院校的內部控制系統(tǒng)中發(fā)揮著新的作用。網絡信息系統(tǒng)可以銜接各個職能部門，實現財務與其他職能部門一體化。財務人員可以及時了解外部信息，結合實際工作加以利用，在開放環(huán)境下的溝通更應該注重信息的品質。所以在網絡信息化的背景下更應該加強對內部控制信息的監(jiān)督，保障內部控制系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。

由此可見，信息技術的應用使內部控制體系發(fā)生了一定的變化，提高了職業(yè)院校財務管理的效率，網絡化會計信息系統(tǒng)的控制范圍擴大、控制方式更為靈活，控制的重點轉移為相關職能部門信息的準確性和計算機數據的安全性，是人為控制和系統(tǒng)控制的有機統(tǒng)一。

三、網絡會計信息化背景下職業(yè)院校內部控制系統(tǒng)的構建

傳統(tǒng)的內部控制系統(tǒng)的控制重點是防止差錯和互相牽制防止舞弊。在新形勢下，職業(yè)院校信息技術的應用使得內部控制系統(tǒng)分為保證數據安全性和內部牽制兩個體系，相應的內部系統(tǒng)劃分為系統(tǒng)控制和管理控制兩部分。

1.系統(tǒng)控制

職業(yè)院校財務系統(tǒng)控制是指系統(tǒng)設計、日常數據庫維護、數據儲存以及硬件等設備的可靠性的控制。這是在網絡化背景下新的控制內容，其直接關系到數據的質量，即直接影響財務管理的水平，職業(yè)院校加強系統(tǒng)控制。

2.管理控制

職業(yè)院校管理控制是指利用管理學中的組織規(guī)劃以及資源有限使用等知識，制定一系列諸如工作流程、不相容職責相分離、授權責任制等管理制度。新的外部環(huán)境以及信息技術的應用，要求內部控制制度相應的增加新的內容。一下分別從內部控制五要素入手，分析構建職業(yè)院校內部控制系統(tǒng)應注意的問題：

（1）完善內部環(huán)境，建立健全組織結構。職業(yè)院校應對原有的組織結構進行適當的調整，以適應信息系統(tǒng)的要求。例如可以根據數據信息的不同形態(tài)分為錄入核算、審核記賬、報表編制，系統(tǒng)維護、數據分析崗位等，同時組織結構的設置必須與學院規(guī)模相適應。

（2）評估業(yè)務和信息處理過程中的風險，職業(yè)院校應利用信息技術進行風險控制。在如今信息技術高速發(fā)展的過程中，職業(yè)院校不能照搬傳統(tǒng)的內部控制系統(tǒng)，應當注重識別形態(tài)內外的風險，調整內部控制系統(tǒng)設計。同時，利用信息技術增加控制的方式，如可以在學院系統(tǒng)開發(fā)時，增加系統(tǒng)應用過程中的多方控制點，有效降低信息處理風險。

（3）信息控制活動中運用網絡技術，增加內部控制。增強職業(yè)院校會計系統(tǒng)的預防性功能，會計或是審計人員應當處理“實時”的思想，針對關鍵點制定相應的實施控制制度，做到事前預防和事中控制。另外，要利用信息技術，實現一體化管理，有效整合職業(yè)院校信息，提高財務管理效率。

（4）加強對信息系統(tǒng)的定期評估。由于計算機的廣泛應用，財務人員對財務信息系統(tǒng)產生的數據依賴性越來越大，這些數據只有在嚴格的控制之下才能具有準確性。同時，也只有加強控制，適時進行內部控制的評估和調整，才能規(guī)避風險，預防和減少舞弊事件的發(fā)生。

隨著計算機、網絡技術在財務中的應用，改變了職業(yè)院校的運行環(huán)境，給職業(yè)院校財務管理帶來了變革。職業(yè)院校需充分利用會計信息，建立完善的內部控制制度，滿足管理需求，為職業(yè)院校進一步發(fā)展提供保障。