關(guān)于做好財(cái)政檔案管理工作的思考

焦娜

摘 要：檔案管理工作對(duì)我國社會(huì)健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，而財(cái)政檔案管理是財(cái)政局管理的重要內(nèi)容之一，其內(nèi)容可反映出我國或者地區(qū)一段時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的狀況，高質(zhì)量、及時(shí)、完全的財(cái)政檔案成為決策者制定相關(guān)措施的客觀依據(jù)。因此，做好財(cái)政檔案管理工作，不斷地更新管理觀念，勇敢探索和嘗試新的管理手段，對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展和財(cái)政檔案管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。而當(dāng)前我國財(cái)政管理檔案工作當(dāng)中存在著管理觀念、方式、 人員素質(zhì)、管理制度等不足之處。本文將認(rèn)真分析其不足之處， 提出做好財(cái)政檔案管理工作的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：財(cái)政檔案管理；現(xiàn)代化管理；管理措施

隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的不斷深入發(fā)展，財(cái)政檔案管理本身也發(fā)生著變化。財(cái)政檔案管理是財(cái)政局管理的重要工作，其內(nèi)容可反映出我國整個(gè)或者部分地區(qū)一段時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展效益，高標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)政檔案成為決策者制定相關(guān)措施的客觀依據(jù)。因此，做好財(cái)政檔案管理工作，不斷地更新管理觀念，勇敢探索和嘗試新的管理手段，對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展和財(cái)政檔案管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。如今，針對(duì)信息化檔案管理特點(diǎn)，需要對(duì)以前手工管理檔案的流程進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的調(diào)整。運(yùn)用數(shù)字化的現(xiàn)代財(cái)政檔案管理方式，不斷提高財(cái)政檔案管理方式和手段，加快對(duì)財(cái)政檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，從而做好現(xiàn)代財(cái)政檔案管理工作。

一、財(cái)政檔案目前存在的弊端

1.財(cái)政檔案管理技術(shù)落后?？萍嫉倪M(jìn)步促使檔案向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，但是目前一般檔案的管理還是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理方法，甚至部分的檔案還不能信息化管理，仍然使用手工編制，給檔案的工作帶來不良影響。技術(shù)落后的主要原因：一是人力、物力、財(cái)力投入少，檔案管理系統(tǒng)不先進(jìn)；二是檔案管理人員科學(xué)素質(zhì)低，導(dǎo)致即使引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件也不能熟練操作，使之發(fā)揮應(yīng)有的效果。

2.財(cái)政檔案信息管理制度不完善。財(cái)政檔案信息的采集、加工、存儲(chǔ)、利用需要一個(gè)完善的流程進(jìn)行分工管理，所以一個(gè)完善的財(cái)政檔案管理制度就顯得十分必要。

財(cái)政檔案工作缺乏制度化會(huì)導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范：一是采集不規(guī)范。采集過程中，沒有明確的采集目標(biāo)和采集范圍，內(nèi)容達(dá)不到要求再加上制度形同虛設(shè)，交不交無所謂的態(tài)度，使得采集質(zhì)量不高，檔案收集考核不明確；二是加工不規(guī)范。財(cái)政檔案信息的加工包括鑒別、篩選、排序、初步激活和編寫五部分組成。而財(cái)政檔案所涉及的業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案非常多，除檔案部門負(fù)責(zé)接收的檔案外，其他業(yè)務(wù)檔案均分散在相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門，而且業(yè)務(wù)科室事務(wù)繁雜，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)層次不同，在整理過程中有沒有按標(biāo)準(zhǔn)分類鑒別篩選，在立卷過程中有沒有按照卷內(nèi)的文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，在排序后有沒有進(jìn)行開發(fā)分析和轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)信息活化，卷內(nèi)目錄的編寫有沒有和實(shí)際整理文件一致，卷內(nèi)資料有沒有遺漏，這些也都不能百分百確定。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì)積累起來一次立卷，既不符合事畢立卷的要求，又不利于查找。三是存儲(chǔ)不規(guī)范。財(cái)政檔案信息的存儲(chǔ)工作由歸檔、登錄、編目、編碼和排架等環(huán)節(jié)組成。由于管理疏忽，很多檔案在管理過程中，部分信息沒有按標(biāo)準(zhǔn)歸類，在儲(chǔ)存期間部分檔案遺失或者損壞，檢索查不出檔案，使用不方便，更新速度慢的弊端。四是利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。另外還存在信息孤島和信息過載的現(xiàn)象，有些信息不能被共享，造成檔案信息資源的浪費(fèi)，也是組織肌體不健康的表征；而有些檔案信息過于冗雜，被信息困擾。

3.財(cái)政檔案管理人員素質(zhì)水平層次不同。檔案本身在數(shù)字化的沖擊下，其形式由原先可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)變依賴機(jī)器識(shí)別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識(shí)管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。由于電子文件必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉電腦操作技術(shù)的檔案工作者來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟， 容易產(chǎn)生煩躁情緒。 尤其是專業(yè)素質(zhì)低的財(cái)政檔案工作者來說，是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)。人員的素質(zhì)決定了財(cái)政檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，甚至最終會(huì)影響到?jīng)Q策者的判斷。

二、做好財(cái)政檔案管理工作的要點(diǎn)

1.財(cái)政檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化

升級(jí)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施（如計(jì)算機(jī)硬件、 軟件、 互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng)等）并采用相應(yīng)的現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)財(cái)政檔案進(jìn)行管理是財(cái)政檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化首要內(nèi)容。

財(cái)政檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化要求在檔案工作過程中引進(jìn)先進(jìn)的科技設(shè)備和專業(yè)科技維護(hù)人員。一是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的智能化設(shè)計(jì)。財(cái)政檔案管理人員將相關(guān)資料輸入計(jì)算機(jī)中，通過計(jì)算機(jī)的智能化系統(tǒng)進(jìn)行資料整理，如可通過計(jì)算機(jī)自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)檔案分類和編制目錄，并且可通過計(jì)算機(jī)軟件平臺(tái)對(duì)館藏檔案進(jìn)行檢索和跟蹤管理 。二是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入。通過建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器 ，使人們隨時(shí)隨地通過互聯(lián)網(wǎng)完成對(duì)對(duì)檔案的查詢，方便人們對(duì)檔案的利用；通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立的財(cái)政檔案信息網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)各部門之間的檔案共享，節(jié)約檔案信息利用的時(shí)間成本；利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)增加檔案的保密性。根據(jù)檔案的密級(jí)程度分別采取不同的加密技術(shù)，以此保障檔案信息的安全性 。計(jì)算機(jī)的運(yùn)用不僅增強(qiáng)數(shù)據(jù)的真實(shí)有效性， 還能夠節(jié)約人力資源。

2.健全財(cái)政檔案管理監(jiān)督體制。沒有監(jiān)督體系，就無法保證制度的正常規(guī)范運(yùn)行。所以做好財(cái)政檔案管理工作，必須要健全財(cái)政檔案管理監(jiān)督體制。

建立健全財(cái)政檔案管理監(jiān)督體制：首先，要建立一個(gè)高素質(zhì)的財(cái)政檔案管理監(jiān)督者隊(duì)伍。監(jiān)察人員需要不僅具備優(yōu)秀的科學(xué)文化素質(zhì)，而且具有良好的精神文明素質(zhì)。這樣，監(jiān)察人員內(nèi)部才能防止腐敗的發(fā)生，使體制可以行之有效。其次，要對(duì)財(cái)政檔案信息進(jìn)行監(jiān)督。不僅要從財(cái)政檔案信息的源頭實(shí)行監(jiān)管，而且在加工、整理、儲(chǔ)存、利用等方面都要監(jiān)督，防止信息被涂改、篡改、遺漏、編造，以確保信息的完整性和真實(shí)性，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)無效的情況。再次，要對(duì)財(cái)政檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督。 一要監(jiān)督財(cái)政檔案管理人員的執(zhí)業(yè)行為，確保財(cái)政檔案管理工作的穩(wěn)定性和全局性；二要監(jiān)管財(cái)政檔案管理人員所設(shè)計(jì)的工作方案，要有可行性與有效性。最后，監(jiān)管人員還要結(jié)合財(cái)政檔案信息，編制相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管內(nèi)容，通過多維度監(jiān)管，提高財(cái)政檔案管理質(zhì)量。

3.加快高素質(zhì)的財(cái)政檔案管理者隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員科學(xué)素質(zhì)低，直接影響到財(cái)政檔案信息的采集、加工、存儲(chǔ)、利用，所以要求財(cái)政檔案管理者必須同時(shí)具備優(yōu)秀的科學(xué)文化素質(zhì)和良好的思想道德素質(zhì)，使財(cái)政檔案管理工作能夠準(zhǔn)確及時(shí)高效的完成。

4.提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)政檔案管理工作的重視程度

提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)政檔案管理工作的重視程度，首先要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。財(cái)政檔案管理工作者要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作、勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況、做好檔案服務(wù)工作為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐步重視財(cái)政檔案管理工作，以便更好的開展財(cái)政檔案管理工作。

三、結(jié)語

財(cái)政檔案管理的現(xiàn)代化，對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展和財(cái)政檔案管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。做好財(cái)政檔案管理工作離不開管理技術(shù)現(xiàn)代化，健全財(cái)政檔案管理監(jiān)督體制，加快高素質(zhì)的財(cái)政檔案管理者隊(duì)伍建設(shè)這幾項(xiàng)措施，當(dāng)然領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)政檔案管理工作的重視程度，一定程度對(duì)做好財(cái)政檔案管理工作起決定性作用。

參考文獻(xiàn)：

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