電力企業(yè)檔案管理保密制度建設(shè)中存在的問題及建議

摘要：伴隨國(guó)有企業(yè)改革的逐漸深入，電力已經(jīng)建立了現(xiàn)代企業(yè)制度，并在管理體制上逐漸向國(guó)際化靠攏，這對(duì)電力企業(yè)檔案管理提出了更高的要求。文章根據(jù)現(xiàn)有的研究資料，在介紹電力企業(yè)檔案管理重要意義的基礎(chǔ)上，針對(duì)檔案管理中存在的問題提出了相應(yīng)的對(duì)策，提出要全面提高檔案管理科技含量等對(duì)策，希望能給電力企業(yè)檔案管理提供啟示。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；保密制度；現(xiàn)代企業(yè)制度；管理體制 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：F426 文章編號(hào)：1009-2374（2016）05-0166-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.05.083

電力企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，供電不僅關(guān)系到人民群眾的生產(chǎn)生活，也關(guān)系到社會(huì)的穩(wěn)定與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，是一項(xiàng)事關(guān)我國(guó)根本利益的大事。伴隨著電力企業(yè)檔案管理研究的逐漸深入，越來越多的文獻(xiàn)資料被納入檔案管理的范疇。雖然經(jīng)過改制以后，電力企業(yè)對(duì)檔案管理進(jìn)行了改進(jìn)和完善，但是與國(guó)外先進(jìn)企業(yè)檔案管理工作相比，還存在較大的差距，在管理中依然存在不少的問題。展望電力企業(yè)未來發(fā)展，必須充分重視檔案管理保密制度建設(shè)，建立起完善的檔案管理保密制度，為提高檔案管理保密水平奠定良好的基礎(chǔ)。

1 電力企業(yè)檔案管理保密制度建設(shè)的重要性

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，電力企業(yè)檔案管理保密制度建設(shè)不僅是為了維護(hù)電力企業(yè)自身的利益，也是為了維護(hù)黨和國(guó)家、人民群眾的根本利益，其重要性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，電力企業(yè)檔案管理保密制度建設(shè)是維護(hù)電力企業(yè)根本利益的必然要求。伴隨著電力企業(yè)市場(chǎng)化改革，無論是發(fā)電企業(yè)還是供電企業(yè)，都成為自負(fù)盈虧的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主體。雖然都是國(guó)有企業(yè)或者是集體企業(yè)，彼此之間因?yàn)樾姓芾淼挠绊懀壳暗母?jìng)爭(zhēng)還不是很激烈，但是實(shí)際上在小范圍中的競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)凸顯，在未來電力市場(chǎng)會(huì)逐步的放開，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)將日趨激烈化。在這種情況下檔案管理保密制度就顯得非常重要，因?yàn)槠渲杏写罅康钠髽I(yè)經(jīng)營(yíng)管理信息，這些都屬于商業(yè)機(jī)密，一旦泄露勢(shì)必會(huì)對(duì)企業(yè)的根本利益造成影響。另一方面，電力企業(yè)檔案保密管理也是維護(hù)我國(guó)社會(huì)和國(guó)民經(jīng)濟(jì)安全的重要措施，電力是社會(huì)穩(wěn)定的一個(gè)重要因素，也是一國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展所必須具備的一個(gè)條件。供電安全、電力資源的充足性，將會(huì)直接影響一國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，電力企業(yè)檔案信息如果按照國(guó)家保密法律、法規(guī)，屬于國(guó)家保密內(nèi)容的，一旦泄露被敵對(duì)國(guó)家、不法人員知曉，將會(huì)直接影響到供電安全，進(jìn)而威脅到經(jīng)濟(jì)和社會(huì)安全，從這一角度來講，電力企業(yè)也應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理保密制度

建設(shè)。

2 電力企業(yè)檔案管理保密制度建設(shè)中存在的問題

2.1 檔案保密等級(jí)劃分不科學(xué)

電力企業(yè)檔案保密等級(jí)劃分是根據(jù)《中華人民共和國(guó)保密法》和《電力工業(yè)國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定》確定的，一般分為絕密、機(jī)密和秘密三個(gè)等級(jí)，這樣劃分應(yīng)該說遵從了檔案保密管理的傳統(tǒng)，卻不適應(yīng)當(dāng)前電力企業(yè)的發(fā)展需要。比如說根據(jù)當(dāng)前的劃分，絕密檔案是指泄露會(huì)讓國(guó)家和企業(yè)安全、利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害，如何區(qū)分“特別嚴(yán)重”與“嚴(yán)重”，這個(gè)目前來說還沒有一個(gè)明確的標(biāo)準(zhǔn)，在檔案保密工作當(dāng)中，是由電力企業(yè)自己決定的，實(shí)際上掌握在檔案管理人員手中，這就可能產(chǎn)生一種情況，那就是應(yīng)該列為絕密的檔案，卻按照了機(jī)密和秘密的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致絕密檔案被泄露的幾率增大，應(yīng)該被列為機(jī)密檔案，卻被按照秘密檔案管理也是如此。這種情況出現(xiàn)的主要原因是原來行政管理思想的長(zhǎng)期存在，讓企業(yè)的檔案管理與行政檔案管理保持一致，導(dǎo)致檔案保密工作不符合當(dāng)前的電力企業(yè)發(fā)展要求。

2.2 對(duì)檔案庫房管理保密工作沒有做出明確規(guī)定

庫房是檔案保密工作很容易被忽視的一個(gè)地方，作為存儲(chǔ)檔案的地方，庫房管理保密工作實(shí)際上非常重要。但是，從目前各個(gè)電力公司制定的檔案管理保密制度來看，對(duì)庫房管理保密工作規(guī)定得比較籠統(tǒng)，一些電力工作只是在制度當(dāng)中簡(jiǎn)單地規(guī)定庫房管理規(guī)定和方法，對(duì)庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、庫房位置等都沒有做出規(guī)定。有的電力公司的檔案庫房習(xí)慣性地設(shè)置在一層，陰雨天氣很容易受潮發(fā)霉，并且在庫房中又缺乏相應(yīng)的除濕、防潮、保溫設(shè)施，經(jīng)常出現(xiàn)檔案的遺失和損壞。還有的庫房門窗沒有進(jìn)行加固防盜，一些檔案面臨著被盜竊的威脅。同時(shí)，一些電力公司沒有將庫房與辦公室分開，甚至將檔案庫房與圖書室一起管理，這些都會(huì)影響到檔案管理保密工作水平。

2.3 對(duì)檔案管理人員保密素質(zhì)沒有做出明確的規(guī)定

要想做好電力企業(yè)檔案管理保密工作，對(duì)檔案管理人員的保密素質(zhì)有比較高的要求。而現(xiàn)在多數(shù)電力企業(yè)在制定檔案管理保密制度的時(shí)候忽略了這一點(diǎn)，對(duì)檔案管理人員的保密素質(zhì)沒有做出明確的規(guī)定，一些不是檔案管理專業(yè)或沒有檔案管理經(jīng)驗(yàn)，沒有接受系統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人走上了檔案管理崗位，很多人對(duì)檔案管理保密工作缺乏最基本的認(rèn)識(shí)，也不了解企業(yè)制定的檔案管理制度、保密工作規(guī)定，在電力檔案管理當(dāng)中忽視了保密工作，導(dǎo)致一些檔案被泄露，對(duì)企業(yè)發(fā)展造成了不利影響，尤其是電力企業(yè)供電管理、供電線路建設(shè)、供電規(guī)劃等方面的檔案，一旦泄露對(duì)當(dāng)?shù)氐纳鐣?huì)生產(chǎn)生活可能會(huì)造成不利影響。從這一角度來講，有必要在電力企業(yè)檔案管理保密制度建設(shè)當(dāng)中，增加檔案管理人員保密工作素質(zhì)的相關(guān)規(guī)定。

2.4 檔案密級(jí)調(diào)整工作沒有做出明確的規(guī)定

電力企業(yè)在檔案管理當(dāng)中，檔案的密級(jí)并不是一成不變的，隨著企業(yè)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步和科技的創(chuàng)新，一些檔案的價(jià)值會(huì)逐漸降低，如果不及時(shí)降低密級(jí)，仍然按照原來的密級(jí)管理，雖然能夠保證保密工作水平，但是卻會(huì)浪費(fèi)大量的資源，對(duì)企業(yè)來說是得不償失的。而針對(duì)這一問題，目前多數(shù)電力企業(yè)在檔案管理保密制度當(dāng)中并沒有做出明確的規(guī)定，沒有說明哪些檔案經(jīng)過多長(zhǎng)時(shí)間，經(jīng)過多少程序和何人批準(zhǔn)，才能降低密級(jí)，調(diào)整存儲(chǔ)方式、保密方式等，這一點(diǎn)在今后的工作當(dāng)中也應(yīng)該及時(shí)完善。

3 電力企業(yè)檔案管理保密工作制度完善建議

針對(duì)電力企業(yè)檔案管理保密制度建設(shè)中存在的問題，結(jié)合自身檔案管理工作，提出以下四點(diǎn)建議：

3.1 優(yōu)化檔案保密等級(jí)劃分

在檔案保密等級(jí)劃分上，可以分為三個(gè)等級(jí)，絕密、機(jī)密和秘密，國(guó)家檔案嚴(yán)格按照國(guó)家檔案有關(guān)法律、法規(guī)進(jìn)行；企業(yè)檔案分為機(jī)密和秘密兩個(gè)級(jí)別。另外，在劃分的過程中，必須在檔案管理保密制度中，明確不同等級(jí)檔案主要包括哪些內(nèi)容，保存和管理的方式，與之相對(duì)應(yīng)的保密管理措施，這樣才能適應(yīng)當(dāng)前電力企業(yè)的發(fā)展需要。之所以采取這樣的等級(jí)劃分方式，主要是因?yàn)殡娏ζ髽I(yè)已經(jīng)改制成為現(xiàn)代企業(yè)，在檔案管理當(dāng)中必須采取現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式。同時(shí)，電力企業(yè)承擔(dān)著一定的行政功能，作為公共事業(yè)的一部分，電力事業(yè)也事關(guān)國(guó)家和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，因此也應(yīng)該按照行政檔案管理的模式，對(duì)部分檔案進(jìn)行行政化管理。因此，有必要將事關(guān)國(guó)家和公共利益的檔案與事關(guān)電力企業(yè)自身發(fā)展的檔案嚴(yán)格分開。

3.2 增加檔案庫房保密規(guī)定

檔案庫必須與辦公區(qū)域、資料管理區(qū)域等嚴(yán)格分開，檔案庫必須安裝防盜門防盜窗和防盜鎖，除檔案管理人員之外，禁止其他人直接進(jìn)入檔案庫查閱資料。檔案庫內(nèi)的檔案按照密級(jí)分開存儲(chǔ)管理，對(duì)檔案管理人員按照管理權(quán)限安排新工作內(nèi)容，負(fù)責(zé)不同級(jí)別檔案管理的人員，對(duì)各自責(zé)任范圍內(nèi)的保密工作負(fù)責(zé)。檔案管理人員要定期巡視防盜門防盜窗防盜鎖的完整情況，一旦發(fā)現(xiàn)防盜設(shè)施遭到破壞，應(yīng)該及時(shí)檢查庫內(nèi)檔案的完整情況，確定哪一等級(jí)哪些檔案屬破壞或失竊，將情況如實(shí)反饋到公司的保密管理部門、保衛(wèi)部門，調(diào)取監(jiān)控、查找線索，為公安機(jī)關(guān)破案提供準(zhǔn)確的依據(jù)，從而為檔案保密及安全管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

3.3 明確檔案管理人員保密素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)

電力企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，電力企業(yè)要提高檔案管理重視程度，在今后的檔案管理保密制度建設(shè)中，明確規(guī)定檔案管理人員的保密素質(zhì)，使檔案室工作人員能夠達(dá)到保密工作要求。一方面，在檔案管理崗位設(shè)定上，要明確規(guī)定檔案管理人員必須由檔案管理專業(yè)或經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)的人擔(dān)任，其他不具備這一條件的人不能擔(dān)任檔案管理工作，尤其是檔案部門的負(fù)責(zé)人，必須是檔案管理專業(yè)并經(jīng)過專業(yè)的檔案管理保密培訓(xùn)的人才能擔(dān)任，這樣就從管理者的角度為做好檔案管理保密奠定基礎(chǔ)；另外，應(yīng)該明確規(guī)定檔案管理保密工作人員的培訓(xùn)方法，明確規(guī)定企業(yè)應(yīng)該每年根據(jù)集團(tuán)公司的要求，組織檔案管理人員參加1～2次保密工作培訓(xùn)，或者通過社會(huì)機(jī)構(gòu)，為檔案管理人員提供保密工作培訓(xùn)機(jī)會(huì)，使其能夠繃緊保密之弦、提高保密工作能力。

3.4 完善檔案密級(jí)調(diào)整工作方面的規(guī)定

電力企業(yè)在今后的檔案管理保密制度建設(shè)中，要對(duì)檔案保密等級(jí)調(diào)整進(jìn)行完善，明確檔案保密調(diào)整的三個(gè)情況，也就是保密范圍變化、密級(jí)文件作用變化、保密時(shí)限變化等，并對(duì)這三種情況進(jìn)行說明。保密范圍的變化主要是指根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、電力系統(tǒng)行業(yè)指導(dǎo)思想等變化，電力企業(yè)檔案管理保密范圍發(fā)生變化，電力企業(yè)在檔案管理保密工作中也要進(jìn)行調(diào)整。保密文件作用變化是指伴隨著社會(huì)的進(jìn)步與科技的發(fā)展，密級(jí)文件已經(jīng)失去了指導(dǎo)作用或失去了重大影響，密級(jí)自然消除。保密時(shí)限變化是指保密時(shí)限到期以后，需要對(duì)密級(jí)進(jìn)行重新調(diào)整。檔案密級(jí)調(diào)整應(yīng)該由檔案管理負(fù)責(zé)人提出意見，由企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行?？傊聲r(shí)期電力企業(yè)的改革與發(fā)展，對(duì)檔案管理保密工作提出了更高的要求，電力企業(yè)必須重視和加強(qiáng)檔案管理保密制度建設(shè)，通過制度的完善為保密工作水平的提高奠定良好的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：黃遼蘭（1978-），女，河南沈丘人，國(guó)網(wǎng)河南電力公司周口供電公司館員。

（責(zé)任編輯：蔣建華）