芻議企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理方式的創(chuàng)新

付彧 李廷園 沈沉

摘要：經(jīng)過(guò)多年的改革與探索，我國(guó)已基本形成以養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育保險(xiǎn)為主的社會(huì)保障體系，同時(shí)也形成了龐大的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案。文章論述了加強(qiáng)企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，通過(guò)比對(duì)地方經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)不同的管理方式，分析管理中存在的問(wèn)題，進(jìn)而探尋企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理方式的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；社會(huì)保險(xiǎn)；保險(xiǎn)業(yè)務(wù)；檔案管理方式；社會(huì)保障體系 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：G271 文章編號(hào)：1009-2374（2016）05-0164-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.05.082

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案既是經(jīng)辦社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的記載，也是稽核社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作是否依法合規(guī)的重要載體。作為企業(yè)的社會(huì)保險(xiǎn)管理部門(mén)，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理是加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)管理和提高服務(wù)水平的具體體現(xiàn)。

1 加強(qiáng)企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是參保單位和參保人履行繳費(fèi)義務(wù)、享受社會(huì)保險(xiǎn)權(quán)益的原始憑證，貫穿于社會(huì)保險(xiǎn)參保登記、保險(xiǎn)費(fèi)征集繳納、保險(xiǎn)待遇核準(zhǔn)發(fā)放、稽核考量等社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)全過(guò)程，是對(duì)參保單位和參保人權(quán)益的真實(shí)記錄，是確定參保人員享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)?！渡鐣?huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》要求各地方社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄資料，按照檔案方式嚴(yán)格加強(qiáng)管理、集中保存。

2010年10月28日，第十一屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十七次會(huì)議通過(guò)的《中華人民共和國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)法》強(qiáng)調(diào)了社會(huì)保障是社會(huì)安定的重要保證。十八大報(bào)告也提出，要“健全社會(huì)保障經(jīng)辦管理體制，企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦管理服務(wù)也要做到全覆蓋，實(shí)現(xiàn)便捷高效服務(wù)、均等機(jī)會(huì)、信息化管理等”。經(jīng)辦管理的內(nèi)容亦非常廣泛，包括社會(huì)保險(xiǎn)政策制度的實(shí)施、社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系的建立和權(quán)益記錄、社?；鸬恼骼U和管理、社保信息查詢和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)布局等，都將成為改進(jìn)民生、加強(qiáng)社會(huì)建設(shè)、促進(jìn)社會(huì)和諧的重要舉措，這些舉措的落實(shí)到位都與社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案密切相關(guān)。另外，隨著社會(huì)保險(xiǎn)制度的逐步規(guī)范，以養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育保險(xiǎn)為主的社會(huì)保障體系逐步形成，涉及人員范圍增多，參保資料也日益增多。企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)管理肩負(fù)重要的社會(huì)責(zé)任，不僅負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)政策的貫徹落實(shí)，維護(hù)職工的合法權(quán)益，甚至對(duì)于參保人的保險(xiǎn)訴求負(fù)有宣傳、解釋、協(xié)調(diào)的職責(zé)。這些工作的開(kāi)展必須依靠社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的科學(xué)管理和合理使用。

2 企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理程度不高

企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)資料種類多，目前社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理沒(méi)有建立信息化系統(tǒng)，部門(mén)之間沒(méi)有建立起信息共享的平臺(tái)，少數(shù)職能部門(mén)信息化應(yīng)用相對(duì)滯后，造成部門(mén)資源很難及時(shí)共享，影響了相關(guān)部門(mén)配合協(xié)作的效率，甚至造成有些工作環(huán)節(jié)脫節(jié)。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)量日益巨增和傳統(tǒng)落后的管理模式之間的矛盾，紙質(zhì)檔案?jìng)鹘y(tǒng)檢索、服務(wù)手段落后同現(xiàn)代化管理需求多樣化之間矛盾日益突出等，無(wú)一不需要利用現(xiàn)代化的信息手段來(lái)解決。

2.2 業(yè)務(wù)資料歸檔不及時(shí)以及多頭管理的現(xiàn)象

社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)的管理涉及部門(mén)多且管理部門(mén)較多，由于部門(mén)之間配合協(xié)作的效率不高，相關(guān)崗位職責(zé)不清，在經(jīng)辦過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案歸檔不及時(shí)、未分類保存、資料不全等情況。具體來(lái)說(shuō)，主要是工作中將業(yè)務(wù)重點(diǎn)放在社會(huì)保險(xiǎn)基金的收繳、上解、支付與發(fā)放上，對(duì)形成的業(yè)務(wù)檔案材料收集、整理不夠重視，導(dǎo)致材料收集不及時(shí)，手續(xù)不齊全，不符合歸檔要求。另外，對(duì)于形成時(shí)間久遠(yuǎn)的材料，缺乏統(tǒng)一的管理，甚至造成丟失。

2.3 重要資料隨意保存、丟失的情況屢見(jiàn)不鮮

由于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)涉及面廣、人數(shù)眾多、政策性強(qiáng)、利用率高，增加了管理難度。重要資料隨意保存、丟失的情況導(dǎo)致參保人無(wú)法核實(shí)個(gè)人保險(xiǎn)待遇，最終訴諸法律，給企業(yè)和參保人都造成了無(wú)法挽回的損失。筆者所在企業(yè)在某年度職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)補(bǔ)繳工作中，由于部分參保人原始社會(huì)保險(xiǎn)資料的缺失，滯后了補(bǔ)繳工作，部分參保人甚至不能開(kāi)展補(bǔ)繳工作，影響了職工的養(yǎng)老待遇。因?yàn)樯婕暗铰毠で猩砝妫欢ǚ秶锫毠げ粷M情緒增加，同企業(yè)之間的矛盾增加。

2.4 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員管理專業(yè)素質(zhì)缺乏

作為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員，除了掌握業(yè)務(wù)技能和檔案管理的基本知識(shí)外，一些文秘學(xué)、情報(bào)學(xué)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)的學(xué)科知識(shí)也是處理業(yè)務(wù)的基本能力。而當(dāng)前，由于社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)的迅猛發(fā)展，大量從事保險(xiǎn)工作人員都是兼職人員，缺乏社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的管理經(jīng)驗(yàn)和基本的檔案管理知識(shí)，多數(shù)工作都是疲于應(yīng)付，綜合素質(zhì)仍有待提高。有些社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)是基層交流上來(lái)的“轉(zhuǎn)行”人員，工作者事業(yè)心不強(qiáng)，業(yè)務(wù)上不能精益求精，欠缺奉獻(xiàn)意識(shí)與敬業(yè)精神，缺乏知識(shí)更新的主動(dòng)性與自覺(jué)性。

3 企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理創(chuàng)新策略

隨著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化、信息化發(fā)展趨勢(shì)以及社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案服務(wù)性功能的重要性逐漸凸顯，結(jié)合實(shí)際操作中的經(jīng)驗(yàn)，探索提出四點(diǎn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理策略：

3.1 加快業(yè)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)是信息社會(huì)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作的基本要求，同時(shí)也是業(yè)務(wù)檔案工作在信息社會(huì)賴以生存的條件之一。要加快信息化建設(shè)的步伐，使之盡快融入信息社會(huì)，就必須用現(xiàn)代信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的管理模式。探索建立人社、稅務(wù)、就業(yè)、銀行等相關(guān)部門(mén)數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。將社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)參保、核定、征收、繳費(fèi)等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化、管理信息化和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，使檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接，減少大量的重復(fù)性工作，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快業(yè)務(wù)檔案信息數(shù)字化處理步伐，最終實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理的全程信息化。并持續(xù)推進(jìn)企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)信息化建設(shè)，逐漸建立社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案多種介質(zhì)相互轉(zhuǎn)換和備份的有效途徑，逐步變手工編制歸檔目錄為自動(dòng)編制歸檔目錄，變手工檢索為電子檢索，變?nèi)斯そy(tǒng)計(jì)利用為信息化統(tǒng)計(jì)利用，變傳統(tǒng)的適用于手工檢索案卷級(jí)管理為更適用于信息化的文件級(jí)管理，將紙質(zhì)檔案過(guò)渡到數(shù)字檔案或二者共存的模式。

3.2 加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)各級(jí)管理部門(mén)之間的協(xié)作

對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行培訓(xùn)、交流、溝通，使各管理部門(mén)能更加全面、深入地掌握社會(huì)保險(xiǎn)相關(guān)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)檔案管理的質(zhì)量和效率。鑒于企業(yè)下屬各單位分布較散、相互距離較遠(yuǎn)，資料傳遞存在丟失、責(zé)任劃分不明等安全風(fēng)險(xiǎn)，可按照管理權(quán)限進(jìn)行兩級(jí)管理。企業(yè)層面的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案由機(jī)關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，具體包括企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)基金收支管理、社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)及地方社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)核準(zhǔn)的保險(xiǎn)費(fèi)、待遇申報(bào)等資料；各基層單位層面的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案由各單位進(jìn)行管理，具體包括本單位職工個(gè)人資料、本單位社會(huì)保險(xiǎn)相關(guān)申報(bào)資料及公司核準(zhǔn)的材料。企業(yè)和基層單位各司其職、各負(fù)其責(zé)，分工明確、責(zé)任清晰。

3.3 推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案管理的科學(xué)化建檔

進(jìn)一步改進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、提供利用等管理方式、交接流轉(zhuǎn)形式等。機(jī)關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍、管理要求、管理制度、保管期限等做統(tǒng)一規(guī)定，建立個(gè)人社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，統(tǒng)一檔案外觀，統(tǒng)一檔案盒、背脊標(biāo)簽、歸檔封皮、目錄記錄及檔案的專門(mén)存放場(chǎng)所等，把基本養(yǎng)老、基本醫(yī)療、補(bǔ)充醫(yī)療保險(xiǎn)和企業(yè)年金等賬戶手冊(cè)統(tǒng)一歸入檔案，與其他待遇資料一并按照年度進(jìn)行歸檔，資料齊全、一目了然，方便職工查詢，使社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一美觀，也保證了職工內(nèi)部調(diào)轉(zhuǎn)時(shí)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的一致性，利于管理，推進(jìn)了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程?；鶎訂挝蛔鳛橹苯庸芾聿块T(mén)，按照檔案形成途徑進(jìn)行及時(shí)、全面歸檔。及時(shí)對(duì)參保人崗位變動(dòng)、退休、死亡等身份變更等變化的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行收集歸檔，定期上交資料，確保資料的完整。

3.4 充分利用社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案

提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的現(xiàn)代化管理水平和業(yè)務(wù)工作水平，通過(guò)科學(xué)運(yùn)用促進(jìn)業(yè)務(wù)檔案的管理，把企業(yè)和個(gè)人社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案上由死信息變成活數(shù)據(jù)，努力把檔案作為基礎(chǔ)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺(tái)，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量，為企業(yè)科學(xué)評(píng)價(jià)社會(huì)保險(xiǎn)制度運(yùn)行情況和未來(lái)趨勢(shì)，制定有效的社會(huì)保險(xiǎn)政策、制度提供科學(xué)依據(jù)。同時(shí)，便于對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、查找不足、改進(jìn)提高，真正提高資料、數(shù)據(jù)安全系數(shù)和利用效率，落實(shí)好社會(huì)保險(xiǎn)這項(xiàng)惠民工程。

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（責(zé)任編輯：蔣建華）