依托信息化提升人力資源管理水平

曾全 陳慧

人力資源作為公司管理的關鍵要素之一，實現(xiàn)管理信息化，將大力提高人力資源管理水平。近年來，中鐵五局二公司以人事檔案為基礎、人力資源信息系統(tǒng)為平臺，分項落實、持續(xù)推進、緊密結合、努力創(chuàng)新，有力推進了人力資源管理信息化進程和應用。

領導重視 配強資源

按照中國中鐵股份公司、中鐵五局統(tǒng)一部署，二公司早在2010年1月初就組織召開專題會議，提出了確保2010年3月人力資源信息系統(tǒng)上線運行、2011年10月前人事檔案整理到位的總體目標，并在人力、物力、財力上給予最大支持。會后公司人力資源部立即行動，制訂相應的工作方案和計劃，明確具體推進時間表，分階段、有步驟、有重點地推進公司人事檔案和人力資源信息系統(tǒng)管理工作，做到了工作有計劃，推進有目標。

公司對辦公室場地想方設法進行調(diào)整，確保了三室（辦公室、閱檔室、檔案室）分開；對人事檔案管理工作投入專項資金，配備了空調(diào)器、搖柄式專用檔案柜、除濕機、溫濕計、滅火器、遮光窗簾等專用設備，完善了檔案保管條件。

分步推進 持續(xù)更新

二公司人事檔案和人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完善經(jīng)歷了整理、復核、整改三個階段，并持續(xù)更新。

——整理建庫，搭建人力資源信息管理平臺。按照《中國中鐵股份有限公司干部人事檔案管理辦法》相關要求，公司組織了近20人在15個月內(nèi)對在冊的1 154名干部、1 240名工人檔案進行了整理；抽調(diào)近50人協(xié)助人力資源信息系統(tǒng)管理員對人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行采集，一個月之內(nèi)完成了2 636名在冊人員人力資源信息系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)采集，系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集質(zhì)量位居全局前列，確保了2010年3月系統(tǒng)上線運行。

——檢查復核，確保人力資源系統(tǒng)數(shù)據(jù)源準確。為了確保人事檔案基礎資料與人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)完全一致，公司加強復核，力求在材料鑒別上做到“細”，在檔案材料分類上做到“準”，在檔案裝訂上做到“好”，為人力資源系統(tǒng)數(shù)據(jù)源奠定可靠堅實的基礎。

——整改到位，為人事決策提供真實準確的信息。參照復核檢查中存在的問題，專業(yè)人員逐條核對，堅決整改；對檔案目錄按要求全部進行雙面重新打印，檔案標簽全部高標準重新粘貼，做到整齊劃一。2015年，公司再次對干部信息進行復核，根據(jù)《股份公司干部人事檔案專項審核工作視頻會》要求，全部完成了干部人事檔案“三齡二歷”的審核、檔案盒及目錄更換。

——持續(xù)更新，確保人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)準確。公司對員工人事檔案每月整理裝訂，日常數(shù)據(jù)隨時在系統(tǒng)中更新，當月人員變動信息必須清理完畢，能隨時保證人事檔案和人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確完整。

開拓創(chuàng)新 重在運用

人力資源管理信息化建設除了實現(xiàn)規(guī)范管理外，更重要的還要實現(xiàn)有效管理。

——勞動合同管理到期預警，確保時效。按照新《勞動合同法》，公司重新對員工勞動合同簽訂情況進行了清理，與勞動合同到期人員重新簽訂了新版勞動合同，對合同進行整理、歸檔，建立勞動合同簽訂情況臺賬，并對數(shù)據(jù)庫勞動合同信息進行了維護，實行勞動合同到期預警，及時聯(lián)系項目和員工續(xù)訂并歸檔，保證了勞動合同的有效性。

——員工動態(tài)月月校正，更加準確。公司每個月對人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行清理，及時錄入員工變動情況，并利用Excel功能進行匯總后，與數(shù)據(jù)庫導出的員工動態(tài)表進行對比，可以及時發(fā)現(xiàn)員工變動而未下令等管理問題，為員工有效管理提供信息數(shù)據(jù)依據(jù)。

——建立人力資源管理模板，形象反映員工數(shù)據(jù)情況。為了更直觀地反映人力資源現(xiàn)狀，公司創(chuàng)新了人力資源系統(tǒng)應用方式，根據(jù)需要自行設計了人力資源模板，以PPT形式圖文并茂地直觀反映員工結構、分布及重點數(shù)據(jù)情況，及時為領導提供參考依據(jù)。同時，公司學建立了Excel版員工動態(tài)信息，與人力資源系統(tǒng)同步維護，能快速準確地提供各種員工相關信息，解決了因網(wǎng)絡等限制給人員信息查詢帶來的困擾。

——完善人力資源信息系統(tǒng)功能，提高工作效率。公司將人力資源信息系統(tǒng)作為人力資源部核心數(shù)據(jù)源的管理系統(tǒng)，依據(jù)UFO報表系統(tǒng)，建立各項數(shù)據(jù)的統(tǒng)計報表，及時準確地為公司領導和相關單位提供服務。在完善基本使用功能的基礎上，管理部門還深化了員工花名冊及卡片報表功能，根據(jù)日常工作所需設置全員花名冊、專業(yè)技術職務花名冊、工人技能等級花名冊、員工履歷表、干部任免審批表、擬提拔任用干部簽認表、干部考核登記表、員工離職審批表及分析等各類卡片報表，將公司副隊長以上管理人員基本信息全部以履歷表形式導出Word文檔，分類編目，制成電子查詢手冊，分成三冊，發(fā)給公司主要領導查詢，并定期更新；在此基礎上建立起后備人才儲備庫。

中鐵五局二公司不斷完善人力資源信息系統(tǒng)內(nèi)容，并結合實際需要加以合理開發(fā)利用，讓人力資源系統(tǒng)操作輕松、信息準確、應用給力，提升了人力資源管理水平，提高了工作效率。

（責任編輯：李萬全）