圖書館采編流程優(yōu)化模式探究

彭麟斐

[摘 要] 本文主要針對(duì)圖書館采編流程運(yùn)作的傳統(tǒng)模式，綜合運(yùn)用經(jīng)濟(jì)學(xué)投入產(chǎn)出分析與管理學(xué)BPR理論的有關(guān)技術(shù)與方法，構(gòu)建出圖書館采編流程的優(yōu)化模式，并分析出優(yōu)化模式的優(yōu)越性，為進(jìn)一步開(kāi)展圖書館采編流程優(yōu)化研究提供參考，也為優(yōu)化圖書館采編流程運(yùn)作提供有力的借鑒。

[關(guān)鍵詞] 采編流程；投入產(chǎn)出分析；流程活動(dòng)重組；優(yōu)化模式

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016 . 05. 104

[中圖分類號(hào)] G258.22 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）05- 0192- 01

1 效率低下、過(guò)度重復(fù)的傳統(tǒng)圖書館采編運(yùn)作流程模式

傳統(tǒng)的圖書館采編工作流程較多，每個(gè)工作流程進(jìn)行期間耗時(shí)耗力，使得圖書館采編工作一般效率較低，不能滿足現(xiàn)代人高效的借閱要求。并且在傳統(tǒng)圖書館采編工作流程模式下，各種信息的統(tǒng)計(jì)是分離的，不同的統(tǒng)計(jì)人員也有不同的工作。這種模式就會(huì)導(dǎo)致相同的數(shù)據(jù)被重復(fù)統(tǒng)計(jì)計(jì)算或者交叉使用多次。工作的重復(fù)進(jìn)行就加大了圖書館采編人員的工作量，降低了采編工作效率?？偠灾瑐鹘y(tǒng)的采編模式無(wú)論是在方法上還是在效率上都存在著巨大的缺陷，亟待優(yōu)化整合。

2 建立科學(xué)、高效的圖書館采編流程優(yōu)化模式

為了克服采編流程傳統(tǒng)運(yùn)作模式的弊端，現(xiàn)擬應(yīng)用經(jīng)濟(jì)學(xué)投入產(chǎn)出分析及管理學(xué)業(yè)務(wù)流程重組BPR理論的有關(guān)技術(shù)與方法，合理配置圖書館采編流程的資源投入，積極進(jìn)行采編流程內(nèi)部活動(dòng)的優(yōu)化重組，創(chuàng)新構(gòu)建采編流程的優(yōu)化模式。

2.1 應(yīng)用投入產(chǎn)出分析優(yōu)化采編流程資源投入與信息產(chǎn)出

圖書館采編流程的投入產(chǎn)出分析是指對(duì)采編流程的成本投入和信息產(chǎn)出進(jìn)行對(duì)比分析，以達(dá)到控制流程成本投入，優(yōu)化流程信息產(chǎn)出，提高流程服務(wù)效益的目的。借此通過(guò)對(duì)采編流程投入的文獻(xiàn)購(gòu)置費(fèi)、人力費(fèi)、設(shè)備費(fèi)及其他費(fèi)用進(jìn)行合理分配，以降低流程成本投入。在優(yōu)化配置資源投入時(shí)，①適當(dāng)增大文獻(xiàn)購(gòu)置費(fèi)分配比例來(lái)提高文獻(xiàn)產(chǎn)出量；②適當(dāng)減少人力費(fèi)、設(shè)備費(fèi)及其他費(fèi)用的分配比例來(lái)降低文獻(xiàn)采編成本；③重新合理分配各項(xiàng)投入經(jīng)費(fèi)，來(lái)實(shí)現(xiàn)資源總投入既定條件下的不減少信息產(chǎn)出數(shù)量，來(lái)提高信息產(chǎn)出質(zhì)量。在分析信息產(chǎn)出質(zhì)量時(shí)，通過(guò)設(shè)計(jì)讀者調(diào)查問(wèn)卷、網(wǎng)絡(luò)BBS、博客等多種形式，廣泛調(diào)查讀者對(duì)信息產(chǎn)品的滿意度，時(shí)刻觀察讀者對(duì)信息產(chǎn)品的需求變化，并合理預(yù)測(cè)讀者未來(lái)的信息需求趨勢(shì)，然后及時(shí)反饋回采編流程資源投入環(huán)節(jié)，對(duì)流程資源投入實(shí)施進(jìn)一步的優(yōu)化配置。圖書館采編流程的投入產(chǎn)出優(yōu)化是一個(gè)不斷進(jìn)步的循環(huán)上升過(guò)程，優(yōu)化中強(qiáng)調(diào)用流程投入的不斷優(yōu)化來(lái)滿足讀者不斷變化的信息需求。

2.2 應(yīng)用BPR理論優(yōu)化采編流程內(nèi)部運(yùn)作

運(yùn)用管理學(xué)BPR的有關(guān)技術(shù)和方法對(duì)采編流程活動(dòng)進(jìn)行優(yōu)化重組，即通過(guò)分析業(yè)務(wù)流程活動(dòng)現(xiàn)狀，有針對(duì)性地優(yōu)化重組文獻(xiàn)采集、編目的一系列活動(dòng)，達(dá)到提高采編流程運(yùn)作效率的目的。在優(yōu)化重組采編流程活動(dòng)的過(guò)程中，要以讀者需求為導(dǎo)向，對(duì)流程整體做系統(tǒng)的，而不是局部的綜合分析，找出流程中的增值活動(dòng)和非增值活動(dòng)，診斷流程存在的主要問(wèn)題以及問(wèn)題原因何在，然后對(duì)癥下藥，重組運(yùn)作效率不高的流程活動(dòng)，避免流程中的非增值活動(dòng)，優(yōu)化設(shè)計(jì)出新的采編流程。同時(shí)，在執(zhí)行和評(píng)估新的采編流程的基礎(chǔ)上不斷發(fā)現(xiàn)以后的改進(jìn)方向，并積極加以改進(jìn)。圖書館采編流程內(nèi)部運(yùn)作的優(yōu)化過(guò)程是一個(gè)不斷改進(jìn)的持續(xù)提升過(guò)程，改進(jìn)中強(qiáng)調(diào)流程運(yùn)作效率和讀者滿意度的提高。

2.3 系統(tǒng)構(gòu)建采編流程優(yōu)化模式

應(yīng)用投入產(chǎn)出分析及BPR理論于采編流程，可以進(jìn)一步明確流程運(yùn)作中各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的不同投入對(duì)信息產(chǎn)出的不同影響。哪些業(yè)務(wù)活動(dòng)的投入變化對(duì)信息產(chǎn)出的影響至關(guān)重要？哪些業(yè)務(wù)活動(dòng)的投入增值更多？哪些業(yè)務(wù)活動(dòng)的投入增值更少？哪些業(yè)務(wù)活動(dòng)的投入不增值？如果在投入產(chǎn)出分析的基礎(chǔ)上，運(yùn)用BPR的先進(jìn)技術(shù)與方法對(duì)采編流程活動(dòng)進(jìn)行簡(jiǎn)化、整合，盡量消除非增值環(huán)節(jié)，并借助于現(xiàn)代信息技術(shù)使流程步驟自動(dòng)化，能進(jìn)一步降低采編流程運(yùn)作成本，并及時(shí)向讀者提供更優(yōu)化的情報(bào)信息產(chǎn)品，從而實(shí)現(xiàn)采編流程的優(yōu)化運(yùn)作。因此通過(guò)綜合分析采編流程投入產(chǎn)出及內(nèi)部運(yùn)作狀況，在徹底明確整個(gè)流程運(yùn)作優(yōu)勢(shì)及劣勢(shì)所在的基礎(chǔ)上，改進(jìn)其資源投入的不合理及流程活動(dòng)的不增值，可以系統(tǒng)構(gòu)建出采編流程的優(yōu)化模式。

3 圖書館采編流程優(yōu)化模式的優(yōu)勢(shì)

首先，根據(jù)圖書館采編流程的運(yùn)作特點(diǎn)并利用BPR理論的有關(guān)技術(shù)和方法對(duì)圖書館采編流程內(nèi)部活動(dòng)進(jìn)行優(yōu)化重組，這樣不僅可以適當(dāng)?shù)販p少采編流程，提高流程活動(dòng)的連續(xù)性，還可以實(shí)現(xiàn)流程的高效運(yùn)作。其次，采編流程的優(yōu)化不但可以高效產(chǎn)出高質(zhì)量、數(shù)量多的情報(bào)信息，還可以通過(guò)降低信息產(chǎn)品采編成本，實(shí)現(xiàn)節(jié)約型采編流程的建設(shè)，以保證圖書館采編流程的可持續(xù)發(fā)展。最后，圖書館采編流程優(yōu)化不僅可以滿足讀者信息資源的更多需求，更能有針對(duì)性地做出讀者特定信息需求的反應(yīng)。還可以加強(qiáng)各學(xué)科資源處理小組、技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)等之間的聯(lián)系，調(diào)整學(xué)科資源處理小組，優(yōu)化經(jīng)費(fèi)、技術(shù)管理及人員的合理配置，確保圖書館采編流程順利進(jìn)行，從而提高圖書館服務(wù)水平。

4 結(jié) 語(yǔ)

運(yùn)用投入產(chǎn)出分析原理與BPR理論構(gòu)建采編流程優(yōu)化模式，不僅可以保證圖書館采編流程的高效運(yùn)作，還可以滿足現(xiàn)階段讀者的多樣化需求，是當(dāng)前構(gòu)建科學(xué)的圖書館管理模式最為便捷、有效的方法。

主要參考文獻(xiàn)

[1]尹哲.圖書館經(jīng)濟(jì)管理的理論模式與框架[D].湘潭：湘潭大學(xué)， 2003.

[2]馬洪波.數(shù)字圖書館DRS價(jià)值及創(chuàng)新研究[J].滄桑， 2008（4）：166-168.

[3]鄭燕華.數(shù)字圖書館的效益分析[J].北京圖書館館刊， 1999 （3）：43-46.