干部人事檔案收集歸檔工作初探

劉明 李紅芹

摘要：本文從目前干部人事檔案收集歸檔工作存在的主要問題入手，通過分析其內(nèi)在原因，提出關(guān)注接收檔案的入口審核、做好檔案的日常收集以及嚴(yán)把歸檔審核鑒別關(guān)等做好干部人事檔案收集歸檔工作的有效方法。

關(guān)鍵詞：人事檔案材料收集鑒別歸檔

干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記錄干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文字材料，是全面考察和了解干部的重要依據(jù)。[1]材料收集與鑒別歸檔是干部人事檔案工作的基礎(chǔ)，只有及時收集材料、準(zhǔn)確鑒別歸檔，才能確保干部人事檔案的完整、真實、可靠。鑒于此，本文從干部人事檔案收集歸檔工作存在的主要問題入手，通過分析其原因，提出相應(yīng)的建議。

一、存在的主要問題

（一）干部人事檔案歸檔材料不齊全、內(nèi)容不完整

1.對照歸檔范圍要求，部分材料缺失。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，有關(guān)干部個人履歷，自傳，鑒定、考核、考察材料，學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料，政治歷史情況的審查材料，參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料，獎勵、處分材料，錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國（境）、退（離）休材料，各種代表會代表登記表及其他可供組織參考的材料都應(yīng)當(dāng)歸入干部人事檔案。[2]但是目前存在部分單位人事檔案管理部門對應(yīng)歸檔的材料沒有收集歸檔的情況，特別是一些社會人才機構(gòu)保管的流動人員檔案、高等院校保管的學(xué)生檔案。個別干部人事檔案中甚至缺少派遣證（或招工表）、學(xué)歷學(xué)位材料、入黨志愿書等證明干部參加工作時間、學(xué)歷信息、政治面貌等重要材料。

2.對照收集歸檔要求，歸檔材料的內(nèi)容不完整。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，歸檔材料應(yīng)填寫規(guī)范、內(nèi)容完整。但是實際工作中收集的歸檔材料，部分原件缺少責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)簽字、材料形成時間、單位印章等必備信息；部分復(fù)印件沒有注明復(fù)制時間、加蓋材料形成部門公章等。

（二）干部人事檔案材料移交、收集不及時

按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，對于應(yīng)歸檔的材料，需要在材料形成之日起一個月內(nèi)送交干部人事檔案管理部門并履行移交手續(xù)。然而目前，單位內(nèi)部相關(guān)部門形成的應(yīng)歸檔材料，如政工部門形成的入黨申請書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書等黨員材料，突出貢獻(xiàn)工作者、突出貢獻(xiàn)黨員等綜合獎勵材料；技術(shù)部門形成的專利發(fā)明證書、技術(shù)改進(jìn)獎勵等材料；工會部門形成的五一勞動獎?wù)?、全國勞模評選材料等都沒有及時移交或收集歸檔。同時，還存在材料長期留存在部門的管理人員或干部個人手中而不能及時移交或收集歸檔的情況。例如：通過在職學(xué)歷教育取得的學(xué)歷學(xué)位材料，通過全國統(tǒng)一考試取得會計、審計、經(jīng)濟等職業(yè)資格證書等，仍留存在個人手中，未及時移交或收集歸檔。

（三）干部人事檔案材料的收集歸檔不準(zhǔn)確

1.超范圍歸檔：《干部檔案工作條例》明確規(guī)定：“不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔”。但是在實際工作中，部分檔案管理人員并沒有嚴(yán)格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的收集歸檔范圍進(jìn)行鑒別歸檔，而是將部分不屬于歸檔范圍的材料盲目歸檔，使得干部人事檔案不能客觀、準(zhǔn)確地反映干部情況，直接影響檔案的利用效果。

2.假材料歸檔：受社會不良風(fēng)氣的影響，個別干部為了謀取私利，將部分涉及個人學(xué)歷、學(xué)位、參加工作時間、年齡、黨齡等虛假證明材料或所謂的“原始材料”提交給組織人事部門，這些材料未經(jīng)鑒別就被檔案管理人員歸入干部檔案，直接影響了干部人事檔案的真實性，甚至導(dǎo)致組織人事部門對干部做出錯誤的考察結(jié)論。

二、原因分析

（一）干部人事檔案管理人員配備不足

受減員增效的影響，多數(shù)單位未按規(guī)定職數(shù)配備專職干部人事檔案管理人員。企事業(yè)用人單位的檔案管理人員多為兼職，對材料收集不細(xì)致，造成干部人事檔案材料不齊全或內(nèi)容不完整。特別是一些高等院校和社會人才機構(gòu)，他們雖然管理著大量的學(xué)生檔案和流動人員檔案，但是受機構(gòu)設(shè)置和人員編制所限，配備的管理人員相對較少，使得歸檔材料不齊全、內(nèi)容不完整。

（二）干部人事檔案材料收集責(zé)任制落實不到位

《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》明確要求對于應(yīng)歸檔的材料，需要在材料形成之日起一個月內(nèi)送交干部人事檔案管理部門并履行移交手續(xù)。雖然部分單位制定了相應(yīng)的規(guī)章制度，但是由于相關(guān)移交歸檔要求與材料形成部門的工作業(yè)績考核掛鉤不緊密，缺少有效的獎懲措施，使得干部人事檔案收集歸檔的責(zé)任制落實不到位，進(jìn)而造成應(yīng)歸檔材料不能及時移交歸檔。

（三）管理人員對干部人事檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉

由于部分單位干部人事檔案管理崗位人員流動較為頻繁，加上缺乏必要的崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得部分干部人事檔案管理人員對檔案管理業(yè)務(wù)不精通，對收集歸檔規(guī)定等政策掌握得不夠清晰，誤認(rèn)為只要是對組織人事部門有參考價值的材料就要歸入干部檔案，而沒有嚴(yán)格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的歸檔范圍進(jìn)行鑒別歸檔。此外，面對來源廣泛的檔案材料，檔案管理人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識和鑒別手段，難以識別真?zhèn)?，使得假材料有機可乘。

三、建議

（一）關(guān)注接收檔案的入口審核，保證歸檔材料的齊全、內(nèi)容的完整

檔案接收單位在收到檔案后，一般需要給檔案轉(zhuǎn)出單位寄出檔案回執(zhí)，證明檔案已收到。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真審核所接收的檔案，若審核發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)材料，應(yīng)聯(lián)系轉(zhuǎn)檔單位，確認(rèn)材料補充完整，審核無誤后再寄出回執(zhí)。需要注意的是，根據(jù)檔案的不同來源，審核的重點也不同：

1.接收高等院校轉(zhuǎn)來的應(yīng)屆畢業(yè)生檔案，應(yīng)根據(jù)被審核人的政治面貌、學(xué)歷層次、有無工作經(jīng)歷等情況，重點審核其入黨、入團材料，學(xué)歷、學(xué)位材料，派遣證是否齊全，如有工作經(jīng)歷的還應(yīng)審核其工作期間的相關(guān)印證材料在檔案中是否齊全。

2.接收社會存檔機構(gòu)或其他用人單位轉(zhuǎn)來的人才檔案，應(yīng)根據(jù)被審核人的政治面貌、學(xué)歷層次、工作經(jīng)歷、職稱、職務(wù)等情況，重點審核其入黨、入團材料，學(xué)歷、學(xué)位材料，派遣證或招工表，轉(zhuǎn)正定級表、工資變動（套改）表，年度考核表，職稱評聘材料，干部履歷表等材料是否齊全。如果是領(lǐng)導(dǎo)干部的，還應(yīng)重點審核相關(guān)任免審批表、任免考察材料是否齊全。

（二）做好檔案材料的日常收集工作，保證檔案材料的及時收集歸檔

1.建立收集網(wǎng)絡(luò)和檔案材料的移交轉(zhuǎn)遞制度。根據(jù)本單位部門分布和形成應(yīng)歸檔材料的實際情況，通過制度保證檔案材料形成部門及時移交應(yīng)歸檔材料。其中要明確各類應(yīng)歸檔材料對應(yīng)的形成部門以及材料形成后移交歸檔的時間要求、歸檔的職責(zé)和歸檔工作的考核辦法等，督促檔案材料形成部門在材料形成之日起一個月內(nèi)按要求送交干部人事檔案管理部門歸檔。

2.根據(jù)檔案材料的來源和形成的時間規(guī)律進(jìn)行主動收集，是做好日常收集工作的重要措施之一。干部人事檔案管理人員應(yīng)對收集歸檔的材料來源（形成材料的部門）和形成的時間規(guī)律（很多材料有其形成的時間規(guī)律，如工資材料、獎勵材料、考核材料等）做到心中有數(shù)，按照材料形成的時間規(guī)律主動聯(lián)系材料形成部門，必要時進(jìn)行“上門”收集。

3.積極宣傳，做好個人形成材料的收集。人事檔案產(chǎn)生的來源，既有單位形成的，又有個人形成的。對于個人形成材料的收集主要依靠干部本人主動移交。為防止干部由于不了解相關(guān)政策而未能將應(yīng)歸檔材料及時移交，干部人事檔案管理部門應(yīng)加強宣傳，讓干部知曉哪些個人形成的材料屬于歸檔范圍且應(yīng)及時移交干部檔案管理部門，以確保及時收集個人形成的應(yīng)歸檔材料。

（三）嚴(yán)把歸檔審核鑒別關(guān)，確保材料真實且符合歸檔要求

1.加強培訓(xùn)、吃透政策。對收集的人事檔案材料進(jìn)行鑒別和審核是一項政策性、專業(yè)性較強的工作，應(yīng)定期組織培訓(xùn)與業(yè)務(wù)研討，對于新上崗的檔案管理人員，還應(yīng)建立“老帶新”的培養(yǎng)機制，幫助干部人事檔案管理人員學(xué)習(xí)并準(zhǔn)確掌握相關(guān)政策。

2.區(qū)分來源、分類審核。個人形成和移交的材料應(yīng)重點研判其真?zhèn)?，單位形成和移交的材料?yīng)重點關(guān)注其材料內(nèi)容是否完整、手續(xù)是否完備，是否存在干部出生日期、工作時間、入黨時間、工作經(jīng)歷、任職經(jīng)歷、學(xué)歷等與干部人事檔案記錄不一致的問題。

3.難以鑒別、組織認(rèn)定。在實際工作中，經(jīng)常會遇到難以鑒別的材料，干部檔案管理人員切忌憑個人理解和想象進(jìn)行推斷，應(yīng)詳細(xì)記錄有關(guān)情況，定期以書面形式報告上級主管機關(guān)或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，由組織人事部門負(fù)責(zé)組織認(rèn)定，并依據(jù)認(rèn)定結(jié)果決定材料的去留。[3]

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1][2]中共中央組織部辦公廳編.干部人事檔案工作文件選編[M].北京：黨建讀物出版社，2014：1-154.

[3]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].北京：中國檔案出版社，2002：111-115.