淺談聲像檔案管理工作

于雪平

【摘要】聲像檔案是社會發(fā)展的產物，具有形象、生動的特點，在新的技術環(huán)境下，聲像檔案數量增多、格式多樣，它所包含的文化和歷史底蘊，使其在提升檔案文化傳播效果中發(fā)揮著越來越重要的作用。但聲像檔案的現(xiàn)實管理和利用存在一定的問題，要健全制度，加強人員培訓，提高技能，才能做好聲像檔案工作

【關鍵詞】聲像檔案；管理工作；策略

檔案自身的性質決定了它具有存貯、積累和傳播文化的功能，隨著科學技術的發(fā)展，經濟社會的不斷進步，在各種社會活動中就形成了大量的照片、底片、錄音、錄像等為載體的聲像檔案。這些聲像檔案是社會文化的縮影，可以更形象地再現(xiàn)歷史。在新的技術環(huán)境下，聲像檔案數量增多、格式多樣，它所包含的文化和歷史底蘊，使其在提升檔案文化傳播效果中發(fā)揮著越來越重要的作用。

一、發(fā)展聲像檔案是社會發(fā)展的需要

聲像檔案是指國家、社會組織以及個人從事社會活動中形成的，具有保存價值的照片、底片、唱片、掃描圖片、幻燈片、影片、光盤、錄音、錄像、機讀文件等為載體，并輔助文字說明的歷史記錄。和其他檔案種類相比，聲像檔案以其逼真的畫面，真實的聲音、直接生動、形象地記錄了所從事社會活動的內容和形式，把歷史社會生活的“容貌”真實記錄下來的再現(xiàn)，使檔案“由死變活”讓人們身臨其境，具有強烈的時間感、空間感、使人們對歷史有更深刻理解和認識，具有檔案管理中存在和利用價值。

二、聲像檔案具有傳播文化的功能

檔案自身的性質決定了它具有存貯、積累和傳播文化的功能。聲像檔案及文化現(xiàn)象，從其載體變化和在不同媒體環(huán)境下的作用可以看出聲像檔案對檔案文化傳播的影響，聲像檔案是社會文化的縮影，可以更形象地再現(xiàn)歷史，近幾年來，關注聲像檔案包含的文化和歷史底蘊、發(fā)揮聲像檔案在提升檔案文化傳播效果中的作用，具有儲存信息、傳播文化的功能。和傳統(tǒng)的檔案形式相比，聲像檔案在歷史的記載和傳播方面，更加形象、立體，在文化傳播方面也更便捷。聲像檔案是檔案文化傳播中的新鮮血液，豐富了檔案文化的傳播方式，也提高檔案文化的傳播效果。

三、聲像檔案管理中存在的問題

1.聲像檔案管理制度不健全或管理制度落實不到位。許多單位對聲像檔案這種新型檔案種類，缺乏管理制度，責任落實不到位，致使很多聲像檔案散在某科室或某個人手中，不能及時完整歸檔，久而久之，材料丟失，造成單位檔案不完整，嚴重影響檔案的利用和長久保存。如在以往的城建檔案中，由于建設單位對聲像檔案不夠重視，在建設工程檔案中的聲像檔案的資料寥寥無幾。自2013年3月1日起，規(guī)定凡列入城建檔案管理機構接收范圍內的建設工程，在工程竣工驗收前，建設單位應將建設工程聲像檔案和其它載體形式的工程檔案一并報送當地城建檔案管理機構進行預驗收，未報送聲像檔案的，城建檔案管理機構不予驗收。這就要求建設單位應從時代發(fā)展的高度，深刻認識收交建設工程聲像檔案工作的意義，密切溝通協(xié)調，克服各種困難，確保建設工程聲像檔案工作的落實。

2.聲像檔案的保管環(huán)境差。由于大部分聲像檔案是以感光、化學磁性材料為載體做成的，受光度、溫度等條件影響較大，易發(fā)生變形、變質。目前，很多到位未按要求，配備專業(yè)的聲像檔案專柜，稍有不慎就會導致磁帶受損，照片變黃褪色，底片粘連損壞等現(xiàn)象發(fā)生，影響聲響檔案的利用和保存。

3.保管人員缺乏聲像檔案管理意識。檔案管理者往往認為“紅頭文件”、“上級來文”才是檔案，而聲像檔案只是簡單的幾張照片而已，致是各種活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像檔案不能及時整理歸檔，使許多珍貴的聲像資料失去了利用、保存的價值。

四、加強聲像檔案管理工作的策略

1.加強宣傳，取得領導重視。領導對檔案工作重視程度直接影響檔案工作的發(fā)展，檔案工作人員要通過各種形式，加強對檔案工作的宣傳，增強領導和單位工作人員的檔案意識，取得大家的支持，從而加強對檔案工作的資金投入，從而推動檔案工作發(fā)展。

2.健全體制，實行集中管理，制定嚴格檔案管理制度。明確檔案管理者崗位責任，強化規(guī)范管理，確保聲像檔案從收集，整理、歸檔到移交檔案統(tǒng)計管理，杜絕聲像檔案分散流失，每次社會活動結束后，檔案管理者要及時督促科室人員定期移交檔案。

3.提高檔案管理工作迫切需要既精通檔案業(yè)務、計算機操作，有負責人的檔案管理者，這就要求檔案管理人員，要通過學習業(yè)務知識，聲像載體知識、計算機操作技能等，不斷提高自身綜合素質，以滿足檔案工作發(fā)展需求。

4.創(chuàng)造條件，改善保管環(huán)境，管理者要根據聲像檔案材料的不同性質，建立符合檔案管理的檔案室，嚴格控制檔案室的相對溫度、濕度、做到防火、防蛀、防潮、防磁等，歸檔的聲像材料定期檢查，對年代久遠，使用頻率高或有污損的聲像檔案，要提前做好備份及載體轉換工作，避免因存儲介質的淘汰，損壞硬性聲像檔案的保存和利用。

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