關(guān)于科研單位實施財務(wù)共享平臺的若干思考

劉洋

【摘 要】隨著越來越多的科研企業(yè)開始在財務(wù)管理中運用財務(wù)共享平臺的全新財務(wù)管理模式，本文從科研企業(yè)財務(wù)核算的角度出發(fā)，對財務(wù)共享平臺內(nèi)涵進行介紹，并對其實施的重要意義進行闡述，同時針對財務(wù)共享平臺現(xiàn)階段存在的問題，提出相應(yīng)的對策建議。

【關(guān)鍵詞】科研單位；財務(wù)共享平臺；財務(wù)管理效率

一、財務(wù)共享平臺的基本內(nèi)涵

所謂財務(wù)共享平臺服務(wù)，是指將原先分散到集團內(nèi)部各基層業(yè)務(wù)單位的財務(wù)基本業(yè)務(wù)集中到財務(wù)共享服務(wù)中心統(tǒng)一處理，通過網(wǎng)絡(luò)為分布在企業(yè)集團內(nèi)不同地區(qū)的業(yè)務(wù)單位提供標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的共享服務(wù)。這種財務(wù)管理模式的具體操作就是在各科研單位財務(wù)部門的基礎(chǔ)上成立一個獨立的財務(wù)共享信息職能部門，專門用于處理科研單位的日常財務(wù)核算業(yè)務(wù)，同時原科研單位的財務(wù)部門通過財務(wù)共享費用報銷系統(tǒng)和財務(wù)共享自助服務(wù)系統(tǒng)提交事項申請，并將會計原始憑證以掃描影像件形式采用二維碼技術(shù)關(guān)聯(lián)到具體的事項申請后提報給財務(wù)共享平臺處理。

財務(wù)共享平臺主要基于網(wǎng)頁開發(fā)的兩個系統(tǒng)：一個是財務(wù)共享費用報銷系統(tǒng)，用于科研單位差旅費、化驗計量費、儀器儀表修理費及技術(shù)協(xié)作費等日常業(yè)務(wù)；另一個是財務(wù)共享自助服務(wù)系統(tǒng)，用于應(yīng)收、應(yīng)付、資金和固定資產(chǎn)等業(yè)務(wù)的事項申請。

二、科研單位實施財務(wù)共享平臺的重要意義

1.財務(wù)共享平臺有助于提高企業(yè)財務(wù)管理效率

科研管理的關(guān)鍵是經(jīng)費管理，科研經(jīng)費的使用審批嚴(yán)格按照內(nèi)部控制制度以金額為標(biāo)準(zhǔn)實行逐級審批。審批環(huán)節(jié)伴隨著大量原始單據(jù)的流轉(zhuǎn)，同時需要有專人進行單據(jù)的歸集、傳遞和整理。實行財務(wù)共享平臺以后，取消了大部分紙件的簽批環(huán)節(jié)，各級審批負責(zé)人可隨時根據(jù)系統(tǒng)上的待辦工作關(guān)注需要批準(zhǔn)的事項和金額。這樣的處理模式大大提高了科研經(jīng)費使用效率，節(jié)省了經(jīng)費審批過程中不必要的時間占用。

2.財務(wù)共享平臺有助于監(jiān)控經(jīng)費審批進度

研究室的科研人員作為科研經(jīng)費使用的直接負責(zé)人，是最為關(guān)注經(jīng)費審批流程的。在傳統(tǒng)管理模式中，研究人員將所有紙質(zhì)文件交由專人負責(zé)審批流轉(zhuǎn)后無法及時得到各級申請的直接反饋意見，特別是當(dāng)某一級審批人出具拒絕或者尚需完善的意見時，科研人員無法第一時間做出反應(yīng)并改進。而在財務(wù)共享費用報銷系統(tǒng)上，科研人員作為申請人，填報申請單并提交后，每一級的申請在線上的申請單上一目了然，為科研人員的工作進度控制和安排起到了很好的輔助作用。

3.財務(wù)共享平臺有助于防范財務(wù)管理風(fēng)險

雖然同屬科研板塊，但是由于研究的側(cè)重點不同，且各分支機構(gòu)單獨進行財務(wù)核算，對于集團公司的會計核算規(guī)范和制度在執(zhí)行層面也會有所偏差，這就造成了逐級匯總生成的集團總部財務(wù)信息的及時性和準(zhǔn)確性難以得到保證。而財務(wù)共享平臺的建立旨在財務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化和一體化，由統(tǒng)一部門集中會計核算，多層監(jiān)管，規(guī)范操作，以實現(xiàn)集團公司范圍財務(wù)水平的平衡，確保不同機構(gòu)財務(wù)工作結(jié)果的可比性和可信性，同時也增強了財務(wù)管理的風(fēng)險防范能力，實現(xiàn)了資源統(tǒng)籌配置。

4.財務(wù)共享平臺有助于實現(xiàn)會計憑證的無紙化

科研單位的研究項目往往不是一蹴而就的，如技術(shù)開發(fā)費的撥付、科研設(shè)備的構(gòu)建很大程度都是階段性分步驟地完成，配套的會計原始憑證如驗收報告、竣工結(jié)算的紙質(zhì)文件數(shù)量多且內(nèi)容復(fù)雜。在財務(wù)共享平臺上，可以直接根據(jù)會計記帳憑證準(zhǔn)確定位到會計原始憑證的影像件，直觀清晰，需要進行抽樣的會計原始憑證也可以直接打印歸檔，能夠提高財務(wù)管理的無紙化程度。

5.財務(wù)共享平臺有助于保障會計信息安全

會計的一個基本原則就是保證會計信息的真實可靠，財務(wù)共享平臺的流程設(shè)計就很好的為上述原則提供了保障。從科研人員的事項申請?zhí)顖箝_始，到財務(wù)人員的收單和初審、財務(wù)共享人員的二級審核、各相關(guān)部門負責(zé)人的三級審核，再到審核完畢的待制單和制單完成，拒絕越級審批和替代審批，且整個過程全部保留紀(jì)錄。特別是科研人員的申請事項出現(xiàn)變化需要修改申請時，修改的詳細內(nèi)容也會全程紀(jì)錄，做到記錄完整并且可以追溯修改痕跡。

三、現(xiàn)階段科研單位在財務(wù)共享平臺實施中存在的問題

1.財務(wù)共享平臺缺乏相應(yīng)的科研資金信息

科研單位會計核算的特殊性決定其在核算過程中需要對科研課題進行有效選擇，但財務(wù)共享平臺會計核算人員并不掌握具體科研課題的預(yù)算及資金撥付情況。如果科研人員前期填報時申請單的預(yù)留課題預(yù)算不足，就會直接導(dǎo)致制單失敗，隨之而來的是后面的制單過程中財務(wù)共享平臺會計核算人員與科研單位財務(wù)人員再次甚至多次溝通。這在很大程度上增加了會計業(yè)務(wù)處理的時間成本，直接影響了科研經(jīng)費使用的有效性。

2.財務(wù)共享平臺缺乏有效的信息溝通方式

科研單位會計核算人員與財務(wù)共享平臺會計核算人員缺乏有效溝通的方式，目前只能借助電話、郵件或者網(wǎng)絡(luò)通訊工具。財務(wù)數(shù)據(jù)敏感保密，這些基礎(chǔ)的通訊方式在數(shù)據(jù)傳輸過程的安全性上不能提供有力保證。此外，會計核算過程結(jié)束后，沒有及時反饋的有效途徑和靈活的查詢方式，造成科研單位的財務(wù)人員仍需按照事項申請單號逐筆查詢會計記賬憑證編號，增加了不必要的工作。

3.財務(wù)共享平臺模塊管理增加了財務(wù)人員工作量

與以往的財務(wù)核算方式相比，財務(wù)共享平臺通過科研事項申請單將會計原始憑證和會計記賬憑證連接起來。由于部分會計核算業(yè)務(wù)過程較為復(fù)雜，每一個步驟都需要對應(yīng)科研事項申請單，相應(yīng)增加了科研單位財務(wù)人員的工作量。如科研設(shè)備單機零購構(gòu)建固定資產(chǎn)由采購、付款、在建工程和轉(zhuǎn)資四部分構(gòu)成，這就需要提交四次科研事項申請單。如現(xiàn)金支付業(yè)務(wù)，由于需使用“銀行托收支票”過度科目，也使一次完成的日常業(yè)務(wù)提交兩次科研事項申請。

4.財務(wù)共享平臺的初期資料輸入存在困難

由于會計資料無紙化尚未在全社會企業(yè)范圍內(nèi)實行，科研單位外部相關(guān)單位多以紙質(zhì)發(fā)票為主。財務(wù)共享平臺的會計核算以會計原始憑證的影像件為基礎(chǔ)進行業(yè)務(wù)處理，一些會計核算業(yè)務(wù)發(fā)票數(shù)量巨大，導(dǎo)致影像件的掃描時間花費過多。例如與科研單位業(yè)務(wù)往來頻繁的知識產(chǎn)權(quán)局專利局的專利年費及申請費，每次業(yè)務(wù)辦理的發(fā)票有數(shù)百張之多，逐頁掃描的工作量幾乎占了日常會計核算業(yè)務(wù)的一半，耗費了大量的人力物力。

5.財務(wù)共享平臺的設(shè)計存在缺陷

現(xiàn)階段，相當(dāng)多科研單位的財務(wù)共享平臺系統(tǒng)本身仍存在一定的問題。首先，財務(wù)共享費用報銷系統(tǒng)和財務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)核算系統(tǒng)SAP之間信息更新尚不能完全同步，直接影響后續(xù)會計業(yè)務(wù)核算的時效性。其次，系統(tǒng)中存在大量無效、作廢或者過期的科研事項申請單，無法自動定期清理和刪除，造成系統(tǒng)資源無效占用和浪費。最后，基于網(wǎng)頁開發(fā)系統(tǒng)的穩(wěn)定性受制于網(wǎng)絡(luò)，一旦網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，很容易造成數(shù)據(jù)傳輸中斷導(dǎo)致的數(shù)據(jù)部分遺失，給會計核算業(yè)務(wù)帶來隱患。

四、推進科研單位財務(wù)共享平臺建設(shè)的對策建議

1.科研單位應(yīng)加強經(jīng)費預(yù)算與會計核算

首先，在科研課題立項之初就應(yīng)貼近實際，正確編制課題預(yù)算，盡量涵蓋科研項目涉及范圍內(nèi)的所有合理費用及資本支出。其次，對科研課題實行獨立項目資金管理。建議以科研項目為依據(jù)進行獨立課題經(jīng)費核算，不能從科研人員的調(diào)配角度出發(fā)，認(rèn)為只要是所屬部門的課題都可以合并核算。第三，對單獨的科研課題進行明細管理。如果滿足了資本化條件的資金使用就不能作為費用進行核算，屬于經(jīng)常性項目的科研經(jīng)費支出就不能作為特殊費用項目列支。

2.科研單位應(yīng)加強會計信息的收集與溝通

科研單位應(yīng)設(shè)計專門用于科研單位會計人員和財務(wù)共享平臺會計人員專用的有效聯(lián)系方式，做到有記錄可查詢?？蒲袉挝粫嬋藛T和財務(wù)共享平臺會計人員的溝通可以分為日常事項溝通和特殊事項溝通。例如會計科目是否適用和會計記賬憑證編號列示等屬于日常溝通范圍，可以在財務(wù)共享費用報銷系統(tǒng)上作為待辦事項和已辦事項列示；又例如資本化或者費用化，以及由哪個科研項目經(jīng)費承擔(dān)的問題屬于特殊事項溝通范圍，可以在財務(wù)共享費用報銷系統(tǒng)上作為保留事項列示。同時，應(yīng)提供多種條件篩選查詢方式，以滿足事項申請人、金額、初審及后審時間、供應(yīng)商名稱等各種查詢要求。

3.科研單位應(yīng)規(guī)范科研事項申請單的填報內(nèi)容和提交方式

首先，簡化科研事項申請單填報內(nèi)容。隨著財務(wù)共享財務(wù)人員對科研單位會計核算業(yè)務(wù)的逐步了解，科研事項申請單上的非核算內(nèi)容可以適當(dāng)減少和取消，如申請事由和支付方式等。其次，應(yīng)盡量減少會計前后聯(lián)系，順序進行的復(fù)雜會計核算業(yè)務(wù)科研事項申請單的填報數(shù)量。如一次性完成科研設(shè)備單機零購構(gòu)建固定資產(chǎn)的會計業(yè)務(wù)，可以只填報一次申請單，同時提供穿透式查詢方式，不僅可以減少雙方財務(wù)人員的業(yè)務(wù)量，也使會計核算業(yè)務(wù)處理流程更簡單明晰。

4.科研單位應(yīng)推進會計資料的無紙化管理

根據(jù)財政部發(fā)布的《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（財會【2013】20號）的要求，并考慮科研單位會計核算業(yè)務(wù)的特殊性，對于每季度或者每年發(fā)生一次的業(yè)務(wù)，會計原始憑證的紙件和掃描件需要按時歸檔妥善保管，但是對于每月規(guī)律性發(fā)生的，紙質(zhì)會計原始憑證數(shù)量巨大的會計核算業(yè)務(wù)，則可以與相關(guān)業(yè)務(wù)單位協(xié)商直接以影像件作為業(yè)務(wù)辦理和會計核算的依據(jù)，既減少了不必要的掃描工作，也從根本上節(jié)約物力，避免浪費。

5.科研單位應(yīng)完善財務(wù)共享系統(tǒng)的流程

財務(wù)共享平臺建設(shè)作為會計核算方式變革進程中的重要環(huán)節(jié)，隨著實施的逐步拓展和試點的不斷反饋，也在積極地調(diào)整，以解決不同單位所面臨的問題。例如，財務(wù)共享平臺與財務(wù)核算系統(tǒng)之間信息更新不能完全同步的問題，財務(wù)共享平臺的財務(wù)人員就應(yīng)該將其提高到優(yōu)先處理的層級，力求在最短的時間里處理完成。再例如財務(wù)共享費用報銷系統(tǒng)中存在大量垃圾數(shù)據(jù)的問題，目前科研單位的財務(wù)人員就應(yīng)該分批分期與科研事項申請單的提交人進行溝通，了解具體情況后進行刪除或保留的后續(xù)處理。因此，財務(wù)共享平臺將科研單位基層財務(wù)人員從日常繁瑣的會計核算工作中脫離的同時，也對其提出了更高的要求，即從以往對科研單位基本業(yè)務(wù)的單純處理到科研事項全面預(yù)算和預(yù)算執(zhí)行情況的分析和總結(jié)，將更多的時間和精力投入到科研單位財務(wù)管理更高層次的工作當(dāng)中。在基層財務(wù)人員資源有限的情況下，上述工作重點的轉(zhuǎn)變必須依賴于財務(wù)共享系統(tǒng)流程的優(yōu)化，真正實現(xiàn)財務(wù)管理效率的提升。

參考文獻：

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