略論檔案管理創(chuàng)新

【摘要】檔案資料作為人類社會發(fā)展和時代變化的主要依據(jù)，有著非常重要的歷史意義。檔案工作是一項管理資料、記錄歷史、服務(wù)社會的工作。人們可以借助檔案資料，認識過去、把握現(xiàn)在、預(yù)知創(chuàng)造未來。本文通過分析目前檔案管理工作的困境，提出了創(chuàng)新檔案管理工作的思路。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新思路；理性思考

一、目前檔案管理工作的困境

由于受多年形成的封閉保守的傳統(tǒng)檔案管理意識的影響，檔案人員都缺乏市場的競爭意識和優(yōu)勝劣汰的危機感，沒有開拓進取的精神，這種消極的態(tài)度致使檔案中潛在的巨大價值不能開發(fā)出來。

1、檔案基礎(chǔ)建設(shè)落后

①檔案保管條件差。在面對檔案的保管時，我們都會起保管裝具進行嚴格的要求，并且達到“八防”的原則要求，對檔案進行防塵、防火、防盜、防潮、防高溫、防蛀、防腐等方面的工作?？墒牵笥肋h只是要求，人們在對很多的檔案管理時都是應(yīng)用的那些保存質(zhì)量及其不好的木制裝具，這對檔案的保持有著嚴重的影響。②檔案基礎(chǔ)工作準(zhǔn)備不充分。大多數(shù)檔案館由于經(jīng)費緊張，很多資料不能分門別類，無法進行電腦錄入管理。③檔案信息資源開發(fā)面窄，不能達到很好的社會效益和經(jīng)濟效益，這樣使得檔案館經(jīng)濟緊張進而造成惡性循環(huán)。④檔案基本管理設(shè)備缺乏。有些檔案館的最基本的設(shè)備設(shè)施也都沒有配備齊全。

2、“人性化”服務(wù)意識淡薄

有的檔案工作人員固守“等、靠、要”的思維方式，對讀者缺乏人性化的關(guān)懷。每日所做的服務(wù)只是固守在館內(nèi)，有讀者來就接待，沒有也無所謂，當(dāng)讀者問到哪類檔案在什么地方，甚至他自己都不知道。館里有什么檔案就提供什么，不去引進新的資料以與時俱進。

3、檔案從業(yè)者的總體狀況不盡人意

不管是職業(yè)群體的數(shù)量，還是職業(yè)群體的結(jié)構(gòu)，檔案館從業(yè)者的整體素質(zhì)遠遠低于其他許多行業(yè)。一些檔案館存在不求有功，但求無過的“不作為”現(xiàn)象，給人們形成檔案職業(yè)清閑、舒適的印象，檔案職業(yè)成了中低層次中老年“養(yǎng)老”和家庭型職業(yè)女性“顧家”的理想職業(yè)，從業(yè)者中受過高等教育尤其本專業(yè)高等教育的人非常少。

4、檔案從業(yè)人員的工作業(yè)績無衡量的尺度

檔案職業(yè)人員工作業(yè)績主要測評檔案職業(yè)主體所完成的各種工作指標(biāo)。但現(xiàn)在的管理體制中，根本沒有哪個檔案館有這樣的考核尺度，沒有業(yè)績的比較，就沒有競爭的動力，從業(yè)人員也就沒有相應(yīng)的工作熱情。

5、檔案從業(yè)者的自卑心理對檔案事業(yè)的消極影響

檔案工作者的心態(tài)是最重要的，這不但影響著檔案工作者在工作中的積極性，還對檔案的良好保存有著嚴重的影響。在現(xiàn)實生活中，大多數(shù)年輕人在從事檔案工作的時候，都有著一種強烈的自卑感，而這些自卑感就逐漸的演變成工作中的消極情緒，對自身的生活質(zhì)量和工作質(zhì)量都有著嚴重的影響。

二、檔案管理創(chuàng)新

1、思路創(chuàng)新

（1）管理理念創(chuàng)新。檔案管理工作者必須解放思想，更新觀念，改變過去盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)的狀態(tài)，本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會用戶需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

（2）管理內(nèi)容創(chuàng)新。檔案館雖然收藏有文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調(diào)整，充實館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。

（3）管理方式創(chuàng)新。通常檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定，如單純地看檔案管理場所、設(shè)備和館藏等。但隨著時代的發(fā)展，檔案管理主要應(yīng)看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理，要最大限度地實現(xiàn)檔案資源的開發(fā)與利用。

（4）人才資源創(chuàng)新。要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創(chuàng)新、信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實、紀(jì)律嚴的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實增強檔案干部和館員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力，特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊伍的建設(shè)，注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。

2、手段創(chuàng)新

長期以來，檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統(tǒng)性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。因此，實現(xiàn)檔案信息化管理，要積極參與機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)，做好庫藏條目錄入工作，實現(xiàn)檔案條目檢索自動化，解決文檔一體化問題，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

一個檔案館只有將檢索工具編制得科學(xué)化，合理化，簡潔化，才能全面的揭示本館所藏的檔案，也就越能迅速的開發(fā)信息。在目前的條件下，不僅需要建立一個科學(xué)的完善的手工檢索系統(tǒng)外，還要逐步適應(yīng)信息社會的需要，積極應(yīng)用計算機技術(shù)建立自動化的檢索系統(tǒng)。另外在編制檢索工具時，要使得分類多樣化，加強檢索引擎，要做到總目錄、一級目錄、二級目錄、專題目錄等井然有序，既要有敘述型檢索工具，也要有條目型檢索工具。

3、實踐創(chuàng)新

（1）加強知識管理的核心是以人為本管理。發(fā)揮館員主觀能動性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進。要強化宣傳，取得各方面的理解和支持，不斷把檔案工作推向新層次、新臺階。

（2）加強信息資源建設(shè)，開展資源整合。優(yōu)化館藏，提高檔案利用率。強化信息技術(shù)利用。及時購買檔案管理軟件，擴大對于數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織以及使用，設(shè)計一個多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。

（3）建立檔案管理人才競爭機制，鼓勵館員輪崗，帶動知識在館內(nèi)流動，在工作中學(xué)習(xí)、成長。對那些通過寫作、出版、講座，或以輔導(dǎo)方式與他人共享自己隱性知識和專業(yè)技術(shù)知識的組織文化。同時，注重檔案管理人員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。

總之，我們只有創(chuàng)新檔案管理工作，才能保證檔案管理工作具有生機和活力，從而實現(xiàn)檔案行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為快速發(fā)展的社會服務(wù)。所以，檔案管理單位要不斷改變傳統(tǒng)的管理方法和模式，利用先進的科技和技術(shù)手段，要善于提出新方法和思路，并和現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展的需要相結(jié)合解決實際新問題，不受傳統(tǒng)的管理方法和模式所制約，并加以創(chuàng)新，從而最終實現(xiàn)檔案管理工作的新突破，更好的適應(yīng)當(dāng)今社會經(jīng)濟發(fā)展的要求。

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【作者簡介】

蒲小峰（1964—），男，甘肅隴西人，本科學(xué)歷，現(xiàn)任職于中共天水市委黨校，主要研究方向：檔案管理。