檔案記憶視閾下企業(yè)檔案管理解析

李靜 付金梅

【摘要】檔案記憶觀為企業(yè)檔案管理研究提供了新的視角，企業(yè)檔案是構(gòu)筑企業(yè)組織記憶的基石，以多維視角開(kāi)展檔案收集工作，以宏觀鑒定為指導(dǎo)的科學(xué)的鑒定工作，以及豐富的檔案提供利用服務(wù)，是真實(shí)、完整的企業(yè)組織記憶構(gòu)建、維護(hù)、傳承的關(guān)鍵因素。

【關(guān)鍵詞】檔案記憶觀 企業(yè)檔案 組織記憶

1.檔案記憶觀的基本觀點(diǎn)

20 世紀(jì) 90 年代中期，檔案界將“記憶”概念或觀念引入學(xué)術(shù)研究和工作實(shí)踐以來(lái)，給我們帶來(lái)了新的視角和思考，將我們所從事的傳統(tǒng)的檔案工作視為記憶保護(hù)性質(zhì)的工作（如，數(shù)字記憶工程、城市記憶工程等），隨著檔案界對(duì)“記憶”這一概念的重視和探討的深入，“檔案記憶觀”作為檔案學(xué)新視點(diǎn)被提出來(lái)。

“檔案記憶觀是指人們對(duì)于檔案作為社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄而具有的構(gòu)建人類(lèi)社會(huì)記憶的作用和價(jià)值的基本認(rèn)識(shí)?！?其核心內(nèi)涵是：基于對(duì)檔案社會(huì)記憶屬性的深刻認(rèn)識(shí)，把檔案與社會(huì)、國(guó)家、民族、家庭的歷史記憶聯(lián)結(jié)起來(lái)，強(qiáng)調(diào)檔案是一種社會(huì)（或歷史、集體）記憶，檔案館是“記憶的保存場(chǎng)所”，并從個(gè)人乃至民族的根源感、認(rèn)同感、身份感的高度去看待檔案及其保護(hù)的重要性。

2.檔案記憶觀的基本屬性

檔案記憶觀作為基于對(duì)檔案基本屬性——社會(huì)記憶屬性的本質(zhì)性認(rèn)識(shí)，近年來(lái)受到檔案界的重視和探討。檔案記憶研究是從社會(huì)記憶的理論立場(chǎng)出發(fā)，分析檔案在社會(huì)記憶傳承、建構(gòu)和控制中的功能與機(jī)制，以推動(dòng)檔案工作在社會(huì)記憶保護(hù)和建構(gòu)中發(fā)揮更加積極的作用，構(gòu)筑更加全面的社會(huì)記憶。

其學(xué)術(shù)旨趣在于： 一是充分認(rèn)識(shí)和肯定檔案作為社會(huì)記憶的一種形態(tài)，理解檔案在國(guó)家和社會(huì)記憶中所具有的獨(dú)特地位和價(jià)值；二是充分認(rèn)識(shí)和肯定檔案工作是社會(huì)記憶的保護(hù)與建構(gòu)性工作，探尋在社會(huì)發(fā)展和社會(huì)變遷的時(shí)代背景下，如何更好地實(shí)現(xiàn)檔案專(zhuān)業(yè)的使命與價(jià)值；三是進(jìn)行深度的理論發(fā)掘和理論創(chuàng)新，建構(gòu)一個(gè)解釋性的理論框架，拓展檔案學(xué)理論體系，同時(shí)也為“世界記憶工程”、“城市記憶工程”、“數(shù)字記憶工程”等涉及檔案領(lǐng)域的記憶保存、保護(hù)活動(dòng)尋求理論支撐。

3.創(chuàng)新管理措施

3.1科學(xué)合理地進(jìn)行檔案鑒定

檔案鑒定決定著檔案的生死存亡，是檔案管理工作中不容忽視的環(huán)節(jié)。檔案工作者在將檔案歸檔保存的同時(shí)發(fā)生對(duì)主要的歷史詮釋的行為。我國(guó)的學(xué)者對(duì)檔案的鑒定理論的探討從未停止過(guò)。由于歷史和文化差異等諸多原因，檔案的鑒定工作成為檔案管理工作中難度和挑戰(zhàn)性最大的一項(xiàng)工作。

科學(xué)的檔案鑒定工作能夠保障塑造和維護(hù)真實(shí)的組織記憶。信息技術(shù)的廣泛鑒定，使現(xiàn)代檔案信息激增，許多機(jī)構(gòu)的規(guī)模、組織結(jié)構(gòu)、管理模式為了適應(yīng)時(shí)真實(shí)組織記憶，成為現(xiàn)如今檔案鑒定工作中最難解決的問(wèn)題。

綜合性理論、戰(zhàn)略及方法在使用構(gòu)架的檔案文件的同時(shí)，也適用于檔案鑒定工作。文件的虛擬或只能來(lái)源于檔案工作者在鑒定每一份文件時(shí)，只鑒定文件的形成背景和當(dāng)下的使用情況。確定本組織哪些職能和活動(dòng)應(yīng)被記錄下來(lái)是保證科學(xué)的企業(yè)檔案鑒定的基礎(chǔ)?？茖W(xué)地進(jìn)行企檔案鑒定與組織機(jī)構(gòu)的整個(gè)發(fā)展戰(zhàn)略是一致的，單位機(jī)構(gòu)未來(lái)的發(fā)展以檔案為依據(jù)，才能使本組織永葆發(fā)展活力。結(jié)合組織文化，明確自身的發(fā)展戰(zhàn)略，結(jié)合組織文化、業(yè)務(wù)流程、信息流等對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行深入的探究。打破傳統(tǒng)的工作方式，了解本組織運(yùn)轉(zhuǎn)的工作背景，建立全局、宏觀的工作理念，是形成科學(xué)合理的鑒定的基礎(chǔ)，也是塑造和維護(hù)團(tuán)隊(duì)組織記憶真實(shí)性的保障。

電子文檔的發(fā)展為檔案的鑒定工作提出了更大的挑戰(zhàn)。由于電子文件自身的特點(diǎn)對(duì)鑒定提出了更高的要求，因此要確保文件可讀、可用、真實(shí)、完整，為電子文件的技術(shù)鑒定提供保障。不管是企業(yè)還是事業(yè)單位中中大量的電子文件產(chǎn)生，電子文件在數(shù)字記憶中的地位與日俱增，但是許多組織機(jī)構(gòu)因疏于收集信息，信息失散，導(dǎo)致數(shù)字文檔處于失控的狀態(tài)。在數(shù)字時(shí)代，為了使組織記憶能夠真實(shí)完整地傳承與延續(xù)，要保證完整地收集企業(yè)信息，適時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，保證文檔長(zhǎng)期可讀、可用、真實(shí)、完整。

3.2企業(yè)組織記憶的激活與傳承與豐富的檔案

利用服務(wù)記憶是人類(lèi)進(jìn)行身份認(rèn)同的基礎(chǔ)， 企業(yè)組織記憶是企業(yè)員工認(rèn)同企業(yè)的關(guān)鍵，“認(rèn)同” 是員工對(duì)企業(yè)產(chǎn)生自豪感、歸屬感的情感之源，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。組織記憶的激活與傳承，有助于增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感。美國(guó)社會(huì)人類(lèi)學(xué)家保羅·康納頓認(rèn)為記憶的恢復(fù)借助了外來(lái)原始資料” ，“檔案是一種具有獨(dú)特價(jià)值的信息資源，它所承載的國(guó)家、民族、 社群、 個(gè)體的過(guò)往歷程正是集體記憶所要存留、追溯的對(duì)象”，可見(jiàn)，檔案既是記錄集體記憶的載體和媒介，又是集體記憶激活的重要方式，然而，被動(dòng)“躺”在檔案館（室）的文檔資源，其記憶能量很難自動(dòng)的釋放，豐富的檔案利用服務(wù)，是發(fā)揮檔案獨(dú)特價(jià)值，激活企業(yè)組織記憶的重要橋梁。

檔案管理的最終目標(biāo)是提供利用，“建立方便人民群眾的檔案利用體系”是國(guó)家檔案局提出的“三個(gè)體系”建設(shè)的重要內(nèi)容。 在企業(yè)檔案工作中，企業(yè)檔案提供利用的方式更是多種多樣， 通過(guò)提供利用檔案的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值得到了很好的發(fā)揮。 在企業(yè)組織記憶的激活與傳承中， 企業(yè)檔案工作者需要更為系統(tǒng)、深入的整合檔案資源，以生動(dòng)形象，易于接受的方式，主動(dòng)將組織記憶呈現(xiàn)給企業(yè)員工，在潛移默化中實(shí)現(xiàn)企業(yè)組織記憶的激活與傳承。 具體而言，從服務(wù)內(nèi)容上，可以以時(shí)間為線(xiàn)，將不同階段對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、管理、決策等有重要影響的文檔加工整合，展示給員工；也可以以不同的主題（比如關(guān)于經(jīng)營(yíng)模式的、關(guān)于激勵(lì)機(jī)制的等），將企業(yè)從成立至今的關(guān)鍵記錄展示給員工； 還可以以企業(yè)的重大事件為線(xiàn)，梳理企業(yè)發(fā)展的脈絡(luò)。

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，面對(duì)愈加激烈的企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)，促使企業(yè)紛紛建立屬于自身發(fā)展特色的一套體系。企業(yè)的發(fā)展過(guò)程都具有一定的歷史意義，為了使企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)能夠良好地傳承和保存，企業(yè)開(kāi)展的檔案管理工作為企業(yè)指明了發(fā)展方向和依據(jù)。

【參考文獻(xiàn)】

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