淺談實踐辦公中電子檔案的弊端

崔凌云

【摘要】曾經(jīng)的我們會擔(dān)心因為潮濕、蟲蛀、火災(zāi)等等天災(zāi)人禍而導(dǎo)致檔案丟失，造成無法彌補的過失。隨著社會的進步，時代的發(fā)展，電子版代替了紙質(zhì)版，我們曾經(jīng)遇到的問題被不再占據(jù)主要，新的問題又接踵而至。如何避免電子檔案泄密？如何避免因為個人操作失誤，導(dǎo)致電子檔案誤刪，帶來不可彌補的損失？本文進行分析和探討。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；檔案泄密；保密；誤刪

提到電子檔案，很多人并不陌生，目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學(xué)等都需要個人檔案，所以常常都會使用到電子檔案。 電子檔案的遠(yuǎn)距離傳輸功能，使異地資料同步與更新成為可能，人們不必再到檔案館繁瑣的查閱，只需上網(wǎng)登錄即可，從而大大地節(jié)省了時間和精力。也正是因為網(wǎng)絡(luò)和電子設(shè)備對個人信息保存的方便、快捷、翔實、完整，工作人員辦起公來，不僅提高了工作質(zhì)量，還加大了辦公人員的工作效率。加快了社會科技發(fā)展的進程，更便捷了人們的生活方式。當(dāng)然，任何事物都有兩面性，當(dāng)我們在享受網(wǎng)絡(luò)給我們帶來的快速與便捷時，新的問題又?jǐn)[到了我們的面前，即：如何確保個人電子檔案的安全性？個人信息的丟失與泄露事件時有發(fā)生，給家庭與社會帶來的損失也是不計其數(shù)，我們作為國家的公職人員，有責(zé)任保護人民的個人電子信息的安全。

一、病毒的危害不容忽視

伴隨著電腦的出現(xiàn)，人們更重新認(rèn)識到了一個詞語，那就是“病毒”。一般情況下，我們的電腦都會安裝殺毒軟件，只要我們不打開病毒網(wǎng)頁或者不下載非官方的軟件，一般不會讓電腦感染病毒。手機是人人必備的，但是隨著智能機的普及，病毒也開始光顧這類群體。工作之余，我們拷貝同事文件時，如果因為網(wǎng)速慢或者文件過大，網(wǎng)絡(luò)傳送耽誤時間，一定要找一個綠色無毒的U盤，如果因為貪圖手機的存儲功能，或者借用一個不確定是否安全的U盤拷貝文件，相當(dāng)于給同事和自己的電腦同時埋下了隱患，那么緊接著所面臨的，很可能就是電腦變得遲鈍起來，反應(yīng)緩慢影響正常工作，有時候出現(xiàn)藍(lán)屏甚至死機，嚴(yán)重時會導(dǎo)致電腦所有數(shù)據(jù)丟失。如果非法分子利用病毒竊取這些檔案信息，偽造證件，進行詐騙等等違法行為，將給人民帶來不可估量的損失。

二、辦公人員的秉公執(zhí)法至關(guān)重要

除了病毒導(dǎo)致電腦信息泄露以外，人員的保密工作也是一個問題。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案是一個必然的趨勢，這個艱巨的任務(wù)不僅耗時而且量大，全都需要人事部門的工作人員進行電子歸檔。工作人員在對人事檔案進行記錄、續(xù)寫的時候，紙質(zhì)檔案上的內(nèi)容要完整且一字不差地電子歸檔，不能由于情緒因素，個人恩怨甚至是權(quán)勢金錢誘惑而違背個人職業(yè)操守，也切不可私自出售他人人事檔案信息，隨意更改人事檔案的信息，一定要認(rèn)真遵守部門的規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行工作流程，做好檔案的保密工作，嚴(yán)于律己，踏踏實實做事，杜絕檔案泄密。

三、合格的電腦技術(shù)也是完成工作的一項重要保障

部門人員電腦技術(shù)是否過關(guān)也是一項重大難題，檔案部門的干部職工隊伍一般由檔案專業(yè)人員、非專業(yè)人員和計算機人員組成，缺乏既懂檔案知識又熟悉計算機專業(yè)技術(shù)的全才，這在客觀上會制約檔案工作現(xiàn)代化進程。在紙質(zhì)轉(zhuǎn)化電子檔案的過程中，熟練的電腦技術(shù)不僅節(jié)省時間，還能避免出現(xiàn)一些重大失誤。工作時，不經(jīng)意的一個操作，可能造成嚴(yán)重的后果。例如長期未清理電腦垃圾，處理一些不用的文件時，誤刪了一個重要文件而導(dǎo)致無法恢復(fù)；或者日常操作時，不經(jīng)意間進行了復(fù)制和粘貼這兩項操作，然后出現(xiàn)多個相同文件，發(fā)現(xiàn)后在刪除多余文件時，操作時誤選了一個重要文件，從而導(dǎo)致把這個重要文件一起被刪除。所以工作人員對電腦技術(shù)的掌握程度，不可忽視，即使事后發(fā)現(xiàn)，也為時已晚。要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當(dāng)前有利時機，加強學(xué)習(xí)，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻。

四、客觀環(huán)境對電子設(shè)備的影響

以前的紙質(zhì)不易保存，因為容易受潮，容易被蟲蛀，造成頁面文字缺失甚至嚴(yán)重?fù)p毀。電子檔案出現(xiàn)以后，可以完全避免檔案受潮，被蟲蛀，但是電子設(shè)備也對周圍環(huán)境有很大的要求，所以我們要保持工作場合干燥通風(fēng)，環(huán)境衛(wèi)生整潔，做到防磁，防火，防塵，防高溫等要求，最大可能地減少電子設(shè)備安全隱患，因為一旦損毀將無法恢復(fù)，無法補救，給國家將會帶來無法估量的損失。

新事物的出現(xiàn)，其自身存在的弊端也不容忽視。從中央到地方，從機關(guān)到企業(yè)已普遍建立了計算機局域網(wǎng)，但是，為了加強文件資料的保密，有些部門規(guī)定不準(zhǔn)接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機操作，與網(wǎng)絡(luò)實行物理隔離。當(dāng)電子信息檔案風(fēng)險出現(xiàn)后，最為緊迫的是積極采取風(fēng)險防范措施來進行及時的處理，主要是將多種辦法結(jié)合的措施相結(jié)合使用，將風(fēng)險造成的危害降低在可控范圍內(nèi)。電子信息檔案的管理者和管理單位，對于信息安全一定要時刻保持清醒的頭腦，切實提高安全防范意識，要充分認(rèn)識到電子文件的風(fēng)險是時時刻刻存在的，還具有不確定性，而且萬一出現(xiàn)風(fēng)險問題就會帶來不可逆轉(zhuǎn)的影響，所以我們一定要對電子信息檔案管理的風(fēng)險保持高度的認(rèn)識，要將預(yù)防工作看作檔案管理工作中的重中之重，嚴(yán)格執(zhí)行各類風(fēng)險防范措施，確保管理水平得到全面的提高，力求電子信息檔案安全、無風(fēng)險，這對于有效規(guī)避風(fēng)險和降低損失具有重要的意義。